脱エクセル化・ペーパーレス化の社員名簿管理の必要性

前回は脱エクセル化・ペーパーレス化の社員名簿管理をノーコードツールで有効に活用する概要についてご紹介させていただきました。
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今回は、社員名簿管理でノーコードツールを用いて管理する必要性についてご紹介いたします。
まず社員名簿管理における課題を深掘りしていきましょう！

1.そもそも社員名簿管理とは？

社員名簿とは
氏名、生年月日、採用日など企業が雇用している従業員の情報を記した書類のことで、労働基準法第107条により作成・整備が義務付けられています。社員名簿がない場合や記載内容に不備があった場合は、是正勧告の対象になります。

2.なぜ社員名簿管理が必要？

Q.そもそも何に使われるの？

A.社員名簿に記載されている個人情報をもとに、「交通費精算」や
「給与管理」など、社員が働くためのモチベーションにかかわる
管理業務を行います。
また緊急時の連絡の際に、社員にすぐに連絡するために社員名簿を活用することがあります。
働く人の情報を適切に管理することで、社員のモチベーションの向上につながり、社員を守るために会社にとって重要な情報といえます。

Q.そもそも誰が管理しているの？

A.労務や総務を管理する担当の方が社員名簿管理を行います。

上記の担当者は、勤怠管理・給与計算・社会保険手続き・入退社手続き・労務問題に対する対応などさまざまな仕事があります。 管理する担当者は社員が働きやすい環境を整えることが仕事になりますので、社員をサポートする業務は多岐にわたります。そのため、社員名簿を紙やエクセルで管理する業務負担はかなり負担になっているでしょう。

次章では、労務担当者の負担を含め、社員名簿の管理の課題について
い考えてみましょう。

3.社員名簿管理の課題

社員名簿管理には、以下の課題があります。

◎管理する担当者の負担が大きい

社員名簿の管理では、人材の入退社や社員の状況に変更があった場合、
頻繁に作成や更新をする必要があります。
変更が発生した場合には、速やかに更新する必要があるため、紙で作成・管理している場合は、修正や更新に手間がかかり労務担当者の負担がかなり大きいといえます。

◎保存場所の確保・保管コスト

社員名簿の作成や管理において、社員数が多い場合や会社規模が大きい場合、管理する社員名簿の数も膨大です。
紙で管理している場合の保管場所や適切に保管する必要があります。

◎個人情報の漏洩リスク

社員名簿を管理する上で、個人情報の扱いに注意する必要があります。
紙での保管やエクセルなどにおいても対策自体は可能であるものの、最低限の対策となりがちです。
システムを利用すれば、閲覧制限や編集制限など、細かく設定することができるため、個人情報の取り扱いをより強化することが可能です。

上記のような課題があるなら、紙やエクセルで管理するのではなくシステム化してみてはいかがでしょうか。

4．最後に

今回は社員名簿管理でノーコードツールを用いて管理する必要性
についてご紹介いたしました。
次回は社員名簿管理におけるノーコードツールでの業務改善についてご紹介いたします。

★こんな方におすすめ

・簡単に脱エクセル化・ペーパーレス化を行いたい
・社員名簿管理を効率化したい

★過去投稿

第一弾！脱エクセル化・ペーパーレス化の社員名簿管理