RPAがあれば回避できた問題7選

皆さんの会社で長期間に渡って解決できていない問題ってありませんか？

グローバル化によって世界経済は急速に成長し、モノやサービスは国境を越えてやってきます。日本企業の多くは世界中の競合他社に打ち勝つ必要があります。
しかし、攻めの戦略を考える前に対処しなければならない問題を抱える企業も多いと思います。

今回はRPAがあったら解決できていたかもしれない問題7つをピックアップしてみました。
自分の会社でも似たような問題を抱えていると感じたら参考にして頂けると幸いです。

1.社員の疲弊

中堅社員の退職という形で表面化していると思います。退職理由は長時間残業による肉体的な疲弊や、成長出来ないと感じる精神的な疲弊などでしょうか。
以前に私が働いていた会社の経理部門でこの問題が深刻化していました。現役で活躍していたリーダーや次世代リーダーとして期待されていた人たちが立て続けに辞めていくのです。
彼らは言っていました。テクノロジーの進化によって扱うデータの種類は増えるのに社内システムが追い付いていない。我々の武器はエクセルとメールだけだ。これ以上は戦えないと。
この問題を抱えた状態で企業としての成長は難しいことは自明です。それどころか競争力を維持することすら難しいでしょう。
ここで考えられる問題解決アプローチは大きく二つで、社内システムを拡充するか現場に新たなツールを導入するかです。
あるべき論で考えれば前者が正しい気がしますが、喫緊の問題を解決するには時間がかかり過ぎます。よってRPAといった自動化のツールを導入して、先ずは社員の疲弊を抑えることを提案しています。効果が出るのも早いですし、今はRPA開発も外注可能です。

2.業務の属人化

人事異動や退職が決まっているのに業務引継ぎが進まないという事はありませんか？もしくは異動したけど上司が変わっただけで担当業務は変わっていないとか。
はい、これが業務の属人化ですね。ブラックボックス化という言葉で表現されることもあります。この仕事は私にしかできないと言っている社員がいたら赤信号です。
この問題を放置していると変化が起こらない組織になってしまいます。業務担当者はその仕事をしていれば雇用が維持されるので、業務効率を上げる動機がありません。多くの場合、上司も業務プロセスを理解していないので改善のアドバイスも出来ません。これではDX化を進めて競争力を高めている企業に太刀打ちできません。
ここでRPAが属人化から脱却するために役立ちます。RPAを導入するためには業務プロセスを明文化する必要があります。その結果、その業務自体をやめるであったりRPA化しないという判断をすることもあると思います。（RPA化しないとしても他社に引き継げる）
ただ、それでも属人化から脱却できて将来的なリスクを減らすことには成功しています。この効用は大きいのではないでしょうか。

3.苦戦する人材育成

人事考課の度にそう感じていらっしゃるマネジャーは居ると思います。そして同じ業務の繰り返しだけで成長を感じられないと感じているメンバーも居ると思います。
世界の経済が成長している状況での現状維持は、相対的には後退しているのと変わりません。人口減少により新規雇用も難しくなってくるので、既存社員が成長しないということは企業として致命的なリスクを抱えていることになります。
ここで、なぜ社員の成長とRPAが関係するのか疑問に思われた方もいると思います。一言で成長といってもリーダーシップやマネジメントなど様々な分野がありますし。
ずばりRPA導入で期待できる社員の成長分野は『ITリテラシー』です。
第4次産業革命期における現在、どれだけの量の業務をIT技術で自動化出来るかで成長の伸びしろが変わります。
RPAはその入門に適したツールであり、発展的な利用に耐えるポテンシャルを持っているのです。

4.新システムのハードランディング

多くのシステムがクラウドサービスとして利用できるようになり、新たなシステムを驚くべきスピードで導入できるようになりました。それもビジネス部門だけでです。一方でクラウドサービスは自社業務に合わせたカスタマイズが出来ないという面があります。
その結果、さまざまな問題を引き起こしてしまっていると感じています。
不十分な業務設計でシステム導入を試みた結果、膨大な量の作業を新たに生み出してしまっているのです。期待していたパフォーマンスを引き出せなかったり、かえって業務効率が悪化したりしていないでしょうか。
確かに業務設計を十分に行わなかったのだから仕方がないと言ってしまうのは簡単かもしれません。しかし、私はそうは考えません。この変化の激しい時代に十分な業務設計をしていたら時代についていけないからです。
つまり、導入後に問題が発生することを前提に、それに対応し得る手段も準備しておこうよという事です。
それに適したツールは人間の作業を自動化するRPAが有力でしょう。

5.増え続ける人件費

採用枠を要求してくる現場と許可しない経営という構図はどの企業でもあるのではないでしょうか。特に人事・経理・物流といった間接部門では顕著だと思います。
そしてその折衷案として派遣社員の活用が進みます。ただ、企業は派遣社員の成長までの責任は負っていませんし、派遣会社は契約外の仕事はさせません。そのためビジネス成長と正比例して業務量と派遣社員が増え続けることになります。
これには費用面だけではない問題があります。現場は採用枠を要求してくるくらいなので現状維持で手一杯。つまり業務改善が期待できないのです。
因みに派遣社員が行っている作業とRPAは非常に相性が良いとされています。
なぜなら作業を派遣社員に依頼する過程で、手順が明確になっており社員の意思決定が必要なプロセスが省かれているからなんです。あとは外注を利用してRPA化するだけです。
業務改善も担うことを前提としたBPOサービスもありますので一緒に検討してみると良いと思います。

6.進まない業務改善

昔から業務改善を目標にITシステムの活用はされてきました。おかげで人事/給与や会計といった基幹システムは充実し、スタートアップ企業でも何かしらのシステムを利用しています。
そして最近は毎日のようにDX化による成功事例を目の当たりにするものの、なぜか自分の会社ではDX化が進まない（＝業務改善されない）と感じてらっしゃる方も多いのではないでしょうか。
それはなぜか。私の仮説と解決方法は以下です。自社の状況と比べてみてください。
先ず、DXには二つの段階があります。個人の経験やメール文章などのアナログデータををデジタル化するDigitizationと、デジタルデータを使って付加価値を生み出すDigitalizationです。
私は第1段階を経ずに第2段階を目指しているのではないかと考えています。
企業の経営者の多くはデータはあると仰いますし私も同意です。しかし、DXの第2段階で活用できない状態のデータなのです。原油は精製してガソリンにしないと車は動かないのと同じ理屈です。
そして解決策ですが、いわずもがなRPAの導入です。RPAはこの第1段階で力を発揮するツールだからです。
理論的にはマンパワーで第1段階をクリアすることも可能ですが、社員は付加価値を創造する第2段階に注力すべきと考えます。

7.システムのサイロ化

システム導入が容易に短期間で行えるようになったと前述しました。皆さまの会社でも実感されていると思います。
それでは質問です。
それらのシステムは有機的に繋がっているでしょうか？ERPが良いといった要望は出ていないでしょうか？
そうなんです。システム導入が容易で短期間で実現できるという事は、裏を返すと機能が限定的でなおかつシステムが独立しているという事なのです。
従ってシステム利用者や取引先情報や商品情報といった全社共通のマスタをシステム毎に登録する必要があります。また、そのシステムが生み出したデータは他のシステムに自動で連携されることもありません。
これがシステムのサイロ化問題です。
これも前述の通りですが、最近はビジネス部門だけでシステム導入する事例が増えています。その場合は普段は社内システムの裏で稼働しているデータ連携のための仕組みまで考えて導入を進めるケースは稀です。
実はここでもRPAが活躍できるのです。RPAもここ数年で飛躍的に進化しており、データ連携の仕組みとして活躍する事例も増えているのです。
その場合は専門的な知識が必要なので、RPAのコンサルを利用することを強く推奨します。彼らを利用するメリットは、システム間を有機的に繋ぐだけでなく、同時に自社のシステムへの影響を最小限に抑えることが出来る点です。

まとめ

人は経験から学び、成長します。
特に他者の失敗は非常に多くの示唆を与えてくれます。
この記事を最後まで読んで頂きありがとうございました。