爆速でNotionを全社導入しました
Ubienessチェックで、あなたの強みは「突破力」ですと診断された、
エンジニア deliku です！
これまでユニラボでは、エンジニアチームは esa というドキュメンテーションツールを、他の部門はGoogleドキュメントを使用していましたが、10月より、Notion を導入しています。今回はNotionを選択した背景についてご紹介したいと思います。
抱えていた課題
現在、ユニラボは積極的に採用を行なっているフェーズなのですが、入社される方が増え、これから更に会社として成長をしていくなかで、適切なナレッジの共有を行う必要があると感じておりました。
機能的な課題
・資料や情報の保存にGoogle Driveを多用していましたが、GoogleDriveは資料同士の連携、回遊性に乏しくフォルダ構造やリンクを知っている人でないと、必要としている資料を探し出せない。リンク集を作ったとしても遷移一回一回が重いので探しにくい、とユーザ体験が損なわれていました。
・情報を1箇所にまとめるために、スプレッドシートで表計算と一緒に文章を書いたり、Google Docで文章中に表を差し込んだりなど、ツールに適していない使い方をしなければならない場面があり、更新しづらい、見づらいといった場面が多々ありました。
結果起きている課題
・入社した人へ共有されるURLが多く、共有が漏れてしまうと聞かないとわからないとなってしまう。結果、入社からかなり時間が経っても、一部の前提情報や社内慣習について、一度も聞いたことがないということがちらほら発生するようになった。
・また、弊社で提供しているサービスは複数あるのですが、近しい領域で事業を行っているため、それぞれの部署でナレッジを貯めると効率が悪くなってしまう。過去検討や並走する他事業の施策を知らずに、同じ検証が何度も行われたり、判断を誤ったりすることが懸念事項としてありました。
Notionを利用することで目指したこと
上記の課題に対し、私が実現したかったのは、誰でも情報を簡単にストックし、知りたい時に知りたい情報へアクセスすることができ、誰もがフラットな状態（情報格差が存在しない）で、意思決定できることです。
これは、私がSmartHRの下記の記事に共感している部分が強いのですが、
経験上、情報格差が発生すると、組織として歪な意思決定であったり、不透明感がでてきて結果的に居心地の悪い環境になってしまうからです。
前提として、経営陣とメンバー間で持っている情報が違うと、意思決定がずれてくると思っています。たとえばマーケのメンバーが、「うちの会社、資金が潤沢にあるぞ」と思ったら、恐らくどんどんアクセルを踏んでいろいろな施策を試し、大胆に予算を使うでしょう。一方、会社のCFOが「ちょっと残高がギリギリになってきたな。予算を絞りたい」と考えたとします。そうすると、やっぱりこの2人の意思決定っていうのは、なかなか話が噛み合わなくなります。開発側でも同様で、社長が開発が順調だと思っていて「どんどん、どんどん新しいプロダクトを作っていきましょう、新規案を出していきましょう」と言う一方で、エンジニアたちは「このままお客さんが増えたらデータベースがやばい」と感じている。このように、お互いに情報を共有できてないと、認識がずれて意思決定や行動が変わってしまいます。そこで、自律駆動型組織をつくる1つのポイントとして、社長が持っている情報と、メンバーが持っている情報を同等にする。SmartHRでは、こちらにすごくこだわっています。
導入までの流れ
各部門の多大な協力があったからこそ、スピーディなー導入ができたと思っています。1ヶ月も掛からず導入できるとは思ってなかったので、改めてユニラボの意思決定の早さと推進力には驚くばかりです。
9/10 HRと協働して、Notion導入推進MTGを実施
9/15 Notion利用への社内ルール / 懸念事項の洗い出し開始、エンジニア部門など一部の部門で先行導入スタート
9/17 導入ロードマップ作成 / 協議
9/21 タスクフォースメンバー（各部門をリードするメンバー）選出
9/22 esaからデータ移行 / 使用頻度の高いドキュメントをNotionに移行開始
10/4 Notion 社内オープン
出来上がった社内ポータルサイト
知りたい情報がどこに行けばあるかわかるように、知りたい情報の軸で分けています。まだ出来て間もないので、これからよりコンテンツが充実していくように推進していければと思っています。
すでにNotionで作成したページを外部公開したり、ランディングページとして活用する動きがあったりするので、私ももっとNotionを使い倒していこうと思います！
Unilabo Entrance Book
というわけで早速Notionで Unilabo Entrance Book を作成してみました！
【宣伝】ユニラボ に興味がある方へ
今回の記事を読んでユニラボに興味を持っていただけた方はまずはカジュアル面談でざっくりお話させていただければと思います！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？