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【浮雲のあんちょこ】エクストリームミーティングで会議と議事録作成を効率化

浮雲☁フリー雲

どうも、浮雲です。しばらくぶりのnoteです。

今日、こんなtweetをしました。

もう、ここに書いてある通りなんですが。

140文字じゃ足りないし、スレッドぶら下げるのも読む人も大変だし。
かといってnoteできっちり書こうと思うと（性分として）準備やらもあってまとまった時間取れないとなかなか手がつかないしで、どうしたものかと思っていたのですが。

「考えるよりも動け。むしろ動きながら考えろ」

ということで、ひとまずtweetしたものを拾って、さらっとその補完を書くnoteの記事として残していくことにしました。

見出しでわかるようにしておこうというのと、自分の備忘録も兼ねたものになるので、【浮雲のあんちょこ】という名前で残していこうと思います。

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１．「議事録」取るのは、思ってるより難しい

さっそくですが、今日とあるtweetを受ける形で「議事録」についてこんなtweetをしました。

自分自身の経験談でもあるのですが、新人企画として働いていた頃に会議に参加すると、ディレクターや先輩から「議事録取って」と頼まれることが多かったです。

ただ、新人が議事録取るのって、けっこう難しいんですよね。

特に、すでにある程度進んでる状態のプロジェクトに途中参加した場合とかは、それまでの経緯もわかってないので話についていくのが精いっぱいになりますし。

そもそも新人なので、業界やゲームの専門用語、チームの共通言語もわからないので、内容どころか単語もうまく拾えなかったりします。

結果、なかなかにズタボロな議事録が出来上がり、結局先輩がそれを手直しするという無駄なコストが発生することになっていました。

２．議事録は誰が取るべきか？

いろんな考えがあるかと思いますが、個人的には「会議のオーナー」もしくは「会議の目的、議題、プロジェクトの状況を把握しているメンバー」が取るべきだというのが私の考えです。

議事録は、会議中の会話のログを残すのが目的ではないので、重要な情報をピックアップ、不要な情報は捨てるという取捨選択をしないと読みにくいものになるのですが、その判断ができる人間がやるべきということです。

実際、自分がディレクターで入るプロジェクトでは私自身が議事録を取るか、もしくは任せられるメンバーがいる場合にはお願いする形で行ってきました。

決して「誰にでもできる仕事」でも「若いのに任せておけばいい仕事」でもないと考えています。

とはいえ、自分で議事進行もしながら議事録取るというのはなかなかのハードワークです。

そこで私が導入していたのが「エクストリームミーティング」です。

３．エクストリームミーティングはいいぞ

「エクストリームミーティング」と聞いてピンとくるひとは少ないかもしれませんが。

特徴としては「議事録ドリブン」と呼ばれる、議事録をベースに全員で議事録を確認しながら進める会議の手法です。

上の記事にあるように、内容としては以下の15のプラクティスに整理されています。

１．議事録ドリブン
２．リマインド
３．ゴールの共有
４．一度に1つのトピック
５．議事録の共同注視
６．意味の明確化
７．時間管理
８．会議中に別の会議の設定をする
９．終了時確認
10．マイルストーンの設定
11．ロギング＆トラッキング
12．ToDoの共同所有
13．議事録の共同所有
14．共通の言語
15．ラフコンセンサス＆エグゼクティブタスク

一番重要なのは「議事録ドリブン」というところで、会議室であればスクリーンやモニタに、オンラインMTGであれば画面共有であったりGoogleドキュメントなどのリアルタイムで複数人が参照できるwebツールを使うなどで、全員で議事録を確認しながら会議を進めるという部分です。

参考までに、私が考える「議事録ドリブン」のメリットを列記します。

・事前にその会議の重要な議題をアジェンダとして用意、共有しておく
→参加者からも事前に議題をヒアリング、共有しておくことで参加者が傍観者になりづらい

・アジェンダを見ながら議事進行するので、議題がブレにくい
→途中で別の議題に飛びそうになったら、後半に追加するとか、別の会議体で話すなどの形で切り替えたりもしやすい

・リアルタイムで議事録を作成するので、認識の齟齬が起きにくい
→間違ってたらその場で指摘、修正してしまうので無駄が少ない

・なにより見える化されているので、何を話しているか一目瞭然
→分からない内容や単語がスルーされにくいので、共通認識が形成しやすい

・会議終了とともに、議事録がメンバー全員にリリース可能
→情報伝達のタイムラグがなく、会議参加者と不参加者との間の情報量や精度のギャップを最小限にできる

こんなところでしょうか。

会議中もなんですが、会議に入る前に事前にアジェンダを用意するために参加者から議題を報告する習慣や、アジェンダを事前に共有することで参加者が必要な情報収集をしてから参加できるようになる部分が大きいです。

興味のある方は、以下のサイトに各プラクティスについて掘り下げているので、ご参照ください。

エクストリームミーティング - MyMemoWiki - TYPEA.INFO

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今回は会議と議事録の効率化を目的に私が行っている「エクストリームミーティング」について書きました。

とはいえ、会議のやり方なんて目的が達成できればなんでもいいと思っているので、ぜひ有意義な会議を実現できる、自分にあったやり方を見つけてもらえればと思います。

それでは、また。

※何か質問や聞いてみたいテーマがあれば、以下の質問箱からどうぞ！


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