【業務効率化】Google ドライブのフォルダ構造を瞬時にコピー！面倒な作業から解放されるスクリプトを公開

こんにちは！今回は、Google ドライブでの作業効率を劇的に改善する、とても便利なGoogle Apps Scriptを紹介します。
フォルダ構造のコピーを自動化することで、面倒な手作業から解放されましょう！

こんな物が何の役に立つのか？と思っている方もいるかも知れませんが、毎年の事業年度毎に取引先別の請求書や資料を管理する為のフォルダを作ったりするのって年に一度の事で、しかも同じ名前の何十社と言うフォルダを作成するのが、とても時間がかかり面倒だからです。これを使う事で一瞬でフォルダができるので、ストレスなく日時業務に戻る事ができます。

こんな悩みはありませんか？

• ✅ 毎年度、同じようなフォルダ構造を一から作るのが面倒

• ✅ プロジェクトごとに似たようなフォルダ構造を手動でコピーしている

• ✅ 部署やチーム間で統一したフォルダ構造を共有したい

• ✅ フォルダ名を一括で変更したいけど、手作業では時間がかかりすぎる

このスクリプトで解決できること

1. フォルダ構造の瞬時コピー

複雑なフォルダ階層でも、ボタン1つで完全コピー。手作業で30分かかっていた作業が数秒で完了します。

2. フォルダ名の一括置換機能

例えば：

• 「2023年度_営業部」→「2024年度_営業部」

• 「プロジェクトA」→「プロジェクトB」
  といった置換が、階層構造を保ったまま一括で可能です。

• 取引先ごとにファイルを管理する為に毎年作っていた同じ名前のフォルダをいちいち作る作業は不要です。

3. 使いやすいインターフェース

スプレッドシートのメニューから簡単に実行できます。専門的な知識は不要です。

具体的な活用シーン

1. 年度更新の業務効率化

例：
└── 2023年度
    ├── 01_営業企画
    │   ├── 月次報告
    │   └── 週次ミーティング
    ├── 02_マーケティング
    │   ├── キャンペーン企画
    │   └── 分析レポート
    └── 03_予算管理

このような構造を「2024年度」として瞬時にコピー＆リネーム！

2. プロジェクト管理の効率化

• 標準的なプロジェクトフォルダの雛形を作成

• 新規プロジェクト開始時に瞬時に複製

• チーム間で統一されたフォルダ構造を展開

3. 部署・支社間での展開

• 本社で作成したフォルダ構造を各支社に展開

• 部署名だけを自動で置換して展開可能

• フォルダ構造の標準化が容易に

導入のメリット

1. 時間削減

   • 手動で30分→スクリプトで数秒

   • 年間で数十時間の作業時間削減も

2. ミス防止

   • 手動コピーでありがちな漏れやミスを防止

   • フォルダ構造の一貫性を保証

3. 運用の標準化

   • チーム全体で統一されたフォルダ構造を維持

   • 新メンバーの参画時もスムーズ

スクリプトの特徴

1. 安全性

   • フォルダ構造のみをコピー（ファイルはコピーしない）

   • 既存のファイルを誤って上書きする心配なし

2. 柔軟性

   • どんな深さのフォルダ構造にも対応

   • フォルダ名の置換パターンを自由にカスタマイズ可能

3. エラー処理

   • わかりやすいエラーメッセージ

   • 途中で失敗しても安全に中断

導入方法

[スクリプトのコードと詳細な導入手順は下記に記載]

このスクリプトを導入することで、Google ドライブの運用が格段に効率化されます。特に大規模な組織や、定期的にフォルダ構造をコピーする必要がある場合に、大きな効果を発揮します。

ぜひ、あなたの業務効率化にお役立てください！

注意点とTips

• 初回実行時は認証が必要です

• フォルダのアクセス権限を確認しましょう

• 大量のフォルダを一度にコピーする場合は、実行時間に余裕を持たせましょう

みなさんの業務効率化に少しでもお役に立てれば幸いです。質問やカスタマイズのご要望があれば、コメント欄でお待ちしています！

#GoogleWorkspace #業務効率化 #GoogleAppsScript #生産性向上 #テクノロジー

❓ よくある質問

Q1: こちらは誰でも使えますか？
A: はい！Google スプレッドシートの基本操作ができれば、誰でも簡単に使えます。

Q2: 大量のデータを処理できますか？
A: もちろんです。ただし、非常に大量のデータの場合は、複数回に分けて実行することをおすすめします。

Q3: データのセキュリティは大丈夫ですか？
A: 安心してください。こちらはGoogle アカウント内で動作し、外部にデータを送信することはありません。

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