第0回co-yoriの部屋@チガラボ 開催レポート

2022年6月24日、私の地元である神奈川県茅ヶ崎市のコワーキングスペース・チガラボで仲間とともに「co-yoriの部屋 第0回 TAKURAMIにある価値観を知ろう！」というイベントを開催しました。

私にとっては初めてのイベント開催。イベントを開催しようと思っているけど「どんな準備が必要なの？」「何が一番大変だったの？」と思っている方の参考になればとレポートを書いています。

イベントのタイトルにある「co-yori」と「TAKURAMI」が何なのか分からないと思いますが、この後触れます。

誰が書いてるの？

ライスワークとしてフリーランスのエンジニアを、ライフワークとして仲間とともにコワーキングスペースのコミュニティを活性化させる活動をしている青木大介です。

週4日労働のエンジニア業（ライスワーク）で生活費を得てそれ以外の時間を使って活動（ライフワーク）しているわけですね。

co-yoriとは？

「仲間とともに」と2回書いたのは、イベントの開催を含めて、私1人で活動しているわけではないからです。

私を含めメンバーは4人。イベントのタイトルにある「co-yori」（「こより」と読む）は私たちのチーム名です。「会社名」ではなく「チーム名」と書いたのはまだ法人化していないから。
公式サイトは https://co-yori.com にあります。

メンバーは、東京、神奈川、浜松、兵庫に住んでいます。今回は、私の地元に他のメンバーに来てもらって開催しました。

コワーキングスペースとは？

co （共同の、共通の）と頭についている通り、共同の仕事場所です。co-yoriのcoも同じcoです。シェアオフィスをもう少し敷居が低くして個人が使えるようにしたものと思って頂けるとイメージしやすいかと。

と言いつつも、コワーキングスペースの実態は千差万別。私たちは、コワーキングスペースを仕事をする場所を提供することに特化した「作業集中型」とメンバーが交流が盛んな「コミュニティ型」に分類しています。

チガラボとは？TAKURAMIとは？

チガラボは神奈川県茅ヶ崎市にあるコワーキングスペース。私の「棲息場所」でもあります。私たちの分類でいうところのコミュニティ型です。

チガラボの「ラボ」はLaboratory（研究室、実験室）を指していて個性豊かなメンバーが色々な活動をしたりいろいろなイベントがしょっちゅう開催されたりしてかなり楽しい場所なので、ぜひ皆様もおいでませ。

イベントのタイトルにあるTAKURAMIというのはチガラボの造語で、「やりたいこと」や「アイディア」を指しています。

このTAKURAMIというのは、かなり幅広くて必ずしも大きなプロジェクトじゃなく、ちょっとした”想い”でも良くて気軽に語ったり始めたり、周りを巻き込んだりできます。

エンゲージメントカードで価値観を知る

「エンゲージメントカードで遊んでみよう！というイベントです。エンゲージメントカードは、自分や相手の価値観を知るためのカードゲーム。カードの一枚一枚に、「自由」「挑戦」「親切さ」「面白い」「多様性」など様々な価値観が書かれています。

プレイヤーは山札からカードを引き、手札に加える o r場に捨てるか の選択をします。これを山札が無くなるか、制限時間を過ぎるまで繰り返してゲームは終了。手元に残ったのが、各プレイヤーの大事にしている価値観です。

当日までにやったこと

イベントの枠を抑えたのが5/9、イベント当日の約1ヶ月半前。この時点では内容は全く決まっていませんでした。何をやるのか分かってない段階で枠だけ抑えちゃったわけです。

イベントについて初めて本格的に話し合ったのが5/21、イベント当日の約1ヶ月前です。この時点では、約2時間といううイベントの枠をどう区切るか、内容はどんなものが考えられるかざっくり話しあいました。

その後、イベントの内容がなかなか決めきれずに時間がどんどん過ぎていきます。エンゲージメントカードを使うという案も当初から出ていたわけではなく、二転三転した末に辿り着いたもの。

最終的にチガラボの公式サイトで告知したのが6/5と、イベント当日の19日。集客を考えると、1ヶ月前には告知しておきたかったところでした。

ただし、自分で言うのもナンですが、このあたりのお尻に火がついてからのメンバーの動きは結構早かったと思います。複数人で開催したので、告知文を考える、告知ページのサムネを作る、発表用資料を作る等は分担することが出来ました。

もし1人でやっていていたらきっとパニックになっていたことでしょう。集客に関しては、現地にいるという利点をを生かし、懇意にしている方々には私から直接お声がけしてしました。

不安だったこと

参加者がいなくて中止になったらどうしよう

まず不安だったのは、人が集まってくれるのか？ということ。実際、チガラボではイベントの告知はしたけど参加者が集まらずに中止になったと言う例が過去にはあります。

しかも、初のイベント開催ということで実績は無いわけですから、来てくれる保証なんてなかったわけです。

場がシラけたらどうしよう

仮に人が集まってくれても、場がシラて気まずい沈黙が流れたらどうしよう、内容に不満だらけで、「アイツのイベントなんて二度と参加するか！」なんて思われたらどうしよう・・なんてネガティブなことが頭に浮かんだりしていました。

準備が間に合わなかったらどうしよう

これは、開催日1ヶ月前を切っても告知が出来ていない時に特に強く思っていました。なにせ初の開催なので、この時点でこれくらい出来ていればOKという目安も何もないので不安しかないわけです。

当日の様子

結論から言うと、うまくいきました。少なくとも、co-yoriとしても私としても初イベントだったことを踏まえれば及第点をあげてもいいと思います。

何人参加したの？

9名の方が参加してくれました。

前日までは参加予定者は5人だったのですが、当日の飛び入りも含めて人数が一気に増えました。

私が直接お声がけした方も約半数が参加してくれてありがたい限りです。むしろ当日、参加者の皆様が勢揃いした様子を見て内心ビビっていました。

盛り上がったの？

盛り上がったと思います。積極的に楽しもうとしてくれる方が多かったこと、私が知っている方が多かったこともあり懸念していた様なことは起こりませんでした。

・・・と書くと自画自賛している様に思えるかもしれませんが、反省点は山ほどあるので、それはこの後書きます。

大変だったこと

時間の捻出

「ライスワークとして」とわざわざ書いた様に、メンバー全員がco-yoriの活動以外に「本業」を持っています。

co-yoriの活動も、今回のイベントに全振りしているわけではなく、イベントの準備に避ける時間は結構限られています。その中で準備をするのは、なかなか大変でした。

メンバー間の合意形成

とはいえ、時間が限られているのは分かり切っていたこと。個人的に最も大変だったのは、メンバー間の合意形成です。

活動を開始して約半年、これまで大きな揉め事はあまりなかったのですが、今回は揉めに揉めました。時にはケンカの一歩手前くらいまで行きました（個人の感想です）。

なんでそんなに揉めたのかと言うと、メンバー間で前提が異なっていたからです。その前提の違いは、イベント開催経験の差です。あるメンバーはイベントの開催経験が豊富にあります。対して、イベント開催経験のほとんどないメンバー（私もそう）もいます。

経験豊富なメンバーは、どういうことをしたら盛り上がるのかを知っていますし、当日の流れなどもイメージすることが出来ます。ところが、経験のあまりないメンバーはそれが出来ません。お互いの暗黙知にはかなりの開きがあるワケです。

その差はいったい何なのか？それを明確にして議論を進めないと話が噛み合わないですが、今回我々は、かなり話がこじれてからその差に気がついたりしたので話し合いは長丁場になってしまいました。

ちょっとだけ具体的な話をすると、配布資料の印刷を白黒で行うかカラーで行うかで結構揉めました。計測してないですが、肌感だとそれだけで1時間くらい話していた気が・・・。

これに関しては、メンバーの1人が、一人一人ではなく参加者のグループ一つに対してカラーで印刷するという折衷案を提案してくれて無事（？）に解決しました。

他にも揉めたことはありますが、長くなり過ぎるので割愛します。

ただし、揉めて話し合いが長引いたのは、大変だったと同時に大きな学びでもありました。イベント後の反省会で、「前提を確認しようね、ズレてることがわかったら即声をあげようね」ということに。

きっと、今後イベントをやる上で、いや、イベント以外の活動全般において役に立つことでしょう。

反省点

前項と少し被るのですが、反省点です。

会場の設営が出たとこ勝負だった

今回、会場の設営はワリと出たとこ勝負。これはマズかったと思います。まず私がやらかしたのは、当日の進行スケジュールを書いたホワイトボードの設置場所。

席についてみると、ホワイトボードが邪魔して会場の壁にある時計が見えない。せっかく何時から何時までに何をやる・・と書いたのに意味がありません。

腕時計で時間管理をするハメになりましたが、参加者からしたら、主催者が頻繁に腕時計をチェックしたら人によっては集中できなくなるかもしれません、反省。

また、オンライン（Zoom）の参加者向けにに会場の様子を撮影するPCと発表用のスライドを表示するPCを分けていなかったのも、撮影用のPCを迂闊に持ち運びできなったりするので問題アリです。

次からは、どのPCで何をやるのか、あらかじめ決めておこうと思います。

参加者の交流する時間があってもよかった

他の参加者と仲良くなって交友範囲が広がるというのはこうしたイベントに参加する大きなメリットだと思います。なのですが、今回はゲームに振り切るあまり参加者同士が交流する時間があまりありませんでした。

次回は、交流時間をもっと確保しておいてもいいかなと思います。

名札と配布用資料があまり使われなかった

余裕を持って開始1時間前に会場での準備を始めたつもりが配布用資料の印刷に手間取り、結構ギリギリになってしまいました。しかも、資料は思ったよりイベント中に使われておらずメモとして使っていた人がいたくらい。

むしろ机の上でカードを広げるのに邪魔になってました。資料が本当に必要かどうかは、要検討です。

三つ折りにした紙の名札も用意しましたが、これも机の上のスペースを占有してしまいました。名前のシールとかで良かったのかなと思っています。

メンバー間での情報共有が不十分だった

会場のチガラボの様子を一番知っているのは普段利用している私なので会場の様子、どの位置に何があり、一つの机にどれくらいの人数が使えるのかなどは事前にメンバーに共有すべきでしたが私はそれを怠っていました。これも反省。

締め切り時間の確認をしなかった

帰りのバスの都合で最後までいられなかった方がいました。最初に、「時間がギリギリの方はいますか？」などと確認すべきだったと思います。

遅れて参加する方への対応を考えてなかった

お一人、遅れて参加された方がいました。結果的にそれほど問題にはならなかったのですが、全員が時間通りに来るとは限らないのでこう言うケースはどうするのか、想定しておくべきでした。

やってよかったこと

内容をゲームにした

前述の様にイベントの内容はかなりモメちゃいました。ゲーム以外の案も出ましたが、結果的には参加者が楽しみやすいゲームにしておいて良かったなと思ってます。

オンライン参加可能にした

時間的にオフラインだと参加できないけど、オンラインなら可能ということで参加してくれた人もいたのでオンライン参加を可能にしておいて正解でした。

お土産としてお菓子を用意した

神戸から駆けつけてくれた仲間がお土産を持ってきてくれたのがナイスでした。ただお菓子を出しても遠慮して食べないかもしれませんが「お土産」と言われると、不思議と食べやすくなりますからね。

盛り上げてくれる人に声をかけた

仲間の1人が、声をかけてくれた人が非常に盛り上げ上手の方で、かなり助けられました。もし周りにそういう人がいて興味を持ってくれそうであれば積極的に声をかけると、参加者みんながハッピーになれるかも。

ノイズキャンセル付きのヘッドセットを使った

地味なところですが、用意したヘッドセットは、ノイズキャンセルの機能が優れていてオンラインで参加してくれた方とのやりとりで威力を発揮しました。ハードウェアが高性能だと、それだけでラクになります。

ホワイトボードにスケジュールを書いておいた

ホワイトボードに当日の進行スケジュールを書いておくと参加者だけでなく、自分たちも「次になにやるんだっけ？」「このコーナー何時までだっけ？」とパニックにならずにすみますし、予定通りに進行しやすくなります。

もっとも、前述の通りそのホワイトボードを置く位置をミスしたせいで結局私はテンパっていたんですけどね・・・。

イベントを開催しようとしている人へ

色々書きましたが、イベントを開催してよかったと思います。

これを読んでくださっている方が、今回の私の様にイベント開催が初めてであれば、まずは馴染みのあるハードルの低い場所（顔見知りの人が参加してくれる可能性が高い）で開催するのがオススメです。

できれば1人ではなく仲間（イベント開催経験アリだとなお良し）と一緒にやるのがいいでしょう。

そういう意味では、今回私はかなり恵まれた条件で開催していまね・・・。

なお、チガラボのスタッフさんが書いてくださったレポートもありますので、よろしければこちらもご覧ください。
https://chiga-lab.com/report/8672
＊掲載している写真の一部はスタッフさんが撮ってくれたものです。

最後になりますが、準備はくれぐれも余裕を持って進めることを強くお勧めします。そうしないと、私の様に後半はかなり焦ってしまいます。