「締め切りに間に合わない！」が解消される魔法のツールを知っていますか？

ToDoリストでタスク管理しているのに、気づいたら大切なタスクが手つかずのままなんて経験はありませんか？

数時間で終わるタスクであれば、気合で何とかなるかもしれませんが、2日以上かかる大きなタスクの場合は気づいた時にはもう手遅れ。
締め切りを守れず、信用を失うことがあるかもしれません。

私は締め切りをやぶる常習犯でした。
今回は、どうすれば締め切りを守ることができるのか考えていた時に出合った、ガントチャートについて紹介したいと思います。

ガントチャートとは

ガントチャートは、プロジェクト管理に使用される工程表のことです。
ToDoリストとカレンダーが合体したような見た目をしています。

なぜガントチャートを使うのか

タスク管理をしていると、重要度と緊急度が高いタスクばかりになってしまい、結局どれから処理すればいいかわからなくなることがあります。
正しくタスクの優先順位をつけられなくなる原因の１つに、緊急度の見積もりが間違っていることがあげられます。

ガントチャートにタスクを記入し、タスクにかかる期間を締め切りから逆算してみてください。
きっとタスクごとの緊急度の違いが見えてくるはずです。
タスクの重なりを見える化できるので、調整が簡単になります。

私の経験では、1日に3つ以上のタスクが入っているときは要注意です。

そんなときは、思い切って日程調整を申し出てみてください。
ガントチャートを見せながら説明すれば、並行して抱えているタスクが一目瞭然なので相談される人も納得してくれます。

ガントチャートは複数人でタスクを分担する場合にも効果的です。
私の職場では、仕事を外注することが多いため、ガントチャートでそれぞれの進捗を把握することが必須です。

進捗管理を相手に任せていると、期限を過ぎても連絡がないことがあります。
他のタスクに影響がない段階で気づければいいのですが、成果物が届いていないのに気づかず、次のタスクに取り掛かれないなんてことがあってはなりません。

スケジュールの遅れを最小限に抑えるためにも、ガントチャートでタスク管理はやるべきだと考えています。

ガントチャート記入　４ステップ

ガントチャートの記入は以下４ステップで行います。

1． 大タスクを記入
2． 小タスクを記入
3． タスクの締め切り日をマーキング
4． タスク完了までの期間をマーキング

1日で終わるような短期間のタスクではなく、2日以上かかるタスクを管理するときに効果を発揮します。

注意）
タスク管理ではタスク分解が重要ですが、ガントチャートでは見にくくなる可能性があります。
タスクの分解は1段階までにすることをオススメしています。
大タスクをガントチャートで管理し、小タスクはToDoリストで管理すると１日のタスクを把握しやすくなります。

まとめ

今回は、タスク管理に便利なガントチャートというツールを紹介しました。
ToDoリストでタスク管理しているときに発生する悩みが解決します。

・タスクを入れすぎて締め切りまでに終わらない。
・それぞれのタスクがいつまでに終わるかわからない。
・複数人のタスクを管理できない。

ToDoリストだけでは、タスクの数を把握するという1次元の管理でした。
ガントチャートを使えば、時間管理の要素を追加し、2次元で管理できます。

最後に、Excelでガントチャートのテンプレートを作成したので、試しに使ってみてください（ダウンロード期間：2020/11/８まで）。

ガントチャートテンプレート

関数など使わずにシンプルに作ってあるので、自由にカスタマイズしてください。

最後まで読んでいただきありがとうございます。
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