情報を1冊の手帳で管理している理由
手書き派の方が、よく何冊も手帳やノートを使い分けていらっしゃるのですが、私は基本的に、1年間、ほぼ日手帳カズン1冊に記録を取って管理しています。
テーマごとにきちんと分けて記録をすると、見ていてわかりやすいし、見栄えもきれいです。
しかし、それは「書き方・見せ方」をどうするか？ということです。
私は、仕事に活用するためにほぼ日手帳を活用しているので、見栄えはどうでもいいのです。
大切なのは、必要な情報をすぐに取り出して活用できるかどうか？です。
ノートや手帳が複数あると、
①どこに何を書いているのか探すのに時間がかかる
②分類のしかたが判断しづらい内容の場合、書く場所に迷う
③場合によっては、複数の手帳やノートに共通する内容をこのノート、あの手帳と書く必要がある
ということが起こります。
見栄えよくするために、書いたり、迷ったり、探したりする時間が増えてしまうと、本当にやりたい仕事や作業の時間が削られていきます。
手帳もノートもあくまでも補助的な役割をするものであり、主役ではありません。
何十年も、ノートや手帳を使い続けてきて、行きついたのが、1冊の手帳で情報を管理し、探しやすく活用しやすくする。ということでした。
1冊の手帳に記録をしておけば、そこになければ記録していないということが分かります。
毎日1ページ、記録で埋め尽くしていますので、1年後には、1.8cmが10cm越えに膨れ上がります。
ここまで膨れ上がってしまうと、「必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまうんじゃないか」と思われますよね。
必要な情報を探しやすくするために、私はバーチカルページを使って、いつ何を書いたかを記録して目次として活用しています。
このページを見れば、いつ、何を書いたかを素早く探せます。
1月16日のブログで「手書きの4つのメリット」について書いていますが、
手書きは自分なりに要約したり咀嚼しながら書いているので、記録が定着しやすいです。
日付が特定できなくても、「大体いつ頃書いたもの」という程度は覚えていますから、最初に、マンスリーページかバーチカルページを見れば、必要な情報を簡単に見つけることができます。
そして、1年が終り、ある程度期間を置いた後、分厚い手帳から、保存用のノートに移し替える作業を少しずつ進めていきます。
ノートを使い終わったら
必ず使用期間を明記しておく
このノートの中身は、大半がコピーしたものを貼り付けています。
（手帳に書いた内容のコピーや、手帳に貼りつけていたものをこちらのノートに移し替えて貼り付けている）
そして、1年が終わってすぐに、情報をこのノートに移し替えはしません。
情報は鮮度が命です。しばらく寝かせておいて、本当に必要な内容だけ移し替えるようにしています。
ノートがいっぱいになったら、このノートに何が保存されているか、目次を作ります。
目次は、パソコン入力したものをノートの最初のページに貼り付けています。
ノートが増えれば、入力した目次を保存しておけば、どのノートに何を記録・保存しているかがわかります。
入力し終わったら、内容ごとに色分けをしておけば、さらに管理しやすいです。
以上が、1冊の手帳で情報を管理している理由と管理のしかたです。
手帳やノートに整理された内容がお行儀よく記録してあるのを見るのは
ワクワクしますよね。
しかし、そこまで手間暇かける時間がいつもあるわけではありません。
忙しいとついつい、後回しになってしまう。
時間に追われて、やろうと思ったことが雑になってしまう。
そして、「こうしようと思ったのに！」と自分の意志力の弱さを嘆くことになるのは残念です。
ほぼ日手帳を13年、使い方を進化させながら使い続けているのは、自分が大切にしたいことの優先順位を決めているからです。
手書きの記録を継続するためには、
●「書いて終わり」にしないこと
●書くことを目的にしないこと
●探す、思い出す、迷う時間を減らすこと
この3つをしっかり押さえた上で書き方や管理のしかたを決めることがとても重要だと考えています。