活用されていなかったoffice365の機能でささやかな業務改善を行う

人事というのも仕事の範囲が広く、採用だの人事制度だの給与だの以外のこともたくさんあります。本社管理部門として手続きをしたり、提出物をお願いしたり、何かを報告してもらったりとイロイロ。

そんな事務的な仕事の一つを、Microsoft Power Automate（旧称：Microsoft Flow）を用いてほんの少し改善したので記録に残しておきます。最近こういった自動化ツール等をとにかく使ってラクにする欲がすごい。

転職した会社がoffice365を導入していて、――そもそも私は365を知らなかったのですが――ワード・エクセルだけじゃなくてonedriveやteams、forms、power automate（flow）とかいろいろあるやーん！！なんなんこれー！！とぽちぽち遊んでいました。導入しているのに活用されてないの何なの？formsあるのにエクセルで日程調整表ばらまいて回収したり、メールベタ打ちを回収したりしていて「これはどうなってんだ」と思っておりました。

例えば、特定の社員に対して「健康診断受けてきてや」とお願いする仕事。医療機関から報告が来るまでラグがあるので、「受けたら教えてや」と本人にお願いしていました。

①今まではメールで報告してもらって、手元の名簿で管理していました。

②メール打たせるのもアホらしいので、formsでポチポチ打つだけで報告できる仕組みにしました。担当者はformsの管理画面を見れば「誰が受けたか」はわかる仕組み。

③最終的にはformsの結果を管理者の名簿に自動転記することで「誰が受けて、誰が受けてないか」がわかる名簿が勝手にできあがるようにしました。

…とまあ、こういった具合です。そのほか、管理部門にありがちな「似たようなメールなんだけど、ちょっと中身が違うメールをいろんな人に送る」みたいなことをラクにしました。

マイナビとかリクナビとかビズリーチ使ってたらよくあるキーワード置換ですね。リストさえあれば対象者に決まった文面をわーっと送れる。便利やで～。

ということを部署で発表したら色々と引き合いがあったり、３段階上くらいのボスから「よその部署にも広めるから教えて」と声をかけられたりしています。こういった手間がかかる仕事を減らして、どんどん新しい取り組みを始めたり、今の取り組みを手厚くしたりしてったりするのが管理部門の成長やねえ、としみじみ思ったわけでした。こうした自動化によって仕事が奪われるんじゃなくて、こうした自動化によって、より手厚いサービスに心を向けられるということなのですよね。

power automateの機能としては序の口も序の口ですが。こういった改善をささやかに続けていこうと思っています。社内でハンズオン開催したりしてみんなが色々試行錯誤してったらええなあ。偉い人達そんな興味なさそうなのがちょっと。（たまたま３段階上くらいのボスはええ感度してらっしゃったけど）

こういうのやってるでー、やりたいでーみたいな管理部門さんと話をしたいし実例増やしていきたいな。非技術者の業務改善情報交換の集い。