書類作成だけでなく周辺業務まで効率化！「ちょうどいい」案件管理システム #board｜#BrowniesFes
2020 年 12 月 3 日に、オンライン・イベント「Brownies FES. Special」を開催しました！
Brownies FES. は、バックオフィスの再構築と運用で最適な経営管理を実現するサービス「Brownies Works」が、バックオフィス運営について最新の情報を発信する定期イベントです。通算 5 回目、2020 年の締めくくりとなる今回は Special と題し、豪華ゲスト 5 社による夢の共演で、オンラインでのトーク・イベントを開催しました。
今回は「freee ＋ 専門 SaaS でのバックオフィス効率化」をテーマに、Input（invox、board、STREAMED）→ Accounting（freee）→ Output（Manageboard）という業務フローに沿って、各プロダクト／サービスをご紹介させていただきました。
この note では、請求書作成ソフト・見積書発行・クラウド経営ツール board を提供するヴェルク株式会社 代表取締役・田向 祐介 さんのセッションを、参加者の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！
1. board は単なる「書類作成ツール」ではない
board は、単に見積書や発注書といった各種書類の作成ツールではなく、「周辺業務までも含めて効率化するためのサービスだ」という田向さん。企業活動の上流から下流まで、幅広くカバーしています。
board はできることの多さに比べて料金が安いと言われることも多くありますが、「人手がかかる運用をしない」「営業や広告を行わない」といった運営方針とすることで、コストを抑え、メイン・ターゲットである中小企業や小規模事業者でも使い安い料金体系を実現しています。
「フィットする会社にとって90点のサービスを目指す」
— 岩澤 樹/NPOの情シス・会計 (@itsuki_02) December 3, 2020
って素敵。それこそ個別最適化だよなー
いろんな企業にとって70点のサービスも事例が多かったりしてメリットはあるけど、どうしてもできないこととかカスタマイズが大変ってあるし。#Browniesfes #board
2. 案件という「ハコ」で管理する
「単なる書類作成ツールではなく、周辺業務までも含めて効率化するサービス」という board の特長をもっとも端的に表しているのが、案件単位で管理を行うという考え方です。
例えば、見積書を作成するツールは数多くありますが、board では「見積書」という単体の書類で管理するのではなく、「●●社との案件に関する見積書・納品書・請求書」というような案件単位で書類を管理します。
いわば案件というハコに各種書類が収まっているようなイメージで、実際の業務に近い形で書類を管理することが可能です。
また、一つの案件で複数の請求方法を管理することもでき、通常の請求のほかに、顧問契約や保守費用のような定期請求（月ごと・年ごとなど、一定のスパンで繰り返し請求する）や、システム開発でよく見られる分割請求（着手金、中間請求、納品時の請求）を設定することも可能です。
board 、ほんとにこの定期請求に助けられています。
— kbm (@kbm_xrm) December 3, 2020
数年の悩みが解決しました。#browniesfes
3. 「ちょうどいい」営業管理と経営分析
案件単位で管理する仕組みは、単に書類をまとめるだけのものではありません。「その案件が受注済なのか商談中なのか」「商談中の場合に受注確度はどれくらいなのか」という、案件単位での簡易的な営業管理も行うことができます。
会計ソフトでは実際に請求（計上）された金額でしか収支を管理することができませんが、board なら営業中のものも含めて「売上見込」を把握することが可能です。（もちろん、受注済のものだけ、請求済のものだけという絞り込み集計も可能。）
また、案件単位で売上と原価（外注や仕入）をひも付けることができるため、案件ごとの損益管理もできます。
もちろん、本格的な SFA や CRM システムでもこうした営業管理や分析は可能ですが、「ゴリゴリに営業活動を行っている」という業態でない場合、機能や料金がオーバースペックで使い切れない、ということも少なくありません。
board の営業管理・経営分析機能は、中小企業や小規模事業者にとって「ちょうどいいサイズ」の機能だと言えるでしょう。
営業管理は最低限。
— 岩澤 樹/NPOの情シス・会計 (@itsuki_02) December 3, 2020
確度と、ステータスを管理できる。
結局、営業管理ツールだとカスタマイズが大変だったり、高額だったりするからこれだけで十分なケースも多い気がする。
Excel管理するよりひとつの画面で見れるのもありがたいし。#Browniesfes #board
4. ユーザーの「使いやすさ」を損ねない外部連携
会計 freee とは API 連携が可能で、board の請求や支払データを「取引」データに変換し、会計 freee 側に自動的に取り込むことができます。
ここでも board が特徴的なのは、ユーザビリティーを損ねずに外部連携を実現しているという点です。
通常、他のサービスと連携する際には「連携先に送るデータ」をユーザーが入力しなければなりません。例えば、会計 freee へ「勘定科目」のデータを送るためには、board 側でも「勘定科目」の項目に入力をしなければならない、といった具合です。
しかし、業務で board を扱うのは必ずしも経理担当者とは限りません。案件や見積書を作成するのは営業担当であったり、受発注を管理するのは営業事務担当であったりします。
そうしたメンバーに「自分の業務で普段使わない項目」を入力させるのではなく、変換ルールにもとづき裏側で自動的にデータを変換することで、どのユーザーにとっても扱いやすいシステム連携を実現しています。
#board の会計連携設定、いちいち仕訳や勘定科目を設定するのではなく、「デフォルトはこれ」「この条件に当てはまった場合はこれ」という設定ができるのが非常に良い。
— 武内俊介@Brownies Works｜次世代バックオフィス構築 (@Libero_shunsuke) December 3, 2020
年間契約の一括請求とかの時に、条件（タグ）を決めて、「前受金」でfreee取り込むとかすると便利。#Browniesfes
また、2020 年 11月には新たな外部サービス連携として、電子契約サービス（DocuSign・クラウドサイン）との連携が可能になりました。With コロナでリモートワークへの対応ニーズが急速に高まっているなかで、さらに便利に board を使える機能と言えるでしょう。
5. Q&A
当日は、ウェビナーへのコメントで寄せられた質問にもライブ配信中にご回答をいただきました。こちらでいくつかご紹介させていただきます。
Q1. board はどんな業種に向いていますか？
A1. 現在は多種多様な業種でお使いいただいていますが、自社がもともとシステム開発やコンサルティングを提供していることもあり、IT・コンサル・デザインなどの業種や、同じようなビジネスモデルはフィットしやすいです。
IT 系以外の業種だとリフォーム業も多いです。ビジネスモデルとしては「受託型」であればフィットすると思います。
Q2. 製造業の利用事例はありますか？（商品マスタなどはなかったため、気になりました。）
A2. 製造業での利用事例もありますが、部品の在庫管理や積み上げによる原価管理などの機能はないため、製造業向けかと問われると、必ずしもそうではありません。
ただ、実際にご利用頂いている製造業の会社さまはそれなりにいらっしゃるので、うまくフィットするケースもあるようです。
Q3. board を支援先の企業さまにお薦めしたいのですが、デモアカウントを発行してもらうことはできますか？
A3. デモアカウントの制度はないのですが、代替の手段がありますので、board サイトからお問い合わせください。
6. お問い合わせ先
board は無料で 30 日間のお試し利用ができるほか、オンラインでの個別相談も受け付けています。ご興味がおありの方は、ぜひ下記よりお問い合わせください。
board 請求書作成だけじゃなくて案件ごとの受注確度や損益管理、クラウドサイン・DocuSign連携での発注書・検収書の回収もできるか・・・。バッチリハマる事業者にとってはメチャありがたいっすねコレは。#BrowniesFes
— ばん よーたろー@BANZAI税理士事務所 (@ban_tax240) December 3, 2020
Brownies Works では、企業を成長させるためにバックオフィスの再構築と運用で、最適な経営管理体制の構築をご支援します。バックオフィスの業務設計のご相談は、ぜひ Brownies Works までお問い合わせください。
Brownies Works の note では、バックオフィスに関する情報を発信しています。フォローいただくと、新しい note がアップされた際にお知らせが届きます！
また、Twitter では「Brownies Works の妖精さんたち」が情報発信しています。#BrowniesWorks のハッシュタグで note をシェアしていただけると、妖精さんたちが大喜びしますので、ぜひシェアをよろしくお願いいたします！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？