ミーティングのゴールを設定する

以前ミーティングの事前準備の記事を書いたが、ゴールを設定するという視点が漏れていたことに気付いたので、今日はミーティングのゴールを設定することについて整理してみたい。

ゴールを明確にしなかったミーティング

毎週定例で実施しているミーティングについて、いつもの流れで、話したいトピックはこれ、という感じでつらつらっとアジェンダを作って臨んだが、ミーティングの場で「あれ、この話はどこまでこの場で話すんだっけ？」となってしまった。
結果、ミーティング自体がグダッとなってしまい、あまり何も決まらないまま終わってしまった。

なんでうまくいかなかったのかな、とふりかえってみたときに、ゴール設定が曖昧なままだったんだなとふと思い当たった。

全体の中の一部としてミーティングを見る

自分がついやってしまいがちなのが、ミーティングをミーティング単体で見てしまうこと。
ミーティングで完結してしまうと、その中の流れだけに終始してしまって、目的やゴールを見失う気がする。

関係者が集まって話し合うのは、事業全体の中で、それまでの時間に発生した出来事から明らかになった課題を、これからの時間にどう解決していくか、という、全体の流れのある瞬間を切り取って、その前後を繋げていく作業だと思う。

自分が主催者やファシリテーターであれば、ミーティング前後の繋がりを意識して、現状からミーティングを経てどう次のアクションに繋げていくか、というシナリオをある程度想定しておく必要があると思う。
参加者であれば、参加するミーティングの目的に応じて、現状を踏まえた自分の主張、今後に向けてどこまでは譲歩できるのか、あたりは整理してから臨んだ方が良さそう。

ゴールを明確にする難しさ

理屈では分かっているけど、実際にゴールを設定するとなると難しい。
ミーティングの場でどこまで進めたいか（進める必要があるか）を意識しないといけないとは思いつつ、他の参加者の準備状況によってくる部分もあるので、そこは根回しが必要なのかなとも思う。（個別に直接話しておくなど）

結論を出すのか、意見を発散させるところまでで留めておくのか、頭出しだけにするのか、等、どの段階まで話をするのか、というのをその後のスケジュール感と合わせて考えることで、そのタイミングでのゴールを設定できるようになるのかなと考えている。

そのうえで、ゴールに辿り着くために他の参加者に準備をしてもらう必要があれば、それを促していくことが必要になってくる。

やはり事前準備は大事だし、時間のかかるものだと改めて認識した。