オフラインイベント(女性限定!)を開催して、準備・意識したこと
こんにちは！コミュカル CMO のあややです。
今回は「【女性限定】Canvaでデザインを学ぶ│基礎講座」イベント開催にあたって、準備・意識したことを紹介します。
こんな方におすすめの記事です
女性限定コミュニティに興味のある方
コミュニティ運営に興味のある方
コミュニティイベントに興味のある方
オフラインイベント運営に興味のある方
何か参考になる点があれば嬉しいです！
最初に考えること
まず最初に考えるべきことは2つあります。それは「目的」と「誰のため」に行うのかということです。
今回のイベントのきっかけですが「女性たちが職種や年齢に関係なく参加でき、学びながら交流できる場を作りたい」という私自身の強い想いがありました。（ここは詳しく話すと長くなるので、一旦ここまで）
これが「目的」であり「誰のため」にあたります。
イベントの準備
「目的」「誰のため」を明確にしたらイベントの準備に取り掛ります。ここで考えるべきことは「いつ」「どこで」「何を」「どのように」という4つです。この4つをベースに実施したことを紹介します。
まず、「オフライン（会場）でのイベントを開催したい」という思いが一番にありました。なぜオフラインにこだわったかというと、前述の目的にもあった「学びながら交流もできる場」を実現できるからです。
イベントの内容と講師決め
次に、オフラインの場で何を学ぶのか。これは職種や年齢に関係なく女性が興味のあるテーマを検討しました。そこで考えたのが、デザイン性が高く女性に人気の「Canva」を使ったワークショップイベントです。
講師には、普段から交流のあるデザイナーの Yukkinさんにお願いしました。
イベントの内容と講師が決まったら、開催日時や会場を決めて、イベントページを作り集客していきましょう。
開催日時を決める
春分の日で祝日だった 3月21日（火）に開催日を決めました。時間は13:30 - 15:30 の2時間で設定。
平日の夜という選択肢もありましたが、参加できる人の層がギュッと絞られてしまうので、なるべく多くの方が参加しやすい祝日のお昼にしました。
会場を決める
今回の会場選びのポイントは、「女性ウケの良さそうな会場」でした。Canvaを学ぶイベントなので「Canvaについてさえ学べればいいじゃん」という考え方もありますが、やはり殺風景な会議室よりもお洒落な空間で学べた方が嬉しいですよね。
この条件を踏まえて今回は CAFE SALVADOR BUSINESS SALON さんをお借りしました。ビジネスミーティングにも使える落ち着いた雰囲気のカフェです。
Aエリア、定員20名の小会議室をお借りしました。こちらはマイク使用不可のスペースです。「少人数だし、講師のYukkinさんも声がこもる方ではないし、大丈夫だよね」と判断したのですが、カフェ利用のお客様もいるため周囲の雑音があり、後ろの席の方には少し聞き取りづらい状況となってしまっていました。
これは実際に利用してみないと、なかなか分かりづらいところなのですが反省点となりました。
また「子供のお世話があるから」という理由で参加を諦めてほしくなかったので、会場に「子どもの来場をOKとしているのか？」という事前確認を行い「お子様連れOK」としました。
会場にキッズスペースがあるわけではないので、お席を用意するだけなのですが、重要な確認事項です。
結果としてお子様連れの方はいらっしゃらなかったのですが、「（家族に預けられなかったら）連れていきます」と参加申込いただけた方もいました。
今後もなるべく「お子様連れOK」のイベントにしていきたいと思います。
※ここで一つお願いです。もし「イベント会場を貸してもいいよ！」という方・企業様がいらっしゃればぜひご相談させていただきたいです。お手数ですが、ご連絡ください。
イベントページの作成
イベントページは、Peatixで作成しました。用意できる席に限りがあるので、申込み者管理はPeatixに一本化させました。connpass にもページは立てましたが、申し込みはPeatixへ誘導させるといった仕組みにしました。
本来なら会場の住所まで載せた方が親切だと思いますが、「女性限定」イベントであること。参加人数が限られていること。これらを踏まえて、最寄り駅だけ記載し会場の住所は申し込み者に個別メールでお知らせするという方法をとりました。
当日
イベント当日は企画した内容をオンタイムに進行していくのみですが、ここで工夫した点も紹介します。
受付の用意
参加者さんの名札を用意。プリントアウトして一枚一枚ハサミで切るという地味でアナログな作業です。
ネームプレートの紐にも意味があります。青紐の人は写真の映り込みNG、赤紐の人はOKという分け方です。イベントの様子を記録に残すために写真を撮影しますが、参加者に安心して参加してもらうための対応策です。
また参加者チェックリストも作り、受付を華やかなイメージにしました。
そういえば、昨日のイベントで使った参加者チェックリストや名札はCanvaで作った。
— あやや (@ayyh_18) March 22, 2023
デザインセンスに自信のない私にとってテンプレ使えば、それなりの雰囲気に仕上げてくれるCanvaはすごい有難い存在👏全部に脳のリソース使えないので、テクノロジーも使って賢く分業🤖 pic.twitter.com/DjQl7lI2Ra
ちなみに名札やチェックリストのデザインは、季節に合わせて桜をイメージしたピンクをメインに作成しました。Canvaのイベントなので、運営側もCanvaを賢く活用します。
スタッフにお願い
当日のスタッフを知り合いの2名にお願いしました。1名は普段からコミュカルのお手伝いをしてくれている方なのですが、お住まいは広島。「ちょうど東京に行く用事があるから」とイベントに参加してくれました…！感涙
お2人には、受付と会場への誘導（カフェスペースもあり、案内板が出ているわけでもなく少し分かりづらいため）をお願いしました。イベントが始まったらほとんどやることはないので、参加者さんとの積極的な交流をお願いし、純粋にイベントを楽しんでもらいました。
当日に「コレやってください」とポンとお願いしたのですが、2人とも期待以上に良い動きでお手伝いしてくれました。ありがとうございました！
お土産を用意
講師のYukkinさんにお願いして、「デスクトップ背景」を作成してもらいました。デザインと親和性の高いCanvaイベントならではのお土産です。
最後にイベントの様子をちょっぴり紹介
いかがでしたでしょうか。ちょっとしたことに感じるかもしれませんが、参加者に楽しんでもらえるよう細かい工夫と気配りを行っています。
参加者の皆さんからも大好評のイベントとなりました♪
こちらの記事に関しての感想コメントや「こういう時はどうするの？」といったご質問などがありましたら、お気軽にお寄せください。
（繰り返しにはなりますが、会場の提供など何かしらイベントのサポートをしてくださる方がいらっしゃいましたら、そちらの方もどうぞよろしくお願いします！
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