【仕事 会議 調整】会議は中華料理と同じ。中華の鉄人は会議マスター

的場です、

今回のテーマは『会議は中華料理と同じ』です。

どんな会社でも、職種でも、部署でも、ほぼ必ずある

『会議』

僕も調整部署にいたので、よく分かるんですが
「まあ、めんどくさい」

色んな部署の人が自分の部署の意見を通す事だけに
集中して、他の部署の意見には耳を傾けなかったり、
ただただ自分の意見を言うだけの人がいたり。

最悪はただ文句が言いたいだけで、難癖つけては
怒鳴り散らすバカ。

昔、自分の担当プロジェクトが会社の方針で
かなり無茶な日程を進めることになり、色んな部署
を集めて日程調整をしていました。

企画、設計、製造、営業等、色んな部署を集めて
日程調整会を行ってたんですが、かなり無茶な日程
だった為、１回目の会議は

「何でこんな日程で進めるんだ！」
「こんなので出来ると思っているのか！！」

まあ、ごもっともな意見なんですが、会社のトップが
決めた事なんで自分の部署ではどうにもなりません。

「すいません。。ご意見はごもっともです！
でも、トップの方針なんで、何とか可能になるよう
調整させてください！」

とひたすらに頭を下げ、だいたいの部署は理解を
示してくれたのですが、ただ1人設計で50歳の
課長だけが納得せずにその後の会議でも、事ある後に
それを持ち出して来ます。

「何でお前達は日程変更をしないんだ！」
「こんな事やってられるか！」

ただ、怒鳴るだけでここはこうだからここだけは
絶対に無理だという意見もなく、ただ怒鳴る
自分の憂さ晴らしのためだけに来てるんじゃないのか？
というぐらい文句しか言ってませんでした。

最終的に他の部署のなだめもあり、その人は
会議に出なくなったので、プロジェクトは上手く
いったんですが、これは会議前にある事をしたから
です。それは、

『根回し』

です。
当たり前と言えば、当たり前なんですが、
これをどこまで出来るかで結果は変わってきます。

これを何もしなければ、
会議当日になって「こんな事聞いてない！」と何も
決まらなかったり、相手が資料を見て「これじゃ
無理だ」と再調整になったり、

はたまた日程調整を繰り返すうちに納期不足に
なったりと『仕事出来ない奴認定』されます。

そんな事にならないためにも、しっかりと
『根回し、事前調整』
に全力で取り組んでください。

では、どう『根回し』すればいいか？
そのステップをお話します。

１．説明資料を作る
２．目的の調整に１番必要な人を見つける
３．必要な部署に相手が納得いくまで調整

です。

１．説明資料を作る

まずは、調整するための資料作りです。
ポイントは自分が求めている結果を明確に
相手の疑問となるであろうポイントの対策案を
しっかり作る事です。

２．目的の調整に１番抑えておく人を見つける

正直、これが１番重要です。
これさえ押さえておけば、ほぼうまくいきます。
目的の調整の為に重要な核となる人物が必ずいます。

それを探して、コミュニケーションスキルで仲良く
なってしまえば仕事の８割は終了します。

仲良くなる方法については、ここで話すと少し
長くなりすぎるのですぐに気になる方は下記にでも
連絡ください。

そんなに難しい話ではありません。

３．必要な部署に相手が納得いくまで調整
２まで行けたら、後は相手の最低限必要なところと
自分の最低限必要な所の妥協点を探しだします。

ここまでで、会議の８割は終わってます。

結構な人が間違ってますが、会議の目的はその場で
調整する事ではありません。

会議の目的は、

『合意、確認』の場です。

予め調整してきた事に対して、関わりの薄い部署も
全て含めて集め、これでいいよね？と確認する事が
目的です。

その場で調整しようとすると、色んな意見が出たり
１つの問題点が上がった時点で会議の時間を大幅に
削ってしまいます。

なので、事前調整を行った上での確認をするんです。

中華料理は下ごしらえが８割、あと火を使って調理する
時間は全体の２割と言われています。

会議も同じです。下準備で全てが決まります。

これを徹底すれば、ストレスに苛まれる事もありません。

では、今回はここまでとします。
最後までご覧頂きありがとうございました。

的場　大輔

今すぐ聞いてもらいたい話がある人はここで話を
聞いていますので、１度　話してみてください。
https://profile.coconala.com/users/1929977
※但し、数に限りがございますので１日　５名様まで
とさせて頂きます。

全てぶちまけてスッキリしてください。

それでは、今回はここまでとします。
お読み頂き、ありがとうございました。