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zoomイベントディレクターをしてみて気付いたこと

こんにちは。コミュニティフリーランスの長田(@SsfRn)です。

僕が関わっているコミュニティ事業のうちの一つに、「渋谷をつなげる30人」というものがあります。一言で言えば、コミュニティ型まちづくりプロジェクトですね。(詳しく知りたい方は下記へどうぞ)

僕はここでコミュニティマネージャーとして関わっているのですが、このプロジェクトにおいて大事なイベントが先日開催されました。本来は、関係者を含め100名以上が集うような大型イベントだったのですが、この世の中なので身内だけの小さなイベントに。

ただ、オンラインも駆使して開催しようという話になり、zoomを使ってオンラインでも繋ぎながらの実施となりました。運営メンバーの中で一番オンラインに強い、そんな理由で僕がzoomのディレクションをすることに。

僕としては初めてのzoomディレクターだったので、実際にやってみて気付いたことをここにまとめておこうと思います。


機材について

本題に入る前に、当日どのような機材を使ったのか?というところを整理していきます。

・大型モニター①:プレゼン資料を映す
・大型モニター②:オンライン参加者の顔を映す
・PC①:ディレクター用の管理PC
・PC②:プレゼン資料を投映(大型モニター①と接続)
・PC③:zoom画面を投映(大型モニター②と接続)
・iPad:会場の雰囲気を伝えるため、移動用カメラの役割
・スピーカー:オンライン参加者の声を会場に届ける(PC②と接続)
・マイク:zoom側に声を届ける 

こんな機材を用意し、それぞれの役割をこんな風にイメージしました。

なお、このイベントはプレゼン形式がメインとなり、会場には30名近く、オンラインからは9名ほどが参加したものになります。リアルとオンラインのコミュニケーションも、それなりに取っていくこともイベントの特徴です。


音声回線を考える

まず、音声を回線について考えました。

これだけ多くの機材を使うため、音声の出どころをちゃんと考えないと、ハウリングが起こってしまいます。

オンラインイベントにおいて、音はかなり大事な要素。もしハウリングばかり起こるイベントだと、それだけでオンライン参加者もリアル参加者も不快な思いをしてしまい、イベントが成立しなくなります。

なので、まずは音声を出す機材をひとつに絞り、それをスピーカーにBluetoothで接続しました。正直、音声を出力する方はスピーカーに繋がればなんでもいいです。

ただ、音声を届けるPCはちゃんと考えないといけません。今回は念には念を入れてマイクを使用しましたが、一番プレゼンターの声を拾えるポジションのPCのみ音声入力(zoomのマイク)をオンにして設定。

これで、オンラインとリアルの音声については繋がったことになります。ちなみに、僕が見ていた管理用PCは別でイヤホンを繋ぎ、ちゃんと音声が届いているか僕がチェックできるようにしていました。


オンライン側視点の映像を考える

続いては映像。

リアルの方は、予定通り進められればそれなりにクオリティが保てるので、気にすべきはオンラインで参加している皆さんのこと

プレゼン中は画面共有機能を活用し、プレゼン資料を映していくことになります。ただ、それだけだとリアル感を伝え切るのは難しいので、iPadの出番。

常に動かして、喋っている人を映し続けます。声だけじゃなくて、映像でもプレゼンしている様子を届けられれば、オンライン参加でも、より臨場感を持って参加することができます

質問があればその人を映し、MCが喋る時はMCを映す。人手はかかりますが、それをするだけで映像コンテンツとしての価値はかなり上がると思います。経済的に余裕があれば、たくさん一眼レフを用意して使うというのもありです。


チャット機能の活用法を考える

オンライン参加の懸念点として、どうしても受け身でのスタンスになってしまい参加者意識が薄れてしまう点です。

ひたすら聞くだけだと、人はどうしてもそうなってしまうもの。リアルの場がリードして進めていくイベントなら、特にその特徴は顕著に表れます。

そこでチャット機能の出番です。プレゼン中にオンライン側が話してしまうとイベントの進行を遮ってしまうため、チャットでのコミュニケーションを取っていきます。

些細な感想から、時には雑談まで。オンラインでのヒソヒソ話は、やってみたら意外と楽しいもの。

テキストでも「話す」という行為をするだけで、人はそのイベントへ自分を投影することができます。つまり、参加者意識を持つことができる。

よくイベントでアイスブレイクをやると思いますが、あれも同じ効果を狙っていることが多いですよね。

zoomディレクターは、チャットでのコミュニケーションを促すのも大事な役割です。

「何かあればチャットに書き込んでくださいね!」

そう書いていくだけでも、オンライン参加者は少し安心感を感じることができます。ここはオンラインコミュニティの運営と、考えることは似ていると思います。

あとは、何かトラブルがあった時、チャットで知らせてもらうようにもしていました。イベントの進行を妨げずに対応していくには、この方法が一番なのかなと。


起こるであろうトラブルを考える

理屈や理論でうまく用意しても、なぜかうまくいかないことがある。

そう機材トラブルですね。

その対応役としてzoomディレクターが常にスタンバイしているわけですが、どういったトラブルが想定できますでしょうか?

・なぜか画面共有がされていない
・なぜか音声が切れている
・なぜかフリーズしてしまっている

これをイメージしていくには、どうしても場数を踏むことが求められます。運営する側なら最高ですが、zoomイベントに参加して立ち会うだけでも十分な経験値。

僕の場合は、NPO法人グリーンズの「コミュニティの教室」にてzoomをかなり駆使しているので、そこで起こったトラブルを想定して先手で対応できる状態でした。

今は様々なオンラインイベントが開催されているようなので、一つでも多くのイベントに参加してみるのはいいかもしれませんね。


最後に

実際にやってみると、様々なところへ気を配らないといけないし、イベントの流れをイメージしないといけずかなり体力を使いました。

でも、なんとか無事にイベントが終了してなにより。

今後、きっとこういったところも総合的にディレクションするスキルが求められていくと思うので、書き記しておきました。

また、オンラインイベントについて気付き等があれば、noteを書いていこうと思います。

それでは!


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コミュニティを生業とするフリーランス/「人の関係性・居場所をつくり、そこに関わるひとを幸せにする」/ Wasei Salonコミュニティマネージャー /T4TOKYOコミュニティマネージャー/渋谷をつなげる30人コミュニティマネージャー / mint / NPOグリーンズ
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