formrunで受けた回答をkintoneに自動連携してみた！

みなさんは「お問合せフォーム」などの「Webフォーム」を作成されたことはありますか？
Webフォームの作成ツールは、Googleフォーム、Microsoft forms、Tayori、survey monkeyなど多様なツールがありますが、今回は特に人気のある「formrun（フォームラン）」にスポットを当て、気になるkintoneとの親和性と合わせて解説します。

• kintoneを利用中だけど、何か良いフォーム作成ツールを知りたい！

• formrunとkintoneを使っていて、formrunへの入力結果をkintoneにも連携させたい

• formrunへの入力データのkintoneアプリへのコピペが大変．．．

こんなギモンやお悩みがある方におすすめの記事となっています！

formrunとkintoneが連携する様子

formrunのご紹介

テンプレートが豊富

formrunは約25万人が利用している、国産のWebフォーム作成ツールです。

様々なフォームが用意されています

formrunには、問合せ対応、資料請求、申し込みフォームなど、あらゆる場面を想定したフォームのテンプレートが用意されていますので、最適なフォームを作成することができます。便利ですね！

「カンバン方式」で問合せを管理

そして、フォームへの回答情報をformrun内でカンバン方式（Trelloやteamsにも似た機能があります）で管理できる点が視覚的にも非常に使いやすいです。

カンバン方式で管理

kintoneユーザーのニーズと課題

さて、kintoneユーザーの皆様もformrunを利用されていることもあるかと思います。その際、やはり「問い合わせ情報をkintoneアプリにも登録したい」というニーズがありますよね？ただ、これを実現しようとすると以下の課題があります。

• formrunへの入力データを書き写す「人」をアサインすることが必要

• 人の手を介してデータを移行するには手間と時間がかかる

• 入力漏れやコピペミスのリスクがある

これらの課題を解決するには人手ではなく「formrunへの入力データをkintoneへ自動保存する」方法が必要になります。以下では簡単な設定でformrunの入力データをkintoneへ自動で連携する方法を解説していきます。

formrunとkintoneを連携

formrunには、フォームに回答があった際に各入力項目をまとめた受信通知メールを送信する機能が標準で用意されています。
今回は、この受信通知メールを活用してkintoneへの自動登録をしていきます。
そこで登場するのが「DataSyncer メール to kintone」（以降「データシンカー」）です。データシンカーは複雑なプログラムの知識を必要とせず、メール情報をスムーズにkintoneへ自動連携するサービスです。

受信メールを自動解析してkintoneアプリに登録

ここからは、この「データシンカー」を用いて、通知メールの内容を自動でkintoneに保存するための手順をご説明します。

formrun-kintone連携のステップ

formrun側の設定

まずは、受信通知メールの設定を行います。送信先メールアドレスの中にデータシンカーの受信用メールアドレスを登録します。

formrunの通知メール設定

入力フォームの用意

今回用意した「お問合せフォーム」は以下の画面です。formrunで使用したいフォーマットを選択するだけで完成です。

お問い合わせフォーム

フォームに回答を送信すると、管理者に以下の通知メールが送られてきます。

管理者に送信される通知メール

この通知メールに記載された項目をkintoneに連携させます。

kintone側の設定

kintoneアプリのフィールドは以下の項目を作成しました。

kintoneの問い合わせ管理アプリ

通常ならこのアプリにメール内容を手作業でコピペしていきますが、毎日何通ものメールを処理することを考えると現実的ではありませんね。

手作業でこのコピペはやりたくないですね．．．

データシンカー側の設定

データシンカー側では、メール本文から「どの情報を抜き出し、それをkintoneのどのフィールドに対応させるか」の設定を行います。（設定はJSON形式で記載します）

以下は今回の通知メールの設定例です。（「JSONの作成は難しい」という方にはもちろん弊社サポートスタッフがお手伝いいたします！）

{
    "mail_header": {
        "subject": {
            "field_code": "題名"
        }
    },
    "mail_body": {
        "field_code": "メール全文",
        "body_extract":[
            {
                "field_code": "姓",
                "input_data": { "right_extract": {
                    "keyword": "姓", "start": 2, "end_word": "\n"}
                }
              },
              （中略）
              {
                "field_code": "お問い合わせ内容",
                "input_data": {"right_extract": {
                    "keyword": "お問い合わせ内容", "start": 2, "end_word": "\n"}
                }
              }]
    },
    "attached_file":
    {}
}

上記では、メール本文から抜き出したい個所を指定して、kintoneのどのフィールドコードに設定するかが定義されています。ちなみに、このJSONは今話題の「chatGPT」に作成を手伝ってもらうこともできます。

ここまでで、formrunとkintoneアプリの接続設定は完了です。

動作の確認

それではさっそくformrunへデータ連携してみましょう。
formrunへの入力内容がkintoneアプリに自動登録される様子をご覧ください！

まとめ

これまで手作業でコピペしていたformrunの入力データが、通知メールとデータシンカーを活用することでほぼリアルタイムにkintoneに自動保存されるようになりました。（必要な設定作業は、１．formrunでメールアドレスを登録２．データシンカーで登録設定　の２つだけです！）

今回はお問い合わせフォームからkintoneへの自動保存を実現しましたが、「DataSyncer メール to kintone」を活用すれば、「注文履歴」「資料請求」など、あらゆる場面でkintoneへの自動保存が実現できます。

「DataSyncer メール to kintone」は、３０日間無料トライアルが可能です。こちらまでお気軽にお問い合わせください！

DataSyncer for kintone | 企業内データとkintoneを自動連携

Webフォームとkintoneを簡単連携