迷いなく働ける環境を作る、社内の仕事ルール

こんにちは、DeepApex採用チームです。当社DeepApex（ディープエイペックス）では様々な企業の情報システム、情報セキュリティに関わるアドバイザリーやコンサルティングを行っています。また、実際に手を動かし、クライアント企業のビジネスをITで支える仕事をしています。
当社では、メンバー全員が迷わないように仕事のルールを明確に定めています。「ルール」と聞くとネガティブなイメージを持つ方もいらっしゃるかと思いますが、当社ではガチガチにルールを固めて働きづらくするのではなく、最低限のルールを明文化することにより、迷いなく働ける環境を作っています。企業で働いているなかで「〇〇に関するルールはどうなっているのだろう？このようにやって良いのだろうか？」と思うことは多いと思います。また、ルールが明文化されていなく、先輩社員に聞くしかないや人によって言う事が異なるなどの経験をしたことのある方も多いと思います。ルールが明文化されていることで人は組織の中で自由に働けるという考え方で当社はルールを明文化しています。道路の通行にルール（日本では車が左側通行で走り、信号が赤の時は止まる）があるからこそ、そのルールの下で自由に移動ができますよね。
今回の記事では当社で定めている仕事のルールの一部を紹介します。

コミュニケーションのルール（の一部）

- Slackでの返信は業務時間中は必ず2時間以内に行う
    - 気づいたらすぐに返信することが望ましい。手が空いていなくて返信できない場合はその旨だけでも連絡する（「確認します」「本日中に対応します」など）

当社では上記のようなコミュニケーションのルールを設けています。業務中の返信は2時間以内に必ず行うこととしています。当社ではフレックス制と取り入れており、リモートで働いているメンバーもいるため、スムーズにコミュニケーションをして仕事を進めることが非常に重要であると思っています。そのため、Slack（当社のメインのコミュニケーションツール）でメンションをもらったときには、気づいたらすぐに返信する。最長でも2時間以内には必ず返信を行うことをルールとしています。仕事が忙しくSlackに返信する余裕がない時でも、「確認します」「本日中に対応します」などだけでも返信があると依頼した人は安心するものです。お互いがストレスなく迷いなく仕事ができる環境を大切であるという思いからこのようなルールを定めています。

業務遂行時のルール（の一部）

- タスクを依頼されたら必ず目的とゴール、期限を確認する。タスク完了後は必ず業務指示者に報告を行う
- 属人化しないように常に実施したことや調査したことはNotionに記載する。ナレッジとなるような事項は必ずナレッジページに転記する
- 「事実」が何であり、自分の「解釈」が何であるかを常に分けて考え、記載、報告する
- 金曜日などの週末前にお客様業務への影響があるようなタスクを実施しない（事前にお客様から了承を得ている場合はこの限りではない）
- 各種名称は正式なものを使用する
    - 例
        - OK：Slack・Notion
        - NG：スラック・notion

業務遂行時のルールとして、上記のようなルールを定めています。これらは一見当たり前のように思えますが、人それぞれ仕事を進める上での認識や思っていることは異なります。当社では全員の当たり前を統一して、高い品質で仕事をすることを最も重視しています。その企業に長く在籍している人にとっては当たり前のことでも新しく入社してくる人にとっては当たり前ではないことは非常に多くあると思っています。それらを暗黙のルールや暗黙の知とせず、ルールとして明文化することを最も重視しています。こうすることにより、新しく入ってきた人も早く当社の仕事の進め方ややり方に馴染んでいます。

成果物レビューのルール（の一部）

- お客様に提示する成果物は必ず社内レビューと通す
    - 他の人の目を通すことで気付ける間違えや視点があるので、必ず通すこと。
- レビューコメントをNotionやGoogleスプレッドシートなどでもらったら、自分で解決にしないこと。レビューコメントを付けた人にボールを返して、クローズしてもらう
    - 上記の理由は、修正依頼内容が正しく反映されているかの確認をして貰う必要があるため

成果物を作成した後のルールとしては上記のようなものを定めています。レビューを行うというのはどこの会社でもあるやんわりしたルールとしてあると思いますが、なかなか明文化はされていないのではないかと思います。当社ではお客様に提示する成果物は必ず社内のレビューを行うこととしています。その理由は、一人よりも複数の人の観点を入れて成果物を作成したほうがより良いものをお客様に提示できると信じているためです。また、レビューを受けてからのクローズの仕方についても明記しています。レビューを受けたときに自分でそのレビューコメントをクローズする人もいると思いますが、当社ではレビューコメントのクローズを行うのはそのレビューコメントを付けた人と明示しています。なぜそうしているかというと、レビューコメント通りに修正や追記が行われているかを最終的にはレビューをした人が確認すべきであるからです。

受領ファイルの取扱いルール（の一部）

- お客様から受領したファイルは必ず、Google Driveのお客様フォルダに保存する
- ファイル名は「YYYYMMDD_〇〇」とする。YYYYMMDDは受領日を設定する。またファイル名は適切な名前をつけること。受領したファイル名が分かりづらい場合はリネームする

仕事をしているとお客様や取引先からファイルを受領することは非常に多いと思います。その受領したファイルを社内に保存するというやんわりしたルールはあるければ、明確には定まっていない、または、運用されていないという会社も多くあると思います。受領したはずだけど、どこにあるか分からず対象のファイルを探すのに毎回時間がかかってしまうという方も多いのではないかと思います。当社では受領したファイルは必ず社内のGoogle Driveに保存すること、またその際のファイルの命名規約についても明記しています。こうすることで受領した資料が1つの場所（Google Drive）に集約されるため、ファイルを探す時間が削減されています。複数の場所（メールやチャットなど）にファイルが散財してしまうことでどこにあるか分からないという状況にならないようにしています。
当社では上記のように仕事のルールを明確に文章にして全員がそのルールを認識することで無駄な迷いをなくすように心掛けています。無駄なストレスがなく、迷いなく全力で仕事ができる環境で働きたいという方はぜひ下記からご応募ください！お待ちしています。