FAXをデジタル化する(FAXをTeamsで共有する)

弱小企業でDX事務員をしているデジ太郎です

資金も、人員も、技術も限られた弱小企業の事務員がDXデジタルトランスフォーメーションに悪戦苦闘する様を記録していきます

アナログFAXをデジタルFAXに

さて、弱小企業の有力な情報伝達手段といえば、FAXです

FAXがあると、紙を使った仕事が発生し、アナログの仕事が増えてしまいます

デジタル化したいデジ太郎にとっては敵です

といっても、FAXを排除するのは大きな抵抗や混乱が必死ですし取引先との調整も必要になります

そこで、FAXを使いつつも、それをデジタル化することで、デジタル化の効果を実感し、理解してもらうことになるのでは・・・

ということで、今回はFAXをデジタル化していきます

すごく簡単です

おそらく追加費用もいらないです（複合機とメールとOffice365さえあれば）

受信FAXをメール転送する

多くの複合機にはFAXをメールで飛ばす機能があります

デジ太郎の複合機はコニカミノルタを使っています
転送ファクス機能を使う(コニカミノルタ)

＊Google検索で「メール転送　複合機機種名(メーカ)」で検索してみてください

この設定で複合機がFAXを受信すると、FAXがメールに届くようになります

ただ、このままだと１人しかみれないですし、あまり効果的ではないです

FAX担当がメールで届いたFAXを印刷して担当者に渡すことになりかねません。これではアナログと変わらないです

メールの宛先はTeamsにする

そこで、メールの宛先をTeamsのチャネルにします

Teams　Web

① 「+」をポチしてFAX専用のチャネルを作ります
② ①で作成したFAX専用チャネルを選択
③ 「…」をポチ
④「メールアドレスを取得」でメールアドレスを取得します

複合機のFAXをメール転送する宛先を取得したメールアドレスにすると、複合機が受信したFAXがTeamsに届くようになります

受信FAXをTeamsに受け取るメリット

FAXを誰でもみれる

Teamsで受信することで届いたFAXを複数人でみることができます。紙だと紙を回さないとダメですよね。そんなリレーは必要なくなります

FAXをどこでもみれる

Teamsで受信することで届いたFAXをどこでもみることができます。FAXのために事務所に行くことも不要です。外出先でも確認できます

FAXをTeams上で使える

届いたFAXは投稿されるので、そこにメンションをつけて仕事を振ることも可能です。今までは紙を机に置いてメモや口頭で伝えていましたが、「このFAXの対応お願いします！」と返信すればOKになります

もちろん、紙の消費が減る、FAXの内容が残る、保存スペースがいらないなど効果もありますが、仕事の仕方が変化するのが大きいです

デジタル化の敵だったはずのFAXがデジタル化の味方に！？

FAXのデジタル化は、いままで紙でやり取りをしていた仕事を、デジタルで回すことになります。どこでもだれでもFAXを共有できるようになります。

もしかしたら、デジタル化の効果を実感してもらうきっかけになるかもです

さらに、Teamsを使ってもらうきっかけになるかもです。デジタルにちょっと不慣れなあの人も、あんなに重要視していたFAXですから、確認しないわけにはいかないです