私の業務時間の予実管理（予定と実績）とタスク管理の方法、ツールの紹介
先月から「NPOコンサルタントの働き方月次レビュー」という記事を書いています。NPOなど公益的な活動を行う方たちを対象としたコンサルティングや研修講師などを生業としている私がどのような案件にどれくらい時間をかけているのか、仕事をする中でどのようなことを考えながら過ごしているのかといった、働き方や仕事内容の面からのマニアックな分析記事です。
このマニアックな分析記事自体は今後プロのNPO支援者を目指すような方がこの情報を欲したときに参照してもらえれば良いと思っているのですが、この記事をお読みいただいたうちの何人かの方から「業務時間の管理法」についてコメントやご質問などをいただくことがありました。業務時間管理やタスク管理の方法自体は私自身も社会人人生を通してずっと悩み続け色々と試行錯誤の末に現在の形にたどり着いています。月次レビューの記事を書く以前からコンサルティング支援の中でタスク管理の話になり私のやり方をお伝えすることや、クライアント団体の職員さんのタスク管理法のレビューなどをさせていただく機会も何度かありました。
ということで今回は私が自分自身の働き方をどのようにコントロールしているのか、スケジュール立てや日々のタスク管理のやり方について、使っているツールなども含めて紹介したいと思います。
昨今の騒動の中でリモートワーク化が急に進んで、労働時間やタスク管理の方法がこれまでと変わって（変わらざるをえなくて）戸惑っているという方もいらっしゃるのではないかと思いますので、そうした方々にも参考にしていただける部分があるのではないかと思います。
私自身はフリーランスのコンサルタントということでリモートというかいつでもどこでも仕事ができる働き方として現在のスタイルを身につけるに至っています。といいますか、楽天にいたころのスケジュール管理法やタスク管理法だけでは立ち行かなくなって苦しんだところから作り直したのが現在の形なので、オフィスワークからリモートワークに移行した人にも参考にしていただける部分があるのではないかと思っています。
とはいえ、業務やスケジュールをどのように管理するか、タスクをどのように整理していくかといったことは何か一つの正解がある訳ではなく、それぞれ自分にあった方法を考えていくのが良いと思うので、私の方法を真似てくださいというつもりはまったくないのですが、参考にしていただける部分があればぜひ好きな部分をつまみぐいしていただけたらと思います。
時間管理・タスク管理の大まかな流れ
実際の進め方に合わせて以下のような流れで説明していきます。
1. 予定を立てる（月初：Googleカレンダー上でスケジュールを組む）
2. 稼働時間の実績管理（都度：タイムトラッキングをしながら日々の業務を進める）
3. 日次レビュー（朝夕2回のレビューで日々の細かなタスク管理）
4. 週次レビュー（金曜に行う週の振り返りと翌週の確認）
5. 月次レビュー（一ヶ月の振り返りと新しい月の予定作成。「予定を立てる」については1と同じ）
業務稼働時間の「予実管理」と呼んでいるのは、1と2の組み合わせで「どの案件にどれくらい時間をかけるか」という予定を立て、後から「実際にどれくらいかかったのか」の実績と見比べて振り返りや分析を行っている部分です。
なお、予定した時間と実績の時間をどちらも管理するという方法は昨年の夏頃にとある先輩NPO支援者の方が実践している話を聞いて、自分なりに採り入れたものです。それまでの私は、スケジュールはGoogleカレンダーに登録してはいるし、タスクごとのタイムトラッキングも行っていたのですが、その二つが連動しておらず、いつ頃忙しそうなのかということが結局はよくわからないまま働いている状況でした。
スケジュール作成のやり方が大きく変わったことで自分の案件ごとの時間の使い方などが非常にクリアに見えるようになり、仕事の受け方や働き方に無理がなくなってきたように思います。
1.予定を立てる（月間スケジュール作成）
月に一回、月初に大きく時間をとって一ヶ月間の予定を立てています。（前月の振り返りとタスク棚卸し、スケジュール検討に3〜4時間ぐらいかけています）
スケジュール管理に利用しているツールは基本的には「Googleカレンダー」です。パートナーとのスケジュール共有には「TimeTree」のアプリを利用しています。Googleカレンダーの予定も表示できるのでスマホからスケジュールを確認する際はTimeTreeから確認しています。
まず、このスケジュール作成の時間を取った時点で予定が決まっているものも多くあります。コンサルティングセッションの予定や研修講師として登壇するものの予定は前月までに決まっていることが多いためです。
まずはこれらのクライアントワークが最優先ですので、その日程を確認しつつ、必要に応じてそれぞれの準備時間もブロック（Googleカレンダー上に予定を登録）していきます。研修であれば投影資料やワークの作成が必要ですし、コンサルティングも支援計画を確認しながら分析や施策の検討などの準備時間が必要です。
また、打ち合わせを中心とするコンサルティングとは別に、私自身に特定の業務を外注いただいているような案件（Webマーケティングやアクセス解析等の業務代行的な案件）もあるため、それらのクライアントワーク用の作業日についても優先的に確保していきます。
客先に訪問する予定も多いため、訪問予定が決まっているものについては電車の時間や経路などもこの段階で調べて登録してしまうことが多いです。
次に、1〜3ヶ月先の予定（研修やコンサルティングなど）を見ながら早めに準備を進めておくべきことがあればそのための時間をブロックします。初めて実施する内容の研修であれば資料作成やその前段階の情報収集などに時間がかかることも多いので早めに動き出すことを意識しています。
この段階では「この研修の資料作成であれば2時間かな」「こっちの研修のテーマは初めてだから5時間ぐらいかかるかな」などとざっくり時間を確保していくのですが、特に初めて実施する種類の仕事についてはどのぐらい時間がかかるのか正確に見積もることは難しいです。そのため、確保したスケジュールの付近に「バッファ（時間的な緩衝材となるような余裕、ゆとり）」の時間をとっておき、予定通りに終えられなかったときの保険をかけるようにしています。
ここまで進めると大体スケジュールが埋まっている、というか時間が足りなくなることが多くあります。その場合は「何かの時間を削る（5時間と予定していたものを4時間に減らす）」か「労働時間自体を長くする（いつもは18時までの予定だけど、20時まで資料作成の時間として確保するとか、休日に稼働する予定を入れる）」のどちらかで対処することになります。こうしてスケジュールを立ててみると、「今月は余裕あると思ってたけど思っていた以上に忙しそうだな」とか「○日頃ならもう少し仕事を受けても大丈夫そうだな」といったことが見えてくるようになります。
ここまで進めても空いている時間がある場合は、勉強やあるいは先を考えた新規事業構想など先行投資のための時間として確保するようにしています。
こうして、Googleカレンダー上にスケジュールが登録されると、1ヶ月間はその日ごとの予定を見ながら仕事を進めていけば大丈夫だ！と非常に安心します。スケジュールをキツキツに組んでしまっているようにも見えるのですが、実際には意識的に「バッファ」の時間を取っているので意外と柔軟性があります。どこまで予定にないものを受けて大丈夫なのかをあらかじめ検討しておく、という感覚です。また、予定を立てきれない細かなタスク（メールやメッセはその最たるもの）は日々発生しますので、それらを捌く時間も毎日の中で確保するために毎日1時間は余裕を持たせるようにもしています。（現状私は1日7時間を原則としているのですが、月初のスケジュール作成でカレンダーに登録する業務は1日6時間までとして、その他の細かなタスクに充てる時間の余裕を確保しておく）
ここまでやるだけでもかなり動きやすくなるとは思うのですが、業務時間の「予実管理」としてはもうひと手間必要です。
今度はカレンダー上に登録されている予定を見ながら、どの案件に何時間かける予定になっているのかカレンダー上に登録された予定の時間を数えていきます。
数えた結果はスプレッドシートにまとめています。
すると、このような形でまとまります。（画像は終わった月なので「実績」もすでに入力されていますが、この段階では「予定」の時間を入力）あとは日々の業務を進める中で稼働時間の実績を測って記録していけば良いのです。
2. 稼働時間の実績管理（タイムトラッキングをしながら日々の業務を進める）
稼働時間の実績管理についてはTimeSheetというiPhoneアプリを使っています。このアプリ自体は有料アプリ（記事作成時点では490円）なのですが、無料で同様の機能をもったアプリもいくつもあります。業務や作業の時間を管理することはタイムトラッキングと呼ばれ多くのサービスが出ています。いちばん有名なのは「Toggl」でしょうか。探すといくつも出てくると思いますので好きなものを選んでください。
私がTimeSheetを選んだのは、
・挙動の軽さ（こまめに立ち上げるので時間の計測自体に時間がかかっていたら本末転倒）
・デザイン
・必要最小限のシンプルな機能
あたりが気に入っているからです。
選ぶ際に重要になるのは、
・スマホから使いやすいかどうか（電車移動中のメールなども時間管理するのでPCでしか使えないものはNG。むしろスマホでしか使えなくてもOK）
・挙動の軽さ
・分析用の項目が不足なく入力できるか
あたりではないかと思います。
ここからは私が使っているTimeSheetの画面を使ってご説明します。
何かの業務を行うときにアプリを立ち上げて、「案件名（プロジェクト名）」と「作業の種類（タグ）」を入力して時間の計測をスタートします。
作業が終わったら計測を止め、次の作業の計測をスタートします。
なお、スタートとストップを手動で計測する方法だけでなく、「13:00〜15:00」という形で一気に入力することもできます。コンサルティングセッションやセミナーなど時間がはっきり決まっているものは終了後にまとめて入力することも多いです。
TimeSheetの入力情報として案件名の他に入れている「作業の種類」とは、「メール」を読んだり書いたりしているのか「資料作成」をしているのか、分析など何か「考える仕事」をしているのか、といった作業内容の種類のことです。大したことないと思っていたメールの時間も1ヶ月全体で見るとものすごい時間を使っていたりします。こうした点を可視化することが目的なので、たとえ1分で終わるだろうと思えるようなメールやメッセでも必ずTimeSheetに記録するようにしています。
ちなみに作業の種類を入力している欄は「タグ」を入力する場所なので、複数個登録できるのですが、私は一つだけにしています。後々クロス集計することを考えているためです。（余談ですが、受益者や支援者のことをもっと知るためにアンケート調査を行うことありますよね。そのとき、色々気持ちを引き出したくなって「複数回答可」の設問をたくさん作ってしまいがちな方をけっこうお見かけするのですが、複数回答可の設問はクロス集計できなくなってしまうので、集計後の分析のことまで考えてアンケート設計するといいですよ！）
そんなことしてたらTimeSheetの操作にかけている時間が月間でけっこうあるのではないかという点が気になる方もいらっしゃるかと思いますし、それは実際その通りかと思いますが、それでもそうして可視化されることの意義の方が大きいと私は考えています。
1分もかからないと判断したメールをいくつかさばいているうちにどれか一つには気づいたら4〜5分かけていた、ということが実はけっこうありますし、それが積み重なっていくと何の案件に時間をかけていたのかよく分からなくなってしまいます。
こうしたことを可視化したり分析しなくても問題なく業務を回せている人がこれをやる必要はまったくないと思いますが、時間の使い方を改善したり効率化する必要性を感じている方は一度やってみることをオススメします。NPOコンサルに転職したての年の私はいつまでやっても仕事が終わらず、睡眠時間を削りながらひたすら働き続けて、それでも終わらず、でも振り返ってみると一体何にそんなに時間をかけていたのかよく分からず、分からないから改善の仕様がない…という悪循環に陥っていました。業務時間のトラッキングはそのような時期に始めたものです。まずは記録する。そこから見えてくるものがあります。
記録された時間はアプリ上で一覧で見ることができるので、毎朝のタスク管理の時間に前日までの業務時間の実績をスプレッドシートに転記しつつ、月間の仕事の進捗を確認しています。
3.日次レビュー（朝夕2回のレビューで日々の細かなタスク管理）
続いて私のタスク管理の方法を紹介します。業務時間の計測を行う前提としてその時々で行うタスクが明確になっていることが必要です。業務をうまく進められない方の仕事の進め方を色々探っていくと、タスクの分解度合いが曖昧であることが原因となっていることも多いです。特に社会人なりたての方や大学生インターンなど、まだ仕事というものに慣れていない場合はタスクの分解方法を勉強してみると仕事の進め方がぐっと効率化すると思います。
タスク管理のツールとしては私は長らく「Wunderlist」というサービスを使っていました。が、つい先日ついに5月にサービス終了がアナウンスされたのでWunderlistが買収されて同じ開発チームが関わっているという「Microsoft to do」に乗り換えています。Wunderlistのアプリアイコン含めてデザインが好きだったのでその点は不満ですが、使い勝手についてはそれほど遜色なく使えています。
タスク管理ツールも色々ありますが、選び方は
・PCでもスマホでも使える
・挙動が軽い（特にスマホアプリの起動が遅いものは使いにくい）
あたりを優先しています。入力できる情報や機能についてはだいたいどれを選んでも必要十分な機能は揃っているかと思います。
さて、でタスク管理としてはツールの選び方よりもどのようにタスクを分解するかという方が重要です。私の場合は、大まかに、「小さいタスク」なのか「大きいタスク」なのかを分けることを基本としています。
小さいタスク
メールやメッセなど数分〜長くても15分程度で終わるもの、あるいは多少時間はかかるが進め方などが完全に明確化している業務。経理業務とか、契約書作るとかバックオフィス系が多い
大きいタスク
30分以上時間がかかりそうなもの。講義の投影スライドなどの「資料作成」か、コンサルティングに関わる施策の検討や分析など広く「考える系」の仕事が多い
画像のように私の場合は、それをまたいくつかに分類しているのですが、どこまで分類するかは好みで良いかと思います。また、定期的に行う必要があるものを「Routine」として登録したり、いつかやりたいアイディアなども登録しています。（ここに映っていない分類もたくさんあり、中にはパートナーと共有している「買い物リスト」などプライベートなものもあります）
「大きいタスク」については月初のスケジュール作成の段階で予定されているものが多いです。
タスク管理は一日2回、業務開始時と終了時の2回時間を取っています。終了時の確認はやり忘れのタスクがないかの確認ぐらいなので、重きを置いているのは朝の時間です。
「Googleカレンダー」と「to do」の両方を見ながらその日具体的に進めるべきタスクや優先順位を判断します。一日のおおまかなスケジュールは月初のスケジュール作成時点で決まっているのですが、状況が変わっていたり（前日までの仕事が予定通り進んでいなかったり）、新しい仕事が発生していることもありますし、あるいは前日の夜から早朝にかけて届いているメールやメッセの中にも返信が必要なものや、あるいは何か調べたり考えたりといった新たなタスクが発生するものもありますので、改めてタスクのブレイクダウンを行いつつ、一日のスケジュールを検討します。
特に「大きいタスク」が新たに発生する場合は、当日やるのか翌日以降のどこかのバッファで受け止めるのかなどスケジュールを見ながら調整します。また、「小さいタスク」にすらわざわざ入れるまでもない程即時で完了できるものについてはその場で処理しながら進めていきます。「タスクの優先順位判断なんてするな。そんなことを考えているそばから進めろ」と言い切る人もいて、私はそこまではできませんが、それでも即実行できるものについてはその場で即処理は意識しています。（即処理の場合もTimeSheetは起動することがほとんどです）
なお、タスク管理の方法自体はGTDフローという考え方をベースにしています。この後出てくる週次レビューもGTDの考え方から採り入れたものです。詳しく知りたい方はぜひ以下の本を読んでみてください。激しくオススメです。
一日の時間の使い方のイメージができたら後はタイムトラッキングしながら進めていきます。そして一日の業務を終えたら最後にやり忘れたものがないかもう一度タスク確認の時間を取って終了です。
4.週次レビュー（金曜に行う一週間の振り返りと翌週の確認）
基本的なタスクの管理は日次のレビューで行っているのですが、金曜日の業務終了前には週次レビューの時間も取っています。
ここではタスクの抜け漏れチェックもしますが、主には案件別の振り返りを行うようにしています。現在の私はコンサルティング業が中心なので、クライアント別にその週に実施したコンサルティングやメールやメッセなどのやりとりを振り返りながら、支援計画の進捗を確認したり、翌週以降で実行すべきことなどを確認しています。
5.月次レビュー（一ヶ月の振り返りと新しい月の予定作成。「予定を立てる」については1と同じもの）
1ヶ月が終了したら1ヶ月間の振り返りを行います。TimeSheetに記録してきた実績と、月初に立てた予定を比較して分析を行ったり、各案件の進捗や1ヶ月間の自分の時間の使い方全体を振り返ります。（この分析や振り返りの内容をまとめて公開しているのが「NPOコンサルタントの働き方月次レビュー」の記事です）
そして振り返りが終わったら新しい月のスケジュール作成を行います。ここで1に戻り、あとはそれを繰り返していくことになります。
「タスクにかかる時間を見積もれない」という悩み
ここまでで私の業務時間の予実管理とタスク管理の方法の紹介は終わりなのですが、現在タスク管理などに悩んでいて、今後このような管理方法を採り入れて働き方を改善していきたいと考えていらっしゃる方がきっとぶつかるであろう悩みにについても少しだけ書いておきます。
それは「タスクにかかる時間を見積もることができない」という悩みです。
いくら予定を立てろと言われても、タスクを分解しろと言われても、そもそも分解したタスク自体にどれくらいの時間がかかるのかを見積もることができなかればそのスケジュールは絵に描いた餅にしかならないではないか、と。
私自身がこの悩みに非常に苦労していました。楽天で社会人キャリアをスタートしたときにもまったくタスクの見積もりができなくて終電まで働く日が多かったですし、楽天で6年間働き社会人としてそれなりの自信を持ってNPOコンサルに転職した際にも、やっぱりタスク管理ができなくて苦労しました。
仕事に慣れないうちはある程度は仕方がないと思います。初めてやる種類の仕事については今でも正確な見積もりができるとは思っていません。が、やはり経験を積むことで似たような過去の経験から見積もれるものは増えていきますし、その精度も上がってきたように思います。
だからこそ、現在の自分が何の業務にどれくらいの時間をかけているのかというタイムトラッキングを行うことは大切なのです。業務時間の見積もりがうまくできないという人はまずは現状を記録することから始めてみてください。
長くなりましたが以上で私の業務時間の予実管理（予定と実績）とタスク管理の方法の紹介は終わりです。
昔からスケジュール管理やタスク管理の記事や本が好きで色々読んだり、人の話を聞いたりする中で少しずつ現在の形にたどり着きましたし、今でも少しずつ変化しています。今後もどんどん改善しながら良い仕事をしていきたいなと思っていますので、私はこんな方法でやっているよ！というオススメのやり方や考え方、ツールなどがありましたらぜひ教えて下さい。
NPOコンサルや伴走支援者になりたかった数年前の私のような方に向けて仕事をする中で感じたことや考えたことを書いています。 支援者育成やNPO支援の仕組み化などに取り組んでいくために、もしいいなと思ってもらえたら、サポートしてもらえると嬉しいです。