
formrunで受けた回答をkintoneに自動連携してみた!
みなさんは「お問合せフォーム」などの「Webフォーム」を作成されたことはありますか?
Webフォームの作成ツールは、Googleフォーム、Microsoft forms、Tayori、survey monkeyなど多様なツールがありますが、今回は特に人気のある「formrun(フォームラン)」にスポットを当て、気になるkintoneとの親和性と合わせて解説します。
kintoneを利用中だけど、何か良いフォーム作成ツールを知りたい!
formrunとkintoneを使っていて、formrunへの入力結果をkintoneにも連携させたい
formrunへの入力データのkintoneアプリへのコピペが大変...
こんなギモンやお悩みがある方におすすめの記事となっています!

formrunのご紹介

テンプレートが豊富
formrunは約25万人が利用している、国産のWebフォーム作成ツールです。

formrunには、問合せ対応、資料請求、申し込みフォームなど、あらゆる場面を想定したフォームのテンプレートが用意されていますので、最適なフォームを作成することができます。便利ですね!
「カンバン方式」で問合せを管理
そして、フォームへの回答情報をformrun内でカンバン方式(Trelloやteamsにも似た機能があります)で管理できる点が視覚的にも非常に使いやすいです。

kintoneユーザーのニーズと課題
さて、kintoneユーザーの皆様もformrunを利用されていることもあるかと思います。その際、やはり「問い合わせ情報をkintoneアプリにも登録したい」というニーズがありますよね?ただ、これを実現しようとすると以下の課題があります。
formrunへの入力データを書き写す「人」をアサインすることが必要
人の手を介してデータを移行するには手間と時間がかかる
入力漏れやコピペミスのリスクがある
これらの課題を解決するには人手ではなく「formrunへの入力データをkintoneへ自動保存する」方法が必要になります。以下では簡単な設定でformrunの入力データをkintoneへ自動で連携する方法を解説していきます。
formrunとkintoneを連携
formrunには、フォームに回答があった際に各入力項目をまとめた受信通知メールを送信する機能が標準で用意されています。
今回は、この受信通知メールを活用してkintoneへの自動登録をしていきます。
そこで登場するのが「DataSyncer メール to kintone」(以降「データシンカー」)です。データシンカーは複雑なプログラムの知識を必要とせず、メール情報をスムーズにkintoneへ自動連携するサービスです。

ここからは、この「データシンカー」を用いて、通知メールの内容を自動でkintoneに保存するための手順をご説明します。
formrun-kintone連携のステップ
formrun側の設定
まずは、受信通知メールの設定を行います。送信先メールアドレスの中にデータシンカーの受信用メールアドレスを登録します。

入力フォームの用意
今回用意した「お問合せフォーム」は以下の画面です。formrunで使用したいフォーマットを選択するだけで完成です。

フォームに回答を送信すると、管理者に以下の通知メールが送られてきます。

この通知メールに記載された項目をkintoneに連携させます。
kintone側の設定
kintoneアプリのフィールドは以下の項目を作成しました。

通常ならこのアプリにメール内容を手作業でコピペしていきますが、毎日何通ものメールを処理することを考えると現実的ではありませんね。

データシンカー側の設定
データシンカー側では、メール本文から「どの情報を抜き出し、それをkintoneのどのフィールドに対応させるか」の設定を行います。(設定はJSON形式で記載します)
以下は今回の通知メールの設定例です。(「JSONの作成は難しい」という方にはもちろん弊社サポートスタッフがお手伝いいたします!)
{
"mail_header": {
"subject": {
"field_code": "題名"
}
},
"mail_body": {
"field_code": "メール全文",
"body_extract":[
{
"field_code": "姓",
"input_data": { "right_extract": {
"keyword": "姓", "start": 2, "end_word": "\n"}
}
},
(中略)
{
"field_code": "お問い合わせ内容",
"input_data": {"right_extract": {
"keyword": "お問い合わせ内容", "start": 2, "end_word": "\n"}
}
}]
},
"attached_file":
{}
}
上記では、メール本文から抜き出したい個所を指定して、kintoneのどのフィールドコードに設定するかが定義されています。ちなみに、このJSONは今話題の「chatGPT」に作成を手伝ってもらうこともできます。
ここまでで、formrunとkintoneアプリの接続設定は完了です。
動作の確認
それではさっそくformrunへデータ連携してみましょう。
formrunへの入力内容がkintoneアプリに自動登録される様子をご覧ください!
まとめ
これまで手作業でコピペしていたformrunの入力データが、通知メールとデータシンカーを活用することでほぼリアルタイムにkintoneに自動保存されるようになりました。(必要な設定作業は、1.formrunでメールアドレスを登録2.データシンカーで登録設定 の2つだけです!)
今回はお問い合わせフォームからkintoneへの自動保存を実現しましたが、「DataSyncer メール to kintone」を活用すれば、「注文履歴」「資料請求」など、あらゆる場面でkintoneへの自動保存が実現できます。
「DataSyncer メール to kintone」は、30日間無料トライアルが可能です。こちらまでお気軽にお問い合わせください!
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