コミュニケーションは柔軟かつ丁寧に。（2024年4月25日）

今日はお客さまへの訪問はなく、ほぼオフィスにてお仕事。
そういう日のお客さまとのコミュニケーションは、ツールに頼る。
あらゆるツールを駆使して、柔軟に対応する。

お客さまとの連絡のやりとりは、
対面、ビデオ通話、電話、メール、チャットツール。

もちろん、初めてのご相談や進行上重要なポイントでは、お客さまのところへ出向いたり、たまにお客さまにご足労いただいたりして、顔を合わせた形でお話をするように心がけている。

それ以外は、ツールなどを使ってやりとりをする。
お客さまによって好みの連絡手段があるので、それにできるだけ合わせるようにしているのだが、一応、ルール的なものは決めてるつもり。

①対面でのやりとり

さっき書いたように初めてのご相談や重要なポイントではこの手段を取る。
定期的に打ち合わせを設定して、できるだけ対面の機会を増やし、意思の疎通や信頼関係を築けるよう心がけている。僕は一番この手段を大切にしている。

②ビデオ通話（GooglemeetやZoom）

オンライン上ではあるが、こちらも顔を見合わせてのコミュニケーションが取れるので、お互いの熱量や感情、重要さなどが伝わりやすい。資料を見せあったり画面を共有したりもできるので、遠隔にいるお客さまとは、できるだけこの方法を取るようにしている。

③電話

意外とこの手段を好むお客さまはまだまだいらっしゃるので、いつでも受けれるようにしている。が、何か資料などを見せあったりすることができないので、細かい内容などのすり合わせにはあまり向いてないと思っていて、緊急でのご連絡やアポイントの調整などの連絡事項で使うようにしている。

④メール

既に作業などが進行していて、関連する資料や素材などのやり取りではこの方法を主に使うようにしている。文面としてやりとりも残るので、ログとしてとても重要。電話と併用して使うとより効率的効果的なコミュニケーションが取れるので、電話との二段階方式をなるべく取るようにしている。

⑤チャットツール

最近はLINEやFacebookメッセンジャーでのやりとりも多い。いつでも気軽にやりとりができるので、お客さまでこの手段を取る方も、一定数いらっしゃる。ただし、気軽に連絡できる反面、短い文章でのやりとりの場合、齟齬などが生じる可能性もあって、結局、電話やビデオ通話に切り替わりがち。遠隔で同時進行で何か同じことを対応している時などには、リアルタイムで連絡が取れるので、そういった時はとても便利。

といったように、できるだけ、場面に応じて使い分けているのだが、
どれも共通して言えるのは、返事や回答はなるべく迅速に丁寧に、が鉄則。
信頼関係の構築や意思の疎通がなによりも重要なので、ツールなどの手段に捉われず、お客さまとの柔軟かつ丁寧なコミュニケーションを心がけていきたい。