輸出管理をクラウドで！①

国内から海外へ製品を販売する輸出。
国をまたいでいるため厳正な管理が必要となります。
もし間違いがあれば行政処分など重大な処罰を受けてしまいます。
しかし、いまだに紙運用やExcelでの管理がごっちゃになっている企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、輸出管理のシステム化についてご紹介いたします。

輸出管理を行う意味とは

上述しているように、海外へ輸出する際には厳正な管理が求められ、間違いがある場合は行政処分など重大な処罰が待っています。
こうならないために、細かい検査や審査を実施し、その過程と証跡を残すことで不正を回避し、コンプライアンスを守っています。
また、管理のレベルを担保しつつ、業務の効率化も求められています。
近年輸出関連業務へのニーズは高まっていますが、属人化などの問題があるため、業務のやり方を大きく変えていく必要があります。

紙やExcel運用の問題点

ではまず現行の紙やExcel運用での問題点・課題はどういったものがあるのでしょうか。

情報セキュリティ

紙の申請書では、回付作業中にうっかり落としてしまったり、置いていた書類を盗み見されたり、情報漏洩など情報セキュリティに大きな問題を抱えています。
ましてや、管理が複雑な輸出業務では、多くの申請書などの書類を用いているケースも多いため、その危険性はさらに増します。

業務の属人化

業務が属人化していると熟練者が感覚を頼りに一人で作業を完結させてしまい、作業が一般化されていないため、担当が変わると業務を完結できなくなってしまう、質が下がってしまうといったリスクが高くなります。

データが検索できない

紙やExcelでの運用は過去のデータの参照に弱さを抱えています。
取引先や過去の取引を参照する機会の多い輸出業務において、検索ができないことで多くの無駄な時間が発生しています。
紙をパラパラめくったり、そんな手間で多くの時間をとられているケースも多いです。

データの更新に手間がかかる

輸出業務では、検査のチェック項目などデータを頻繁に更新する必要があります。これらを紙やExcelで行おうとするとかなり煩雑です。
また、最新の情報をリアルタイムで確認することもできないため、進捗などの管理も難しいでしょう。

最後に

いかがでしたでしょうか。
今回は輸出管理と現状の問題点についてご紹介いたしました。
次回はこれらの課題を解決できるクラウド化のメリットについてご紹介いたします。