【RPA・AI-OCR活用術】#3 支払通知書作成業務(請求関連業務)
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【RPA・AI-OCR活用術】#3 支払通知書作成業務(請求関連業務)

分析屋の高橋です。

本連載久しぶりの投稿です💦
4月になり、新卒も入社し、社員数も100名を突破しました🌸
先日オンラインではありますが、新卒のメンバーともグループワークという形で顔合わせも行い、良いコミュニケーションを取ることができました。

さて、「RPA・AI-OCR活用術」というテーマで新たに連載をスタートさせた第3回となります。今回は、よくある請求関連業務を一例とした活用術をご紹介したいと思います。

<支払通知書作成業務(請求関連業務)>

▼As Is(現状)
1.受発注管理システムより配送データのダウンロード(出荷日等の条件検索)

2.ダウンロードしたデータの加工(得意先別仕分けなどの加工作業)

3.請求書表紙及び明細書の作成

4.メール配信(得意先分のメール文作成)※メール送付のケースの場合

▼現業務での懸念事項
・取引先(受注数)が増えれば増えるほど、データ加工の作業時間も増えてしまう。
・取引先数分の請求書書類作成及びメール対応件数が増えてしまう。
・取引(お金)に関わる業務なのでミスもできない。

▼To Be(理想)RPA活用事例

note.13【RPA・AI-OCR活用術】#3 支払通知書作成業務(請求関連業務)

1.受発注管理システムより配送データのダウンロード

2.支払通知書データの作成(Excelデータ加工)

3.表紙、明細書の作成(Excel→PDF変換)

4.メール文作成(メール配信)

実際の事例では、50程の取引先に対して支払通知書作成を行うケースがありました。
手作業で書類作成をしていた頃は本作業に3~4時間程かかり、繰り返し作業による精神的疲労感や集中力低下による作業スピードの低下がありました。

ですが、RPAを活用したところ、1~4の作業全ての工程をRPAで自動化することができました。(取引に関わる重要な業務の為、メール送信直前に目視による最終チェックフェーズを入れてます)
人の作業は、最終チェックのみで残りの作業はRPAに置き換わりました。(90%以上の削減効果)
これで毎月の請求関連業務も横のPCでRPAが動いていて自動作成されている課程を見つつ、担当者は別の仕事を行えるようになりました。

<さいごに>

最後まで読んでいただきありがとうございます。
簡単ではございますが、身近な業務へのRPA活用事例をご紹介させていただきました。ご自身でやられている業務へのRPA活用に応用できるような、そんなヒントとなれれば幸いです。

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