【仕事】組織では「非効率が最適解」がたまにある

こんにちは！
今回は、反応・感想と意見・質問への対応差別化についてのお話しです。

自分の事業所で会議を開催するにあたって

数週間後に私の事業所がホスト事業所となって他事業所も招いた会議を開催します。

私は運営側にいます。

その会議では事例発表があります。

そして、聴講者に今後のフィードバックのためアンケートをお願いしています。

この会議とこのアンケートは何度もやっておりまして、各会議の回答内容も見たことがあります。

その時に設問に対してフリー解答欄にしているので、反応・感想と質問・意見が同じ回答欄に記入されている状態です。

ホストのこちら側は、回答されたものに対して返答します。

その時に、反応や感想に対して丁寧に回答するべきか？というのと、そもそも回答が必要なのか？という点に私は疑問を持っていました。

アンケートの状況

アンケート回答者数が少なければ、そこまで疑問を持つことはないんですが、結構多い回答者数になります。

その時に、質問や少し考えを巡らす意見に対しては丁寧に回答する必要があると思っています。

ただアンケートの設問数自体、複数あります。
なので、全ての設問に対して意見を出せるか？といったら難しく、回答者の熱のこもり具合と言うのはバラツキが出てきます。

よって、回答にも反応や感想、ただ思った、という浅い回答も混じってきます。

疑問提起

先日、運営会議があったので、この反応と意見の違いについて、対応を分けられないか？
浅い回答への返しは簡単もしくは省略出来るような仕組みにして時短できないか？ということを疑問として投げました。

その時に会議の意見で出たのは、反応や感想、浅い回答であってもこちらも返すべきだという意見でした。

気にかけてもらったんだから、もらった言葉には戻すべきだという話です。

仕組みとして、どんな種類の回答も公平に受け止める形だと、そういう受け止め方になります。

私としては、そもそも設問をのところに返信不要と言うようなチェックボックスでも入れてもらってもいいのかな？と思っていました。

しかし、そういったことをやると回答者がややこしくなるので対応案としては却下されました。

とりあえず、噛み合ったか分かりませんが会議ではこの疑問は現状維持でクローズしました。

価値は生んでいないが、変わらない

そもそも、反応の浅い回答者は我々設問側のリアクションを期待しているのかというと怪しいと思っているので、価値は生んでないように思います。

じゃあ、何で阻まれるのか？
設問の仕組みがややこしい以外にもあるのか？

考えてみました。

人材育成の機会（不要論）

会社側は、設問を作ることで問いに対して考えて意見を作ると言う所を重ねて成長してほしいという人材育成上の期待があると理解します。

でも、私の意見としては、こういったところも本人にお任せすればいいことだと思います。

反応や思うだけの人はそのまま反応や思いを書くだろうし、意見や考える人は普段通り意見や考えを記入すると思っています。

なのでここであえて陰ながら考える場を作らなくてもいいのではないかなと思います。

反応と意見の違いって何？を説明する必要がある

もう一つは、反応と意見で対応差別をしたいと表明しても、反応と意見の違いって何？という疑問がそもそも多くの人から出てくるように予想できます。

こちらは回答者全員に理解してもらうのに時間がかかるように思います。

本社や本部長から何で反応と意見を分けたの？と聞かれて、変化点の意図を説明するのもまた時間や心理的負担が大きくかかることも予想できます。

組織は瑣末なことは変えない

なので、反応と意見の違いの説明や設問の変化点に関して説明を加えなければいけないため、こういった会議の中の瑣末なところは変化させないと言うことになります。

深く長く議論したところで、
時短にはなるけど、我々の恩恵よりも回答者への影響度合いか大きくて却下となりました。

自分の意見は本来あるべきものに近いものの、組織ではシンプルで大勢が動きやすい仕組みがあるべきものになります。

組織に属すとは、時には非効率が最適解になる、というのは受け入れ続けなければいけないものだな、と改めて思った事象でした。

私は合理的に進めたい、変えたい、という気持ちが強く出過ぎるので、非効率も寛容に受け入れることが気持ちの波風も立たず、幸せなことだと心に留めておこうと思いました。