作業効率化で一緒に働く仲間の負担を減らせるオシゴト
大工 未来
入社12年目。WEBページ制作の進行管理の経験を経て、
現在はデジタル広告業界のマーケティングデータ等の集計業務をサポート。
より簡単にミスのない集計ツールの開発などに従事。
私が今まで常駐した先は、多忙な人の多い部署でした。
クリエイティブ業界は、常により良い物を求める傾向があるので、日中も昼休憩が満足にとれていないのに、夜遅くまで残業していることは日常茶飯事。自分自身そのなかの一人だった時期もありました。
特に最初の会社では、いつも手順は同じなのに全て手動で、ケアレスミスがないように神経をすり減らしている、といったような作業も今思えばたくさん抱えていました。
今も毎日残業している人のタスクをのぞいてみると、工夫次第で効率化できそうなものもまぎれています。
しかし本当に忙しい人ほど、その工夫に費やす時間すらも惜しいというのがありますし、大抵のものは本人しか分からない複雑な事情が絡んでいて、よそにポンと依頼して簡略化してもらえれば解決、という単純なものでもありません。
そう理解できるようになったのも、忙しすぎた経験があったからで、今では忙しかった経験が仕事をする上で役立っています。
作業効率化で数時間かかる作業を数分で、ケアレスミスを限りなく０に
Microsoft社の製品は多種多様な業界・業種で重宝されています。
私は現在、デジタル広告の数値集計をメインに行っておりますが、最先端のデジタル技術をもつ現場においても、ExcelやWordはなくてはならない普遍的なツールのひとつです。
セルの配置も文字列のルールも異なる複数データをひとつの表にまとめたり、イレギュラーがないかピックアップしたりする。
ぱっと見はおなじにみえても、案件ごとに「あったら助かる機能」「こんな風に人に共有するデータなので最終的にはこういうデータ形式にしたい」など細かな要望があります。
それらをうまくヒアリングし、その案件に適したツールの構想を練り、関数やVBAというプログラミングツール、最近ではオンライン上で更新できるスプレッドシートなどを駆使することで、案件毎に最適な集計システムを構築することができます。
すると今まで数時間かかっていた作業が数分で自動的に集計されたり、人為的なミスも減るという結果につながります。
数値の間違いというのはその原因追及や対応にさらに工数を奪われることがあります。
些細なケアレスミスだったとしてもそれが限りなく０だと、クライアントの信頼も得られやすくなりますし、信頼を得られることで私自身も嬉しくなります。
なので安易なミスをなくすためのツールというのは重要性の高いものだと思って、使いこなせるように日々仕事に向き合っています。
仲間の負担を少しでも軽減し、より大切なことに時間をつかってもらう
それがこの仕事をしていて一番やりがいを感じるところです。
実はかねてより目指していた、というわけではなく、ほとんどなりゆきで今の仕事をしています（笑）いわゆるバックオフィス、裏方の作業ではありますが、今の仕事にはとてもやりがいを感じています。ひとつひとつの業務に対して、その場しのぎではなく、今後状況が変わっていくことも加味して、より沢山の人が、より長く、そのツールを使うことで工数も安易なミスも削減できる。
そして空いた時間をもっと大切な業務や、プライベートの時間にあててもらえたら。
という気持ちで今後も仕事に取り組んでいけたらと思っています。
創造力で世界を変えよう。
デジタルの領域から社会課題を解決する
プロデューサー人材育成プロジェクト、発進。
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