NPOのバックオフィス業務省力化の記録（4月）

はじめに

この記事は以下の記事の続きになります。よかったら、こちらの記事も参照してみてください。

4月にやったことの記録

入社手続き

河原部社では人事労務freeeというサービスも利用しており、今まで入社手続きには、うまく利用できていなかったのですが、今回より全面的に使い始めました。結果として、マイナンバーの収集も含め、ほとんどの手続きを完結することができました。また、名前等の基本的な項目をこちらで入力したあとは、本人が自ら入力するので、転記ミス等もなく、担当者としては非常に安心して手続きを進めることができます。今回は念の為、入社手続きを行う方、全員に集まっていただきましたが、今後は、ほぼ事前にリモートで完了できそうです。保険証の手続きなど、時間的余裕のないものも、本人の入力が終わった時点で書式がPDFで完成し、マイナンバーも入った状態で印刷できます。今回は当日に郵送まで完了することができました。
その他、河原部社での手続きの一例を記載します。入社手続きについては非常に詳しく解説されている記事がたくさんありますので、念のため、毎回確認をするようにしています。

鍵の配布、制服の配布、スラックへの招待、名刺共有アプリへの招待、メールアドレスの作成、労働条件通知書の作成、社会保険の手続き

業務委託契約

河原部社では電子契約を主に利用しています。もともとはNINJA SIGN（現freeeサイン）というサービスを利用していたのですが、月に1件の制限となってしまったので、クラウドサインというサービスも併用しています。電子契約の場合、収入印紙の貼付が不要なのと、わざわざハンコを押すために出社かつ、相手方にも来てもらう必要があるので、電子契約が非常に重宝しています。契約自体の数は少ないので無課金で十分利用できてきたのですが、上述のように制限が掛かったりすることがあったので、課金せざるをえないかもなとも思っています。私は詳しく理由を知りませんが、電子契約の有料プランは結構高いと思ってしまいます。こちらも良い方法を求めて日々研究かなと思っています。

報告書類等の提出

報告書類の詳細については、前の記事で記載しました。
河原部社の場合は紙での提出先とオンラインでほぼ完結する提出先とがあります。初めての年度末を迎える事業もあり、書類作成等に時間がかかってしまいましたが、オンラインだと変更がすぐに反映されるので、非常に便利です。こういった報告書類等は、なるべくオンライン化してもらったほうが、こちらの省力化になると感じました。
河原部社ではGoogleのG Suiteというサービスを使用していますので、Googleドライブの共有フォルダを使用して書類の提出などを行っています。
TechsoupというNPOにソフトウェアを提供してくれるサービスを利用して無償で使わせてもらっています。他にもMicrosoft OfficeやAdobeのサービスなどもあり大変重宝しております。

決算への対応

河原部社の場合は会計事務所さんにお願いして見てもらっています。この時期はゴールデンウィークを挟んで監事監査や理事会など、イベントが目白押しなので、遅くとも監事監査までには決算が終わるようにお願いをしています。
いままでは、書類のやり取りを紙で行っていたのですが、会計事務所の担当者さんにお願いをして、今回からはGoogleドライブの共有フォルダで行うことになり、追加の提出書類等もスムーズにお送りすることができました。

まとめと今後の課題

関係先に協力を求める

4月は書類のやり取りが多く、今までは求められるがままに紙で提出を行ってきましたが、意外とこちらからGoogleドライブ等の共有フォルダでの書類提出にも応じていただいています。コロナ禍のここ2年ほどで浸透してきたんだろう思いますが、こちらとしては大変助かっています。

NPOは無償または安価にサービスを使うことができる

繰り返しにはなってしまいますが、基本的にはサービスの導入が省力化につながる割りと簡単な方法だと思います。NPOの場合は外資系企業を中心にTechsoupのような仕組みの中での無償または安価な提供をしていることが多いと思います。
また、電子契約のサービスのように小規模なNPOだと無償プランで十分カバーできてしまうことも多いので、導入のハードルは限りなく低いのではないでしょうか。

タイトル未設定

その場で改善するのがベスト

4月はどうしても業務量が多くなり余裕がなくなってしまいます。その中で改善すべき点は多々思いつくのですが、その場で改めるエネルギーはさすがに残ってなかったように感じます。せめてメモだけでもして後日考える時間を作るという対応でやり過ごしていますが、ベストとしては、その場でできる限り対応することだと思います。今後もバックオフィスの省力化について考えて行く中で提案できることがあれば、また記事にしたいと思います。

おわりに

できるだけ詳細な情報を簡潔な文章で表したいと考えていますが、今月分も非常に長くなってしまいました。次は5月のバックオフィス業務について書きたいと思います。何らかのお役にたてていれば嬉しく思います。