【Brownies Fes ＃1】 従業員が業務に集中できる電話レスオフィスのすすめ #BrowniesWorks

2020年1月17日に Brownies Works のリリース・イベント「Brownies Fes. ＃1」が開催されました！

記念すべき第1回目のテーマは「バックオフィスを SaaS で改革する」。バックオフィス系 SaaS を提供する3社にご登壇いただいてサービスの紹介と、パネルディスカッションが行われました。

この note では、Session 2.「fondesk」のレポートを、当日ご来場の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！

1. fondesk とは

fondeskは自分の仕事に集中したいあなたのための電話代行サービスです。受けた電話はチャットやメールで漏らさずお知らせ。スマホでも履歴を確認できて、大事な電話を逃すこともありません。電話対応をスマートにして業務効率をアップ！（https://www.fondesk.jp/ より）

fondesk を利用すると、登録した電話番号にかかってきた電話を専門のオペレーターが受けてくれ、その「電話メモ」を普段使っているチャットツール（Slack、LINE、Chatwork 等）やメールで受け取ることができます。

応対完了から電話メモの報告までのタイムラグは、約1分と非常にスピーディー。取り次ぎをするスタッフの工数が削減できるうえ、移動中でも商談中でも電話メモを受け取ることができるため、「自分のタイミングで電話を処理できる」ようになります。

社内の一次取り次ぎをなくす。
時間の節約に繋がる。

Line、slack、Teamsなど各種チャットツールに通知してくれるのすごく良いなー
うちも代行使っているけどまじでこのベネフィットは大きい。それだけ代表電話の生産性は悪い。#browniesfes pic.twitter.com/alNcfvICns

— 岩澤　樹/NPOの情シス・会計 (@itsuki_02) January 17, 2020

オペレーターは、基本的にすべての電話に対して「後ほど折り返すので、お名前と連絡先を」という対応で、利用イメージは「社内の誰かが自分宛の電話を取り次ぎ、そのメモが回ってくるのと、まったく同じ」とのこと。

でも、これだと『電話をかけた相手から見たときに、いつも「不在で折り返し」だと、印象が悪くならないか』というのが気になりますよね。

脇村さんによれば、fondesk の番号として設定するのは代表電話がオススメで、「取引先やお客様からの電話は各担当者の携帯電話番号にかけてもらう運用」にするのがポイントだそうです。

実は、代表電話にかかってくる電話のうち70%は、営業電話や迷惑電話なのだとか。そのため、fondesk での取り次ぎでクレームが発生するのは「30,000件に1〜2件（0.003％）」程度しかないそうです。

2. 仕事の集中力が切れる要因の第1位は「固定電話の対応」

fondesk の Web サイトを見ると、まず目を引くのが「Twitter でのクチコミ」です。脇村さんによれば「自分で代表電話の応対もしなければならない、ベンチャー企業の役員の方」に、特に人気なのだとか。

特にコアメンバーしかいないスタートアップほど電話対応はムダ。fondeskさん、素敵なサービスだなぁ。#browniesfes

— Shouhei Aikawa (@Shouhei0327) January 17, 2020

fondesk始まりました！

@shwkmr
いいLTを期待してますよ！#browniesfes pic.twitter.com/XiqP9ApVlA

— 上口徹也 (@TetsuyaUeguchi) January 17, 2020

サービス開始からわずか1年弱で 100 社以上の導入実績があることからも、電話対応の「煩雑さ」に悩んでいる方が多いことが伝わってきます。

人間は、何かの原因で一度集中力が途切れてしまうと、もとの集中状態に戻るまで「23分」もかかるのだそう。1回の電話対応は5分だとしても、1日に5回対応すれば140分（！）もロスしてしまうことになります。

普段、仕事で当たり前に行っている電話対応業務も、数字で「これだけ貴重な時間を消費している」を言われると、恐ろしくなってきますね…。

低集中これだけあるんだぞ！
まじで理解してくれ、電話をかけてくる人！！
社内ならチャットがあるんだから、それで連絡してくれ！！！

と憤るくらいみんなに知って欲しい。#browniesfes pic.twitter.com/mmVvGxOYnb

— 岩澤　樹/NPOの情シス・会計 (@itsuki_02) January 17, 2020

3. 目に見えない現場の「闇」を可視化する

脇村さんは「fondesk は電話対応の効率化だけでなく、可視化もできるツールだ」と言います。

かかってきた電話のログが残ることで、それまでは見えていなかった電話の内容や頻度が明らかに。通常だとなかなか見えない「現場のロス」を可視化し、改善に役立てることができるようになるのです。

わかる。知らずに電話対応のためにランチとか我慢してる人がいるんだよね。 #browniesfes

— オビ＝ニャン・ケノービ (@crazycatlover_a) January 17, 2020

電話番のために残るとかよくやってなぁ #browniesfes pic.twitter.com/c5Xy1mYzSO

— hikky@流しの配信屋 (@ken_hikita) January 17, 2020

4. まとめ：「仕事に集中したい人のためのサービス」 それが fondesk

日本はこれから、労働生産人口がますます減少していきます。会社を担う貴重なコア人材を電話対応で消費させず、本来取り組むべき仕事に集中できる環境を作ることが大切です。

fondesk は、これからの日本のバックオフィスにとって、なくてはならないツールと言えるのではないでしょうか。

fondesk シンプルで使いやすい電話代行サービス

バックオフィスの採用難。
経理の人で5ヶ月かかった。

だからこその生産性向上だよなぁ。
ちなみに、経理の採用はうちも1年かかった←#browniesfes

— 岩澤　樹/NPOの情シス・会計 (@itsuki_02) January 17, 2020

従業員はコストではなく資産
質の高い、目的ある仕事をすべき✍️#Browniesfes pic.twitter.com/avOS4vVBc4

— 矢野裕紀 (@yano_cchi) January 17, 2020

Brownies Works でも、fondesk をフル活用して「本当にやるべき仕事」に集中するための環境を整えています。バックオフィスの効率化や可視化についても、ぜひ Brownies Worksへご相談ください。

Brownies Works｜経営管理を最適化するバックオフィスの設計・構築・運用

Brownies FES. ＃1では、Bizer team、fondesk、anyflow、SmartHR のセッションが行われました。イベントレポートは順次公開しております。フォローいただくと、新しいレポートをアップした際にお知らせが届きます！

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