同窓会プランナーって結局何をしてるの？

最近は推し事にも手を出しはじめました。

同窓会プランナーの槇です。

最近弊社は新しく2名の社員を迎え入れました。その方々を見てると「あ～この間まで私もそんな風にあたふたしてたなあ」と感じます(笑)

私も入社当時はプランニングって実際に何をしているのか全く想像ができていませんでした。

実際に私がプランナーという仕事をどうやってものにしていったか、アウトプットも兼ねて、今回のnoteは同窓会プランナーは具体的に何をしている仕事なのかを記事にしてみようと思います。

プランナーは如何にタスク処理能力を発揮できるかが鍵

プランナーの腕の見せ所                                                                                    

笑屋のプランナーだからできること

番外編　①お打ち合わせ　②当日運営

私、タスク処理に命かけてます。

実は弊社、フレックス制度導入してます。（コアタイム12-16）

そのため、自分自身の総労働時間を調整しながら働いていますが、基本的には10時～19時の間で働きます。

ですが、私は通勤中に「今日はあれをやって・・・これもやらなきゃいけなくて・・・」と大まかな1日のタスクを頭で整理しておきます。これをするのとしないのでは頭の回転速度が違う気がします。

弊社では円滑なタスク管理とコミュニケーションのためにTrelloやSlackを取り入れています。

プランナーの仕事は、大きく分けたらだいたい３つくらいになります。

①お客様とのやり取り

メール、LINE、お電話、直接のお打ち合わせ等お客様とのコミュニケーション時間が、1日の中で言えば約2時間強ほどあります。

少し難しいなと思うのは、お客様との距離の取り方・つめ方です。
こちらは「ビジネス」でプランニングしていますが、「同窓会」自体が娯楽の一部なので、固すぎてもダメな時もあり、フランクになりすぎてもダメな時もあり、、、この点はいまだに他のプランナーから学ぶことが多いです。

②会場とのやりとり

お客様にご提案するための会場を探す～問合せ～予約／キャンセルまで行います。

エリアや幹事様のご希望次第で、1案件につきお探して問合せを行うだけで1.5時間くらいかかることもあります。

③社内での事務的作業

名簿のデータが相違ないかの確認や、発送予定のご案内状の最終チェック。担当している同窓会の参加者数の推移や、現時点で弊社の粗利分を計算したり数字を更新して、現状の把握を行うこと。そして同窓会の当日利用する備品の確認・・・。

ここが1日の中で時間をかなり取っているかもしれません。

でもプランニングしている以上、プランナーが責任をもって最初から最後まで、その同窓会を担当しなければなりません。この作業一つ一つがお客様の信頼につながっていくと信じています。

おおよそ上記の3タスクを8時間で処理しきって、1日が終わります。

プランナーの腕の見せどころ

如何に素敵な会場を見つけられるか？予算内でおさめられるか？

幹事様にとっても弊社にとっても重要になってきますので、これが結構時間が掛かります・・・・

ただ、今まで蓄積してきた会場情報や提携会場へのご紹介等があるので、満を持した会場のご提案が可能になっています。

そして、「笑屋さんだから」とご配慮くださる会場様も沢山あります。嬉しいことですね！

笑屋のプランナーだからできること

同窓会の参加率向上のため、現在の同窓生様のご状況を可視化させたリストを幹事様にお渡しし、どのようにお声がけを広げていくかアドバイスさせていただいています。

これが、10年以上同窓会ビジネス一本でやってきた弊社の強みでもあります。

過去の事例などから、「このエリア・日時だとこれくらいあつまるだろう」という想定人数や粗利等を算出し、その情報を基に幹事様をフォローします。

時には幹事様を諭すこともあります・・・

フォローアップはメールやLINEで行うことがほとんどですが、やはり直接会ってお伝えするのが一番です！

特に私は飲み会という名の幹事会に呼んでいただき、「この人直接連絡がいっていないと思うので！連絡する担当の幹事様決めましょう！」とその場でワイワイしながら役割分担していくのが凄く好きです。笑

～番外編～

①お打ち合わせ

幹事会にお邪魔し、今後のスケジュールのご説明・サイトの利用方法をご説明・当日の進行等をお話させていただくことがあります。

基本的には、皆様の会費内で弊社は全て手数料を算出させていただいているため、遠方のお打ち合わせは難しく、一都三県内でお願いをしております。

たまに「どんな業者かわからないから」とか「どんなプランナーなのか他の幹事が心配しているから会ってほしい」といわれることも正直あります。そして会うたびに「槇さんでよかった！安心した！」と仰っていただけるので、私はお打ち合わせもとても貴重な時間で、可能な限り幹事様にはお会いできるようにしています。

お時間は特に規定等は無く、幹事様の貴重なお休みを使ってのお打ち合わせになるため、こちらから調整させていただくことが多いです。

②当日運営

運営は98％土・日・祝日です。

実は弊社ではプランナーと当日の運営は切り離しています。

プランナーは当日までの「プランニング」に特化していますが、当日の運営は「現場力」のある専任スタッフに任せることが多いです。

ですが、私は最後までお世話になった幹事様にお会いしたいですし、出張が好きなので土日も運営に入ることが多々あります。笑

運営に関しては、こちらの記事を読んでいただきたいです。

最後に

槇さんて残業しないよね、とか　槇さんスケジュール立てて計画的だよね

とよく他の社員が言ってくださるのですが、さすがに私も人の子なので「これは苦手」とか「気分じゃない」って時はもちろんあります。笑

ですが、切羽詰まりながら仕事をするのが嫌いなので、いかに優先順位を状上手に立てて処理していくかに命を懸けています。（それは盛った）

でも、入社当初は本当に手一杯になり「自分が何に追われているのか分からない」と路頭に迷って上司に何度もご迷惑をお掛けしました。

そういう時代を経て、新卒2年目も環境に恵まれていることを実感しながら働き続けています。

あと、「なんだか変わり映えしない仕事でつまらなさそう」と思うかもしれませんが、同窓会によって色が全然違うので、同じことの繰り返してつまらないと感じたことは20％くらいしかないかもしれません。

向いていると感じる確信は持てませんが、楽しみながら働ける仕事であることに変わりはないので、とても良い職につけたなとは思っています。

このnoteで「同窓会プランナー」の職に興味を持った方がいれば嬉しいです😊