人生を豊かにする、私のタスク管理方法

元々「７つの習慣」が好きで、時間の効率化にはとても関心があります。
そんな私がたどり着いたタスク管理方法について共有します。
普通の方法だと思いますが、何かの参考になればうれしいです。

私のバックグラウンド
● 医療メーカーのマーケティング20年
● 会議は多いがタスクの優先順位は自分で決めることができる
● いくつかのプロジェクトを平行して管理することが多い
● プライベートでもコミュニティのプロジェクトを平行して管理

月曜日の朝に1週間の予定を立てる

毎週月曜日に1週間のタスクを書き出します。

まず「時間管理のマトリクス（「７つの習慣より）」の考え方で全てのタスクを書き出します（ページ右側）。

これは、縦軸を重要（上）/重要でない（下）、横軸を緊急（左）/緊急でない（右）にタスクを分けます。「7つの習慣」では重要×緊急＝第1領域は当たりまえのように取り組むが、人生を豊かにするポイントは重要×緊急でない＝第2領域の時間を増やすことを進めています。

第2領域の例：
予防や信頼を高める活動、人間関係づくり、新しい機会を見つけること、準備や計画、心身をリラックスさせること

スティーブン・R・コヴィー著「７つの習慣」より

続いて左ページを作成します。「1週間のコンパス」は、自分の役割りごとに今週達成したいことを書き出します。例えば「父親として今週達成したいことは、子供と春休みの予定を立てる」と言うことになります。

最後に今週絶対に達成したいことを３つ決めます。この3つという数字はとても大切です。なぜなら、常に「今週もっとも効果があがる３つ」を意識するためです。

青字は日曜日の1週間の振り替えりですので、また後述します。

毎朝、本日達成したいことを３つ決める

つぎに、毎朝一番で1日のタスクを考えます。

下の写真では、一番上の欄になります。
ここでも大切なのは、４つ以上のタスクを書かないことです。タスクを並べても達成しなければ意味がありません。その意味で1日のタスクは３つが限界です。

朝のタスク整理の時に、3分以内で終わるタスクはその場ですぐやります。例えばメールでのリマインドを出すなどです。3分以上かかるタスクは「時間管理のマトリックス」に追加します。期間が1週間以上のタスクはカレンダーに記入します。ポイントはタスクを頭の中に置いておかないことです。頭の中のタスクはうっかり忘れてしまいます。だから、すぐやるか書き出すかのどちらか2択で処理します。

もし1日の３つのタスクが終われば、空いた時間で「時間管理のマトリックス」からタスクを選択して実行します。ほとんどの場合は、第１領域（重要×緊急）のタスクに取り組むことになります。

タスクを予定に落とす

1日のタスクが３つ決まれば、次はタスクを予定に落とします。

私は＜TaskChtue Cloud＞というツールを使っています。
朝からの活動を【全て】タスクに落とします。

ここで大切なのは、会議や移動以外の自分でやるタスクは25分のポモドーロで設定できる単位まで細分化します。

例えば「noteを投稿する」というタスクなら
1. noteのテーマを考える
2. 全体の構成を考える
3. 各章のタイトルを記入
4. 第1章を書く
5. 第2、3章を書く
6. 全体の体裁を整える

全てのタスクに見積ることで、書き出したタスクが本当に1日で終わるのかを可視化できますし、作業が遅れた場合は残りのタスクの中で何を優先するかを変更することができます。

何よりこのツールの素晴らしいところは、朝にタスクを固めると基本的にはタスクの順番で悩まなくてすみます。これもある程度自分のタスクの優先順にを自分で決めれるからですが、急な依頼事項が入ったときのも、「どのタスクをあきらめるのか？」がすぐに判断できます。

振り返る

最後に大切なのがタスクの振り返りです。

毎日の振り返り

私のタスク管理でユニークな点は＜＜TaskChtue Cloud＞だけでなく、手帳でも管理をしている点です。毎日1日の活動実績（予定ではないのがポイント）を手帳に記入して、1日で何時間を第2領域（重要×緊急でない）で使っているか計測しています。それを1日の最後に赤字で記載しています（手帳の写真の一番下の数字）。

タスクではありませんが、毎日寝る前にその日の感謝したいことを３つ手帳の下に書き出しています（手帳の下の部分）。これも自己肯定感を高めるのにぜひ取り入れて頂きたい習慣です。

毎週の振り返り

日曜日の夜に1週間を振り替えります。
これは月曜日に作成したフォーマットを使用します。

1週間の振り替えり内容
● 「1週間のコンパス」で今週の自分の役割りの目標は達成できたのか？
● 今週の目標３つは達成できたのか？
● 今週何時間を重要だけど緊急でない第2領域に使うことができたのか？
● 今週の良かったことを３つ

私は特に1週間でどれくらいの時間を重要だけど緊急でない第2領域で過ごすことができたかを重視しています。もう15年間毎週計測していると、第2領域を意識出来て人生が好転していきます。

そして月曜日は前の週の振り替えりをもとに予定を立てます。そうすると、自然と「今週できる第2領域は何か？」と意識できるようになります。

いかがでしたでしょうか？みなさんのタスク管理の参考になるとうれしいです。

今日の質問
第2領域（重要×緊急でない）にどれくらい時間を使えていますか？