チーム力アップ！NotionでチームのルーティンタスクDBを作成した話

Good day😘

AI-OCRを活用した請求処理の自動化をメインに、バックオフィス業務の自動化を支援するSaaSスタートアップ『sweeep株式会社』でTech CS & IT Leaderを務めているキャオリです🎈

以前、Notionで作成したタスクリストについてご紹介しましたが、今回その中の『ルーティンタスクリスト』を、チーム用にアップグレードしました🎉
データベース機能を活用し、よりチームで使いやすいタスク管理ツールになったので、ぜひご紹介させてください🥰

これまでのタスクリスト

これまでは、シンプルなチェックリストを使用して、曜日別に個人のルーティンタスクを管理していました。

シンプルなチェックリストと、ブロッキングを駆使したWeeklyのタスクリスト

ルーティンタスクの概要などは別でリストを持っていて、二重管理になっていた

この形もシンプルで気に入っていましたが、その反面

• チームで管理する場合に担当者が分かり難い

• タスク概要が別リストで管理されていて、二重の手間がかかる

• 体裁が崩れやすい

といった課題がありました🤔

データベース機能で管理を一元化

上記のような課題を解決すべく、Notionのデータベース（DB）機能を活用することに！

まずは、ルーティンタスクを改めて洗い出し、DB内でリスト化。

DBのList viewを活用して、タスクの洗い出し

DBのプロパティで下記項目を設定することで、一覧にした時も担当者や実行タイミングが一目瞭然でわかりやすくなりました🥳

• タスク名

• DONE or TODOのチェックボックス

• タスク実行曜日

• 担当者

• 関連ツールのタグ

• タスク実行タイミング（Daily/Weekly/Monthly）

DB機能を使えば、各タスクの概要も簡単に付記することができて便利です💪
タスクスケジュールや使用ツール、タスクの概要を明記しておけば、担当者が急なお休みのときも引き継ぎいらずでカバーが可能に🥰

チェックリストとタスクリストの二重管理を解消！

ビューを活用して見やすく

タスクの洗い出しが完了したら、DBのビュー機能を使って『ボード』ビューを追加します📃

チーム全員のタスクを表示するTeamビューや、フィルタ機能を使って担当者別に絞り込んだ個別ビューなど、必要に応じて見やすいビューをワンクリックで切り替えられるのもDB機能の良いところ😉

チーム全体のルーティンタスク消化率も一目でわかる！

また、あらかじめ設定したタスクの実行曜日を『グループ』に指定すれば、曜日別のカンバン形式で表示することも可能です🪄

グループにタスク実行曜日のプロパティをセット

曜日別に並び替えが可能！各曜日にどれだけタスクがあるかもすぐに分かります

誰でも使えるようにマニュアルを添えておく

このタスクDBを使えば、チームのルーティンタスク管理はばっちり！！

また、チームメンバーが増えたり、他チームに展開したりするときも簡単に活用できるように、マニュアルも用意しました📖

セルフオンボーディングができるように、loomで撮影したビデオも添えてます

個人的に、新しいツールやテンプレートを導入するときは、それを採用した目的とベストな活用方法を添えたマニュアルを作成するまでをセットで完了できるように努めています😉

おわりに

フルリモートフルフレックスで自由な働き方の弊社ならではの課題として、リモートでのオンボーディングやチーム内コミュニケーションの難易度が対面よりも高くなる傾向にあります。

そのため、自由な働き方を担保しつつも、プロダクトの品質やサービス提供レベルを下げることがないよう、できる限り各人の持つタスクを明確にし、社内でのタスク管理やマニュアル整備、チーム内のサポート体制の構築をしっかりと行うことが大切だと感じています🤗

そんな自由で働きやすい環境の整ったsweeep株式会社では、これからさらにサービスを成長させていってくれる仲間を大募集中です🤩✨

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひぜひWantedlyをご覧ください🪄