治療院・サロンが予約システムを導入するメリット・デメリット・選び方を丁寧に解説！
治療院・リラクゼーションサロンの経営に限らず、新規のお客様やリピーターを増やすことは重要ですよね。
そのためには、オフラインだけでなく、オンラインにおいても予約しやすくすることが重要です。
いろいろな予約方法
オフライン
電話、来店時の次回予約、チラシやDM、レター、看板、広告各種
オンライン
ホームページ、SNS（Instagram、Twitter、You Tube、Facebookなど）、LINE、掲載サイト、メール、広告各種
いろいろなところから、入ってくる予約を1ヵ所でシステム管理することで、登録ミスやダブルブッキングをしないようにできます。顧客情報も保管し、サービス・接客に活かすことが、リピーターを増やすためにも必要ですよね。
しかし、やることが多岐にわたる治療院・サロン経営においては、予約情報や顧客情報をきちんとまとめて整理しておくことは大変です。
電話の取り損ね、メール返信の遅延、ダブルブッキングなど、予約を取りこぼさず、安定した経営をするにはどうすればよいのか。そんな治療院・サロンの経営におすすめなのが、効率的に予約管理できる治療院・サロン向け予約システムです。
予約情報と紐付いて顧客情報が整理できたり、溜まったデータを簡単に集計・分析できたりなど、治療院・サロンにとって、効率化につながります。業務を円滑に回すことで「人にしかできない仕事」に集中できます。
これから、治療院・サロン予約システムの主な機能や、導入するメリット・デメリット、選び方について解説していきます！
治療院・サロン予約システムの主な機能
治療院・サロン予約システムは、オンライン予約や電話予約、来店時に取る次の予約などを、一元管理できます。また、予約情報だけでなく、顧客情報もあわせて管理できます。
予約管理
いつ、誰が、どのメニューを予約したのか管理できます。
「いつ」「誰が」は文字ではなく、カレンダー上で確認できるので、予約状況を直感的に把握できます。また、変更やキャンセルもカレンダー上でできるので、紙の予約管理表よりもミスが少なく便利です。
また、今日の予約リストもすぐに確認できるので、来店するお客様への準備もできますね。
顧客管理
顧客情報として、お名前や電話番号、メールアドレスなどの基本情報以外にも、売上や来店数、キャンセル数（率）、よく利用するメニューなど、これまで、（もしかしたら）なんとなく感じていた情報を、事実をもとに正しく把握できます。
あわせて、お客様の趣味趣向や会話内容メモを記録しておくと、次の接客・サービスに活かすことができ、リピート率向上にもつながります。
売上分析
先ほど、顧客ごとの売上分析ができると記載しましたが、それとは別に、店舗全体の売上や予約数、よく利用される曜日・時間帯・メニューなどを、把握することで、今後の集客施策に役立てることができますね。
紙はもちろん、エクセル管理でも、集計・分析には多くの時間がかかりますよね。けれど、集計・分析はシステムが得意とする部分でもあります！
治療院・サロン予約システムを利用して、集計・分析をする自体には時間をかけず、実際の改善アクションに時間を使うことができるようになります。
ネット予約ページの作成
治療院・サロン予約システムには、ネット予約ページを作成できる機能が備わっています。
作成したネット予約ページから、予約を受け付けることができるので、24時間365日、営業時間に左右されることなく予約受付できます。これにより、予約数を最大化し、取りこぼしが防げますよ。
メリット・デメリット
治療院・サロン予約システムには予約管理や顧客管理に関するさまざまな機能が備わっています。しかし、システム導入には少なからず、負荷がかかるのも事実ですよね。特にはじめてのシステム導入であれば、なおさらです。
それこそ、今誰もがもっているスマートフォンであっても、最初は慣れないですよね。でも、慣れると今度は欠かせないものになる！
システムを導入する前に、メリットやデメリットを確認しておきましょう！
メリット
メリット
・予約管理、顧客管理の業務を効率化できる。
・予約の取りこぼしを防ぎ、予約数を最大化する。
・集計・分析にかける時間を大幅に削減できる。
・顧客や店舗の状況を可視化し、課題を発見できる。
お客様の視点に立つと、これまで予約には営業業時間内に電話をかける必要がありました。しかし、ネット予約があれば、営業時間や定休日を気にすることなく、24時間365日いつでも予約できるようになります。
ポイントは、ネット予約を導入したからといって、電話予約をなくす必要はないということです。ネット予約導入は、お客様に新しい予約手段の提供ともいえます。
また、日々の業務で積み重なった予約情報や顧客情報の集計・分析も簡単にできます。エクセルとのにらめっこが終了します。ワンクリックで、店舗や顧客の状況を可視化してくれるからです。
デメリット
もちろんシステム導入はメリットだけではありません。デメリットがあることも理解しておきましょう。
デメリット
・少なからず慣れる時間は必要
・システム利用料がかかる
・補足：無料のシステムもあるが、なぜ無料かを要チェック。
システム導入には、少なからず操作に慣れる時間が必要です。
一方、スマホアプリをはじめ、多くの方がなんらかのITツールを使った経験もあるのではないでしょうか。もちろん、システムによっては高機能・多機能がゆえに、操作が難しいシステムもあるでしょう。
視点をかえれば、この使い勝手の部分は、システム側の腕の見せどころともいえます。無料お試し期間がついているシステムが多くありますので、まずは使い勝手をお試ししてみるのも良いでしょう。
システム導入には月額利用料がかかります。料金体系もさまざま。
詳しくはのちほど書きますが「必要な機能はあるか」「使い勝手は良いか」「コストパフォーマンスが優れているか」これらと、経営状況をみて判断することをおすすめします。
補足：無料システムについて
無料で使えるシステムもありますが、なぜ無料なのか、どの機能が無料なのかも、正しく把握しておきましょう。
たとえば、次の観点でチェックしてみましょう。
無料の範囲をチェック
・必ず使いたい機能も無料なのか？
・使いたい機能は、全て無料で使えるのか。一部は有料なのか？
・有料な機能は、”あれば便利”程度だから、なしで問題ないのか？
・機能とは別に、予約件数や利用回数に応じた課金はあるのか？
治療院・サロン予約システムの選び方
それではチェックポイントを具体的にみていきましょう。予約システムの導入にあたって、次のポイントを抑えておきましょう！
選び方のポイント
・店舗運営に必要不可欠な機能があるのか
・それを使いこなせるか。使いやすいか。
・コストは見合うのか
店舗運営に必要不可欠な機能があるのか
まずはご自分の店舗にとって、必要不可欠な機能があるかどうかをチェックする必要があります。必要不可欠の定義は治療院・サロンによって異なるかと思います。
しかし、全店舗に共通する見逃しがちなポイントもあります。
見逃しがちなポイント
・店舗運営に応じた「時間の単位」で予約管理ができるか
・キャンセル対策にどんな機能が用意されているか
・登録した顧客情報を、取り出せるか
・溜まったデータが簡単に可視化できるか
▼店舗運営に応じた「時間の単位」
店舗運営に応じた「時間の単位」とは、たとえば普段10分単位で予約を管理している場合、システムでも実現できるのかという点です。10分単位で管理したいのに、最短30分単位でしか予約管理できない場合、どんなに格安でも導入は難しいですよね。
▼キャンセル対策
キャンセル対策は、1つの機能というより、包括的な視点で見極めることをおすすめします。また、治療院・サロンにおいては「何度も通って頂く」ことが大事になります。
たとえば、「事前にキャッシュを頂戴する決済機能」が、長い目で見たとき、キャンセル対策として本当に必要なのかどうか。一見さんが多く来店する都心の飲食店とは、視点を変えて捉えたほうが良いかもしれません。
▼登録した顧客情報の取り出し
顧客情報は店舗の資産です。半永久的に同じシステムを使い続けるとは限りませんよね？システムの進化の方向性と、ご自身の店舗の方向性に差異が生まれるかもしれません。現状では満足していたが、だんだんと乖離が生まれる場合もあるでしょう。
先ほども書きましたが「顧客情報は店舗の資産」です。システムに登録した顧客情報が取り出せるのかチェックしておきましょう。取り出すためにはどれくらいの費用がかかるのか要チェックです。
▼溜まったデータが簡単に可視化できるか
「ネット予約できれば良い」「予約管理がデジタル化できれば良い」というステージから、データを活用するステージに変わりました。”データの活用”といっても、決して難しい話ではありません。
お客様のことを深く知り、良いサービスや接客を提供することです。また店舗の現状を把握し、課題を発見し、改善していくという流れ。システムを活用することで、「データを分析するだけの時間」をなくし、「アクションを起こすための時間」を創出できるかチェックしておきましょう。
使いやすさ
使いやすさには２つの観点があります。
使いやすさの観点
１ スタッフが管理画面を使いやすいか
２ お客様が使う画面が使いやすいか
せっかく必要不可欠な機能があるシステムでも、操作が複雑だったり、慣れるまでに時間がかかったりするようでは、店舗運営にマイナスの影響が出てしまいます。
また、管理画面側が多機能でも、お客様が使うネット予約画面が使いにくく、予約しにくいなら、本末転倒ともいえます。
実際に自ら予約システムを操作し、使いやすさを確認しましょう。
コスト
予約システムの導入には、初期費用や月額の利用料金がかかるものが多いです。ランニングコストとしていくらまで支払えるかを決め、まずはその範囲でシステムを選ぶのもよいでしょう。
費用対効果という視点もあります。システムで解決できる問題を洗い出し、その問題を解決することで、どれくらいの効果が見込めるのか。その上で、支払える料金を見極めのも１つです。
注意する点は、システムの契約期間。費用対効果は、実際にはトライしてみないとわからない点も多々あります。そのため、システム利用の契約に1年間などの縛りがあるのか、それとも1ヶ月単位の契約なのか、確認しておきましょう。
まとめ
治療院・サロン予約システムの主な機能、メリットやデメリット、そして選び方と注意する点について解説しました。
治療院・サロンにとって、予約管理システムの導入はとても重要です。
ネット予約機能や、業務効率化という観点だけでなく、データ集計・分析による課題の発見と、改善アクションが、数字をもとに把握できるようになります。
ご自身の店舗運営に必要不可欠な機能は何か？それが使いこなせそうか？そしてコスト。このような視点から利用するシステムを選んでみてくださいね。
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