知ってて損はない【総務の豆知識】！ビジネスフォンならではのメリットを知ろう

こんにちは、リスペクトの北原です。

前回の記事では「ビジネスフォンの定義」「主装置やユニットの役割や仕組み」について解説させていただきました。

さて、ここからが本題。スマホやチャットツールの利用が当たり前となった現代において、「オフィスにビジネスフォンを置くメリット」とはなんなのか、についてお伝えします。

日本電信電話公社（現 NTT）がビジネスフォンを世に送り出し、はや60年余。移り変わりの激しいビジネスシーンで、長く導入され続けてきたビジネスフォンのメリットとは？

メリット その1. 複数の電話番号から受電可能

ビジネスフォンの最大の特徴は、複数の電話番号宛ての着信を同じ電話機で受けられることです。これは前回のnoteでもお伝えした「主装置」と「ユニット」の機能によって実現します。

図解であらわすと上記のようなイメージです。中規模・大規模法人であればないと思いますが、社員が少人数の小規模法人、または自宅兼事務所のようなかたちで事業を行なう個人事業主の方の中に、”家庭用電話”を仕事で利用されている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

家庭用電話では、ひとつの電話番号につき1台でしか受電することができません。一方、ビジネスフォンでは主装置をハブとして、複数の電話番号にかかってきた電話をデスク上の1台の電話機で受けることができます。

これは、事業モデル上、テレホンアポイントメント（いわゆるテレアポ）やお電話でのお問い合わせ対応、そのほかにもWebでお問い合わせを受けお電話（口頭）でお客様への詳細ヒアリングを行なう……といったビジネスモデルの会社にぴったりです。

「ネット上で事業を完結させることができる時代」とは言いますが、実態としてIT企業大手でもオフィスにビジネスフォンを揃え、電話による営業や顧客対応を行なっているのも事実。ビジネスフォンの強みを活かしてオフィスに導入することを意識されてみてください。

※ 図解は「How to トビラフォンBiz」より引用

メリット その2. 通信費を削減できる

会社全体の通信費を抑えることができるのも、ビジネスフォンのメリットです。これは先ほどの「メリット1」とも本質は重なるのですが、家庭用電話機のように台数を増やすとき、1台1台契約する必要がないので大きな通信コストに繋がります。

ビジネスフォンは家庭用電話機に一般的には実装されていない機能もついています。例えば「リモートコールバック機能」。これは、会社を外出中（出先）でも個人のスマホから会社の電話番号でお客様に荷電できる機能のことです。

「今の時代、全部自分のスマホで荷電してもいいじゃないか」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、個人情報の保護が大切な今、個人（プライベート）のスマホで客先に電話するのは憚られる、という方もいるでしょう。そんな時に「リモートコールバック機能」は役立ちます。

そのほかにもビジネスフォンには「ページング機能」や「外線手動転送」「通話モニター機能」など、組織で連携して動く会社だからこそ役立つ機能が多くあります。これらを総合的に考えると、ビジネスフォンはとてもコスパのいいOA機器なのです。

メリット その3. 別の電話機に内線を飛ばせる

「別の電話機に内線を飛ばせる」というのは、もっともメジャーなビジネスフォンの機能ではないでしょうか。そんなの今更……という感じではありますが、一般常識とはいえ、これがビジネスフォンがビジネスシーンで便利な大きな理由です。

ビジネスフォンには各電話機に内線を飛ばすために「内線番号」が設定されています。外部から電話を受けた場合は一旦「保留ボタン」を押し、次に指定の電話機の内線番号を押すと内線が繋がります。そこで「●●様から外線2番にお電話です」のように取次を行うことで、取次先社員が電話を引き継ぐことができます。

ビジネスモデル上、お客様からお電話を受けることのある会社であれば、口頭やチャットでいちいち引き継ぐのは大変なので、ビジネスフォンは必要となるでしょう。

メリット その4. 同時着信・同時通話が可能

ビジネスフォンは営業や顧客対応などの機会を毀損することを防いでくれます。

どういうことかというと、ビジネスフォンは主装置で着信を複数の回線で受け取ることができるので、同じタイミングで複数の電話がかかってきても、相手側が「通話中」とならず、空いている電話機に受電が行なわれるのです。

せっかく、顧客獲得や今後の事業推進に繋がるお電話がかかってきたのに、お客様をお待たせしてしまう、または折り返しが必要になるというのは、業務効率の観点からあまりスマートではありません。

まして、新規のお客様からのお電話だった場合、「通話中」となった時点で商談の機会がなくなってしまうかもしれません。それは、どんな規模の会社にとっても、非常にもったいないことです。

メリット その5. スマホを会社の電話番号で使える

メリット2 でも少し触れましたが、個人のスマホで会社の電話番号を使って荷電することができる機能もあります。これを「リモートコールバック」と呼びます。

具体的にどういう機能かというと、オフィス内のビジネスフォンにある主装置を使って、自分のプライベートのスマホからかけた荷電を”会社の電話番号で利用できる”のです。つまり「自分のスマホが会社の電話になった」と考えてください。

このリモートコールバックのメリットは、出先などでも会社の電話番号を利用できるので通話料金はあくまでビジネスフォンのもの。だから、出先でお客様に電話をかけたとしても、携帯の通話料金を節約できるのです。

そのうえ、「個人利用のスマホの電話番号をお客様に知られたくない、仕事で使いたくない」という方にとっても安心です。個人情報をむやみやたらに仕事場で使うことなく、電話の利用が可能なのです。

チャットと電話は二者択一ではない

弊社リスペクトは東京都練馬でOA機器販売や光通信回線のサポートをしている会社です。

取り扱っているOA機器のなかにビジネスフォンがあるのですが、チャットツールでコミュニケーションを行なうのが仕事場でも当たり前になった現代でも、仕事におけるビジネスフォンの導入価値はあると考えています。

というのも、一定の人数で組織となりオフィスで仕事をしていると”立て続けの着信に対応できたり”、”すぐに内線を飛ばせたり”することは業務を滑らかにしてくれるからです。

そして、「電話はオワコン」と呼ばれるような時代でも、電話で営業をクロージングしたりお客様の相談に乗ったほうが、お客様満足度は高いのも事実。

こうした現場を見ていると、やはり人は直接口頭で相談したり話を聞きたいという気持ちが一定あり、ゆえにチャットツール一択に絞るのではなく、自社のビジネスモデルや事業課題に合わせてツールを選ぶべきなのだろうと改めて思います。

なんだか最後はビジネスフォンの売り込みのようになってしまいましたが、オフィスへのOA機器の導入は、「自社の課題や改善点は何か？」を見極めて導入していくようにしましょう。

・会社名：リスペクト株式会社
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・設立：2011年9月
・本社所在地：東京都練馬区貫井1-25-8 NTT西練馬ビル2階
・事業内容：1. ビジネスフォンや複合機などのOA機器販売  , 2. 光ブロードバンド回線のご提案や電話工事 など

・TEL：03-5848-8057

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