回収業務使用細則の効果

細則を制定することで得られる効果は次の点です。

１、管理費等への重要性を共通認識とすること

区分所有者に長期の滞納をした場合の手順を明確にすることで管理費等に対する全体的な意識向上が期待できます。また、投資物件が多い場合、相続物件になっている場合も同様の効果が期待できます。

２、理事会（管理組合）と管理会社の役割を明確にすること

未払金の回収の主体は管理組合であり、管理会社は徴収業務の一部として督促を行うことを明確にします。その上で管理会社に無償、有償に関わらず要請する内容を事前に提示することで管理会社もサポートがしやすくなります。（経験の浅いフロントでは満足なアドバイスを期待できませんが、手順を明確にすることで進め方は理解できます。）

３、理事会メンバー交代による滞納への回収業務の差を無くすこと

居住年数が長いマンションでは住民間の交流もあり、その中には理事長や役員と親しくする関係であるケースも想定されますが、管理費等の滞納は管理組合全体の問題で私情を挟むべきではありません。また理事長のさじ加減で回収業務に違いが出ることは他の組合員から不平、不満につながり最悪の場合、新たな滞納者を生み出すことにもなります。そのような事態を避けるため、タイムスケジュールに従い機械的に回収業務を履行します。

４、理事会メンバー交代によるノウハウの損失防止が出来ること

未払金の回収業務を経験した理事長も任期交代により変わることが一般的なマンション管理組合です。そのため、組合内に蓄積されたノウハウが継承されることは少ない現実があります。細則を定めることによりノウハウの継承が可能になります。

５、理事長の精神的な負担軽減ができること

借金の取立ては不慣れな理事長にとっては精神的な負担が大きく、なかなか法的措置に移行できない理由のひとつです。しかし、組合員が合意した細則（マニュアル）があればあれこれ考えずに業務を進めることが出来ます。

６、滞納期間12か月、少額訴訟による回収を行うこと

管理費等の滞納が長引くことは管理組合にとっても滞納者（債務者）にとっても良い結果にはつながりません。

放置すればそれだけ債務額が増え、互いに受ける損失（時間的、延滞金、回収費用）も大きくなります。このような事態を避けるため債務額が60万円以下を前提に少額訴訟で短期間で回収することを目的としています。

７、督促状などを定型書式にすることで業務軽減を行うこと

管理会社に用意があれば別ですが、督促時に必要な各種送付状等を定型化しました。
これにより管理会社に送付業務だけを依頼すことも出来、回収経費を軽減することができます。
また、自主管理の管理組合でも利用することができます。