【オンラインイベントレポ】テレワークの活用に向けて“今”必要な準備とは

この記事は、2020年3月13日に執筆し、加筆・修正を加えたものです

こんにちは。採用広報の大橋です！

この度は弊社にてオンラインイベント「企業がテレワーク（リモートワーク）でも事業の成長スピードを落とさないための勉強会」を開催いたしました！

イベントに同席いたしましたので、内容を共有いたします。

このオンラインイベントの目的

・初めてのテレワークに戸惑う企業や個人に対し、テレワークで外部人材を活用し、
　成果を上げているアーリー企業から、コミュニケーションに関する知見を伝える

・新しい働き方を広めるため「働き方革命」を掲げ、フルタイム・テレワーク
　を導入している弊社より、実態をお伝えすることで企業へ導入いただくため

イベントの流れ・参加者

・今回イベントを行った目的
・弊社サービス【クラウドテック】中山登壇
・トークセッション：
　アソビュー株式会社宮本さん・株式会社アトラエ森山さん
・Ｑ&Ａ

今回参加いただいた皆さん：合計約10社
社内のメンバー：広報・経営企画・労務
登壇：クラウドテック事業部・HS

オフラインの人数＝オンラインで参加する人数になる新鮮な空間。
プラスで4名のカメラマンが録画やシャッターを切っていました。
はじめて見る光景なのでこっちまでドキドキ！

静かな緊張感のなか
イベントスタート！

まずは採用広報、佐々木(みどりさん)の自己紹介から！

みどりさんは2人のお子さんのお母さん。
フルフレックス・フルリモートを活用＋週1,2の出社をし、
日々仕事を行っています。

▼詳しくはこちら

この状況なので、
・お子さんは自宅にいること
・1日の流れ
・リモート稼働で気を付けていること→わからないところは伝える、
　積極的にコミュニケーションを取る

などリアルな話をお伝えしました。

執行役員登壇：クラウドテック 中山

弊社の2つのサービスの働き方をメインに話しました。

※イベント時スライド引用

▼クラウドテック
業務委託・フリーランスの求人情報が満載 - クラウドテック
▼クラウドリンクス
クラウドリンクス｜副業・フリーランスのハイクラスマッチングサービス

また、クラウドテックでは感染拡大防止、および新しい働き方を広める企業のミッションとして全てのクライアントに

・テレワーク
・時差出勤

の提案を行ったのです。

なぜそのような提案を行ったのか？

理由：
①関わっているクライアント、フリーランスの方々、従業員など
　全関係者の安全確保の為
②従来からテレワークを推奨し、事業内に様々な知見が溜まっている
　取引先各社からコロナウイルス対策に関する情報が集約されている

クライアントに提案した結果は
なんと....

全体の5割が対策実施のアクションを起こしてくれました！

※イベント時スライド引用

※イベント時スライド引用

クライアントが実際実施した対策としてはこちら。
ぜひご参考にしてください！

■テレワーク
・VPN環境の構築を行った
・PC持ち出しの特別許可
・契約(覚書)を緊急で締結し、テレワークを実施
・チャットツールやコミュニケーション方法の設定
■時差出勤
会議の時間を制限することで、必ずその時間に
来なければならないことを減らすことで実現

とはいえですよ。
なかなかテレワークに踏み出せない理由があるんですよ～
はい、よく聞きます。みなさん悩まれています。

オンラインに対する漠然な不安がある
まずhowが分からないし、正しい方法がわからない

そんな声がもうここまで聞こえてきているので
さらにクラウドテックよりお伝えしたポイントはコチラ。必見です！

こういった内容を社内で1つ1つ確認し、クリアしていくこと。
いきなり

「テレワークやるぞ！おー！」

ではもちろんできません。
普段からテレワークを行うにあたり、素地の整備が必ず必要です。

その企業に合ったトライと工夫をし、地道に整えながらやっていく。
そうして企業×働き手で信頼構築を行い、作業を行える環境にしていくことが
第一と言えます。

トークセッション

宮本さま、森山さま、弊社中山の三者で
トークセッションスタート！

オフラインとオンラインのコミュニケーションの違い
・あまり差がない印象ですが、メンバーの表情が分かりづらい
・心理的距離感を感じやすい状況になる

テレワーク前提でのコミュニケーションで気を付けていること・工夫
・常時接続を行ってメンバー同士声をかけやすい環境をつくっています！
・バーチャルで休憩や喫煙などの部屋もつくって交流が出来る環境に
・目的に合わせた箱(環境)を作り、コラボレーションしやすい状態に

テレワークによるオンラインでのコミュニケーションに
初めて取り組む人たちへのアドバイス
・自分たちもまだまだ模索中ですが、やはり定型業務はテレワークで機能している。
→社内で定型が出来ていないことを定型しにいく。

【マネジメントにおいて気を付けていること】
・メンバーの意識や意欲が下がってくるところを見逃さない
→コンディションを月に1回ツールで確認を行っている

・定量、定性を考えながら仕事を進める
→テレワークの環境はどうか、やりがいを損ねていないか
　随時コミュニケーションを取りながら仕事を進める

・抜けがちな存在自体の承認、人間らしいコミュニケーションを心がける
→普段社内で顔を合わせて伝える「ありがとう」や褒めることを
　オンラインでも伝える

結果、テレワークは

・生産性が上がった
・テレワークを行うことで顕在化してこなかった課題が見えた

だからこそ実験して学ぶこと、
自社に合う方法や手段は何なのかを考える必要があると言えます。

Q＆A

記者の皆さんも注目のテレワーク。
質問はテレワーク方法や、不安の声が多いようです。
Q：記者の方の質問/A：登壇者回答

Q：テレワークを行った職種の具体例を教えてください。

A：テレワークが円滑に行われていた職種は、エンジニア、
　 管理(バックオフィス)、営業アシスタント等。
　 次の業務が比較的分かっているので業務効率も上がっているイメージでした。

Q：IT企業だからこそテレワークは機能するのではないかと考えてしまう方も
　 多いと思います。そんな中、テレワークを導入したことが無い企業への
アドバイスをください。

A：「業界」という括りではなく、「職種」毎でテレワークはできないかを考える
　　必要があると思います。
　　まずは社外でも情報が共有できるよう、クラウドのツールを使用することから
　　はじめてみる。
　 そういったところから在宅で出来る環境づくりを試してみるという姿勢で
　　導入を行ってはいかがでしょうか。

Q：会社としてのネット環境のサポートはどうされたのでしょうか。
A：これは大きな課題でした。現状はPCの持ち出し申請と共にポケットwifiを
　メンバーに貸し出せています。個人の携帯でテザリングを行う際の費用負担は
　会社かメンバーかといった部分は論点になると思うので、決める必要は有ると
　思います。
　
　～追加～
　テレワークでOK→カフェで商談と言ってもクライアントの情報をそのまま
　声に出して情報漏洩しちゃうなどのリスクもあるので、セキュリティー面や
　リスクヘッジにおいてもメンバーに認知してもらう必要もあります。

今から導入される企業さまへ伝えるということもあり、やはりテレワークのHOWや、セキュリティー面などの質問が多かったですね。

おわりに

テレワークは生産性を上げる手段になる反面
読み取れる情報量が少なく、心理的距離を感じやすい状況になる。

よって今やるべきことは
定型作業の言語化と業務の定型を行っていくこと。

引き続き働き方の柔軟性を高めるような提案活動を行い、
1つでも多くの企業さまが実施できる状態にすることが
クラウドワークスとしてのミッションだと考えています。

全社一同、今後も発信していきます。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました！