デジタル化による業務効率化：私の実践している取り組み、成果、およびその可能性

現代のビジネス環境において、デジタル化は業務効率化の重要な鍵です。以下に、私の取り組みを紹介します。

デジタル化による業務効率化の取り組み

• 文書管理のデジタル化: 契約書、レシート、請求書をサーバーにアップロードし、紛失を防ぎます。
基本的には顧客が資料をスキャンしてサーバーにアップロードして頂いております。顧客に自分で資料を集める癖をつけてもらい、何が足りないのか？何故その資料が必要なのかを理解して頂く為です。

• チャットツールの活用:

電話よりも効率的な非同期コミュニケーションを実現。
いつでも好きな時に正確な情報伝達とコミュニケーションが可能です。夜中や朝方勤務の取引先も多く同じ時間を共有できない顧客がいる為です。

• OCRによる情報取得:

誤入力の防止と大量情報の効率的な整理を実現。Google visionを利用してOCRを実施　取得する情報の精度を高めています。人による読み取りと転記はミスが発生する可能性があり誤入力を認識せずに進めると、後から紙の資料を一枚一枚確認してチェックをする時間が勿体ないからです。

• VBAやPythonの活用:

Excelの情報整理や前処理を効率化。人による勘違いやデータの誤入力を防ぐためにPythonではデータの前処理に必要な文字の整形、VBAではエクセルデータの整理と整形OCRは完璧ではない為、取得した情報の整理が必要となりがちです。不用な情報を消し込んだりまとめたりする為にPythonを利用しVBAではエクセルデータの整形をして最終データを作成しています。

• RPAの導入:

複数のアプリケーションを横断した自動処理を可能にします。例えばエクセルデータからウェブプラウザの指定箇所にデータを入力、必要な情報を取得しエクセルに一覧を作成して保存、など反復処理をロボットにさせています。夜中にパソコンから指示を行う事で、翌朝にはデータを整形する前の基本的情報の取得ができています。このデータを基にPythonやVBAを利用して最終データを完成させます。

エクセルデータからは会計システムへの入力は実現していませんが、開発すれば可能になると思います。

効率化の具体的な成果

これらの取り組みにより、以下のような具体的な成果があります。

• 文書管理: 情報への迅速なアクセスと紛失リスクの軽減。

• チャットツール: 時間の節約とコミュニケーションの質の向上。

• OCR: 時間の節約とデータ品質の向上。

• プログラミングツール: 繰り返し作業の削減とデータ処理のスピードアップ。

• RPA: 手作業の削減と生産性の向上。

効率化の可能性に関する考察

これらのデジタル化の取り組みは、以下のような可能性を秘めています。

• 文書管理: リモートワークの普及に伴い、作業の柔軟性が向上します。

• チャットツール: 非同期コミュニケーションにより、意思決定の迅速化と誤解の防止が期待されます。

• OCR: 大量データ処理の自動化により、データ駆動型の意思決定を支援します。

• プログラミングツール: 戦略的な業務に注力できる時間が増加します。

• RPA: 従業員が創造的な業務に集中できる環境を提供します。

これらの効率化の取り組みにより、時間とコストの節約、作業の正確性向上、そして生産性の向上を目指しています。これにより、企業全体の業務効率が大幅に改善され、競争力の向上が期待されます。

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