【ちょっと意識高い系リーマンおすすめの1冊】Outlook最速仕事術
どうも、K2カレッジです。
秋のシルバーウィークですね。
多くの人が、ゆっくり休んだり、旅行に出かけたりと、
連休を楽しんでいるのではないでしょうか。
楽しい時間で連休を埋め尽くすのもいいですが、隙間時間の自己研鑽も忘れないようにしたいものですね、
今回、紹介する本は、以下です。
・アウトルック最速仕事術
メールを使う会社員の多くは、Outlookを使っているかと思います。
このOutlookですが、
おそろしいほどに私たちの時間を搾取しているんです。
本書によると、メール処理にかかる時間は、
約500時間/年だそうです！
大切なので、もう一度言います！
500時間です。
1年間に240日の出勤をすると仮定し計算すると、
1日当たり2時間以上（勤務時間8時間中）もOutlookに費やしているんです。
そう考えると結構怖くないですか？
僕はこの本を手にしたとき、
何が何でもメール処理の時間を減らしたい！と即座に思いました。
メール処理から、”価値”は生まれませんから。
そこで、本書内に記載されている
メール処理の中に潜む無駄、
それを省くためのショートカットや設定を紹介していきます。
1.Outlookの中に潜む3つの無駄
Outlook内に潜む無駄は大きく3つあるとされています。
Ⅰ.マウス依存のムダ
手がキーボードとマウスを往復することによる時間のロス
Ⅱ.画面切り替えのムダ
意識せずに多くの画面を切り替えることによる時間のロス
Ⅲ.整理しすぎのムダ
過度なメールのフォルダー分けおよびその操作と判断時間のロス
ⅠとⅡについては、
OutlookだけでなくExcelやPC作業全般に共通することなのですが、
とにかく、画面切り替えとマウスを触ることは時間のロスにつながります。
この点は皆さん心当たりがあるのではないでしょうか？
1番大切なのは、3つ目の過度なメール振り分けによる時間ロスです。
皆さんメールのフォルダ分けを丁寧にしていると思いますが、
あれは本当に時間の無駄になるので避けたほうがいいです。
もう少し掘り下げると、フォルダは、最低限あれば問題ありません。
その点3章で説明をします。
2.無駄を省くショートカット
では、1章でもあった、
マウス依存から抜け出す方法を紹介します。
これは、もう簡単です！
ショートカットを使いましょう！
え、結局ショートカットなの？
Excelで大量に覚えたのに、Outlookも覚えないといけないの？
と億劫になる人も少なくはないかと思います。
とりあえず10個だけ覚えてください！
10個だけでも生産性はかなり変わります。
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①Ctr+R メールの返信
②Tab/Shift+Tab マスの移動
③Esc メールを閉じる
④Ctr+F メールの転送
⑤Ctr+<> 次(前)のメールへ移動
⑥Ctr+N 新しいメール作成
⑦Ctr+Enter メールの送信
⑧Ctr+E メール検索
⑨Crt+Shift+<> フォントサイズ変更
⑩Ctr+1 or 2 メール画面と予定画面の切り替え
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文章だけで分かりにくいかもしれませんが、
上記の10個を実際にPC上で試してみて、
どんな動きになるか確認してみましょう。
3.無駄を省く設定
次に、本noteのメインとなる章にやってきました。
無駄を省く設定です。
ショートカットまではみんな思いつくんです。
ただ設定まで知ろうとする人は少ないので、ここでレベルアップしましょう。
では、本書になる最速のメール処理術について述べていきます。
〇STEP 1
受信ボックスには未処理のメールのみ残し、処理したメールはすべてアーカイブフォルダに入れる。
👉
自分が使うフォルダは、
"受信BOX"と"アーカイブ"の２つのみにしてください。
それによって、このメールはAフォルダに移動させようか、それともBフォルダへ、、、などの判断する時間と振り分けの作業時間を減らすことができます。
ですので、未処理のメール、つまりこれから対応すべきTODOは、受信BOXに、対応済み、もしくは対応する必要がないメールはすべてアーカイブへ残るということを目指してください。
以下、フォルダ作成の仕方となりますので、
ぜひ参考にしてください(^^♪
〇STEP 2
クイック操作を設定し、メール振り分けをショートカットキーを用いて行う。
👉
もう少し詳細を述べると、
ショートカットを使ってメールを振り分けていき、いちいちマウスでドラッグアンドドロップする時間を省きましょう、ということです。
Outlookには、クイック操作という機能がついており、
そこをいじると、Ctr+Shift+△(数字キー)にて、
メールをフォルダに移動させることができます。
メールがきたら、
内容を確認し、処理する必要がないものはすべてショートカットで、
"アーカイブ"フォルダへ。
対応すべきメールも、
対応が終わったら、ショートカットで、
"アーカイブ"フォルダへ移動させていき、
業務終了時点で受信BOXに残った案件のみが、
次の日のTODOになるわけです。
以下の2つの記事、
もしくは本書を購入して詳細を確認してみてください。
4.まとめ
最後におさらいとなりますが、
私たちはメール処理に1日に約2時間も費やしており、
メール処理から価値を生むことはできないため、時短をする必要がある。
時短のためには、
Ⅰ.マウス依存のムダ
Ⅱ.画面切り替えのムダ
Ⅲ.整理しすぎのムダ
の、３つの無駄を減らす必要がある。
これらの無駄を減らすために、本書内に書かれている、
ショートカット、またクイック操作設定を活用することが勧められる。
私は、この本のメソッドを取り入れてからは、
メールの処理速度が2倍になり、
その他の業務にかけられる時間が1時間/日ほど増えました。
*（自分なりにアレンジも加えています。）
それによって、
「上司やチームメンバーからも仕事速くなったね」
と言われることが多くなりました。
Outlookメールはこれから何年も使うソフトだと思いますので、
早めに効率の良い使い方をマスターしておきましょう！
もし本noteがタメになった方は、ぜひともスキ💛をお願い致します！
では、また次回のnoteでお会いしましょう(^^)/
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