若手コンサルタントのミスからの学び

初めに

こんにちは。TAKUです。

先日新規プロジェクトが開始した時の経験をシェアします。チームとしてのちょっとしたミスですが、クライアントからの大きなクレームに繋がっていてもおかしくなかった経験でした。今後同じ失敗をしないようにしなければいけません。

起こったこと

プロジェクト開始日、プロジェクトのキックオフ会議を開催しました。このプロジェクトは大規模で、かつクライアントの要求も非常に厳しいプロジェクトで張り詰めた雰囲気の中、開催されました。この会議にはプロジェクトマネージャーの私に加え、若手コンサルタント2名も参加していました。

アジェンダ自体は無事に消化され、会議は終了したのですが、この会議の議事録が全く取られていなかったのです。私は驚きました。若手コンサルタント2人で分担して、議事を作成しているものと思っていたのです。

議事録はプロジェクトの進行を円滑にするための重要なドキュメントであり、特にキックオフミーティングではその重要性が一層高まります。当然クライアントにも成果物として収められます。

議事が記録されていないことを知って、かなり焦りました。幸いなことにWeb開催で録画をしていたことがあり、そちらを使って議事録を作成することはできましたが、余分な時間を投入することとなり、プロジェクトの立ち上げがなんともだらしないものになってしまいました。

若手コンサルタントたちに明確に議事録の記録を指示しなかった私にも非はあります。一方で、彼らも自主的にその必要性に気づき、行動してほしかったという気持ちもあります。

失敗経験から学んだこと

この経験を通じて、私はいくつかの重要な教訓を得ました。

プロジェクト管理の仕組みづくり（ルールの明確化）
仕組みとして、議事をとり、議事録を作成するようになっている必要があると感じました。具体的には会議の準備、会議中にやること、会議後にやることを明確にして、メンバーがそれを参照しながらプロジェクトワークを進めるということです。

今回の例で言えば、会議前に議事録の作成担当を決めること、会議中に担当は議事を作ること、会議後に議事録をまとめ、クライアントに配布すること、を明確にプロジェクトのルールとして決めることです。

コミュニケーションの重要性
仕組みを作るだけでは不十分で、その運用をしっかりする必要があります。運用が適切になされるためのコミュニケーションをしっかり行わないといけないと学びました。

今回の例で言えば、会議前にプロジェクトチームの会議を開催し、キックオフ会議のための役割分担、準備について決めたルールに基づいて開催し、確認することです。

自主性を促すこと
若手コンサルタントは、与えられたタスクだけをこなすのではなく、自分がどこで役立てるかを常に考え、自ら行動することが重要です。

この自主性がないと、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があります。自ら動き、必要なことを先回りして行う習慣を身につけてもらう、そのために自主的に動くことを促すことが大切と学びました。

今回の学びを今後にどのように生かすのか
この教訓を踏まえて、今後は次のようにプロジェクトを運営していくつもりです。

プロジェクト管理の仕組みづくり（ルールの明確化）
今回の教訓をルールに加えるのはもちろん、改めてルールを見直し、アップデートします。これで防ぐことができるプロジェクト運営上の失敗を予防したいと思います。

コミュニケーションの重要性
日々、朝礼を実施しています。そこで1日のゴールとタスク確認を行っていますが、その中でプロジェクトルールの運用についても確認するようにします。トラブルを予防するために先手、先手で確認していこうと思います。

自主性を促すこと
常にメンバーに促していくことが大切だと思います。そこで、日々の朝礼で自主性を促し続けるようにします。その一方で、自主的な行動に対しては失敗してもチャレンジを称賛する、その姿勢を崩さないことを私は徹底しないといけないと思います。

今回の経験を通じて、プロジェクト運営上のトラブルを未然に防ぐためのルールの重要性、そしてルールを適切に運用する仕組みの重要性を認識しました。また、メンバーに自主的に行動してもらうためにプロマネが何をしなければいけないのかについても再認識しました。しっかり今後に生かしていこうと思います。