ファシリテーション３つの基本(その３) アジェンダ

こんにちは。
会議などのように、複数の人が集まる場で、
会がスムーズに進行するようにサポートする事を
ファシリテーションと呼びます。

ここでは、ファシリテーションの基本として
アジェンダ
について説明します。

◼️アジェンダとは？
アジェンダとは、議題やスケジュールなどを記載したものです。ですが、明確な定義はないので、逆に言えばいくつかの要素を盛り込むことができます。
私は、会議のアジェンダには、以下の項目を含めています。

会議名称
日時
場所
出席者
会議のゴール
(必達ゴールと出来ればゴール)
スケジュール

また、スケジュールには下記を含めます。

アジェンダ確認(ゴールと予定)
議事詳細
アクションアイテム(宿題)
次回日程検討

◼️アジェンダの使い方
アジェンダは会議前に作成し、参加者に事前送付します。会議の始めにアジェンダの確認を行い、会議の目的とゴールを確認します。
目的は会議の名称に入れるのがいいですが、難しい場合はゴールのなかにうまく記載します。
(◯◯の▲に向けての☆の明確化、など)
そして、スケジュールを確認し、議事に入ります。
進行に応じてゴールは変化します。時間を見ながら、最後にアクションアイテムを決めます。
このとき、必ずアクションアイテムが出てくるように、ゴールの設定には、ほぼ結論を出すことが無理な内容まで含めておく事をお薦めします。
(すると、次のアクションを参加者がイメージしやすくなります)

◼️アジェンダの効果
アジェンダを決めても、基本的にはその通りには進みません。大事なのは予定通りに進まない、という経験を皆がすることです。どんな予定でも、それを送らせることには多少は罪悪感を抱きます。その結果、一人よがりの発言を控えたり、準備不足による遅延を抑止する効果が少しずつ現れてきます。

アジェンダをファシリテーションのために活用すると、会議のやり方が変わります。
アジェンダの準備や、会議時間のはじめや最後での確認は煩雑に感じるかもしれませんが、必ず効果はあります。

最後までお読み頂きありがとうございました。

※この記事の表紙画像はacworksさんによる写真ACからの写真を使用しています。