人が減っても残業しなかった話。

先日チームリーダーが倒れ、急遽１ヶ月ほど不在となることになった。
ベテランの大先輩で、大きな仕事も任されている方。

突然のことだったので引継ぎも何もなかったが、普段の恩返しだ！ということで上司も交えて作戦会議から開始。

目標設定

上司からのリクエスト
「限られた時間の中で、人数減をカバーする」
人が減ったからと言って、残業を増やす必要はないという意向。

可能な限りクオリティを落とさずにカバーしたいという意見もあったけれど、残業が必須となるため却下となった。

急がないタスクは後回しにして良いという一言もあり、最低限の時間内で業務を回していくことになった。

実現するために必要なこと

１．タスクの把握
リーダーのタスクの把握も大事だが、自分のタスクを把握することも忘れてはいけない。まずはすべてのタスクを洗い出した。

２．優先順位決め
洗い出したタスクの優先度を確認。
期日が迫っているもの、重要なものから着手し、残りは後回し。

達成するためにおこなったこと

こまごまとしたものはたくさんあるが、フォローメンバーで小まめに情報共有をしたことが大きい。
毎日短時間のMTGを組み込み、そこで業務の進捗や優先タスクの確認をおこなった。

まとめ

結果的に、フォローした月の残業時間は2.5時間と常識的な範囲に落ち着いた。なんならいつもより少ない。

人数が減っても残業が増えないのであれば、普段から人数過多なのでは？という感想を持つ人もいるだろう。

だが、今回の目標はあくまでも「限られた時間の中で、人数減をカバーする」こと。優先度の高い仕事は漏れなくカバーできた為、フォローとしては上出来だろう。

当然ながら、人が減っているのだから部署としての生産性は多少落ちていたと思う。フォローした業務も、リーダーのクオリティが完全再現できたわけでもないし、上司もかなり時間を割いてくれた。
リーダーが信頼度の高い人だったこともあり、周りの人の優しさでなんとかなった部分も無視はできない。

ただ、この出来事を通して学んだのは、業務を回すために「不在の人の仕事をまるっと負担する必要はない。」ということ。
必須タスクさえ把握できてしまえば、あとは余力があるときに対応できれば良い。

「残業すればできる」は「定時内で完結できない」と同義。
今回の方法は自分の生活や体調も守りながら、業務も滞らせないという現時点での最適解だったのではないかと思う。