面倒な出張の、申請・手配・管理からの開放。次世代クラウド出張手配・管理サービス「AI Travel」｜#BrowniesFES
Brownies FES.は、バックオフィスの再構築と運用で最適な経営管理を実現するサービス「Brownies Works」が、バックオフィス運営について最新の情報を発信する定期イベントです。
2020 年は四半期ごと（1・4・7月）に開催し、毎回 note にてイベントレポートをお届けして参りました。
今回、2020 年 10 月の第 4 回開催にあたり、タイムリーにイベントレポートをお届けすることができていなかった 2020 年 7 月開催の第 3 回分について、改めてレポートを制作・公開させていただきました。
フォロワーの皆さまへのお届けをたいへんお待たせしてしまいましたが、ご高覧いただけますと幸いです。
2020 年 7 月開催の第 3 回は「バックオフィスを進化させるサービス」と題し、ゲストスピーカーとしてバックオフィス業務を効率化させるためのプロダクトやサービスを提供している 3 社をお招きしました。
それぞれのプロダクトやサービスの紹介をいただきながら、バックオフィス業務をいかに効率化させるかを、プレゼンテーションとパネルディスカッションでたっぷり語っていただきました。
この note では、面倒な出張の、申請・手配・管理からの開放。次世代クラウド出張手配・管理サービス「AI Travel」を提供する株式会社 AI Travel 執行役員 COO であり、個人コンサルタントとしてもスタートアップ企業などで会計や組織面など様々なサポートを行っていらっしゃる藤本 了甫さんのセッションを、参加者の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！
1. AI Travel とは
AI Travelなら出張手配を最短5分で、国内・海外の飛行機や新幹線、宿泊施設などを一つの画面で簡単予約。
AI Travelなら出張手配業務を最大90%削減。申請・報告業務を簡素化し一括精算で利益を生まない業務を大幅カット。（https://aitravel.cloud/ より）
AI Travelは、その名に「トラベル」を冠しているとおり、出張に関する業務の効率化に特化したサービスです。
出発地と目的地に合わせて、飛行機や電車、ホテルからレンタカーまで、すべて Web 上で手配が可能。さらに、社内の旅費規定の自動チェック機能や、出張申請・経費申請のワークフロー機能も備えています。
出張にまつわる現金（立替金）の管理や、経費精算業務を飛躍的に効率化でき、内部統制まで行えるサービスが、AI Travel なのです。
2. 効率化を阻むボトルネックは「経費精算」だった
実は入社する以前から AI Travel のヘビーユーザーだったという藤本さん。スタートアップ企業のコーポレート部門で、当時の藤本さんは煩雑な出張の管理業務に追われていました。
・出張が多い会社で、経費精算の申請が多い
・申請内容にミスが多く、差し戻しが頻発
・出張申請と経費精算申請のひも付けすら、確認する余裕がない
適切な経費管理のため業務フローをカイゼンしたいと思いながらも、目の前の業務に追われ、どこから手を付ければ良いのかも分からない。なんとかしてボトルネックを解消しなければ、先に進めない状況でした。
藤本さんが分析した結果、出張に関する経費精算が効率化を阻むボトルネックになっているとの答えに辿り着きます。
ボトルネックは「経費精算」
・提出された申請書をチェック→仕訳→支払処理をするだけで月 20 時間
・そもそも経費精算申請がちゃんと提出されず、督促の手間がかかる
・領収書の原本が集まらず、回収に奔走する
・締め日を過ぎてから（軽々しく）追加の申請が来る
では、AI Travel の導入によってどのようにボトルネックを解消したのでしょうか。ユーザーとしての実体験も踏まえながら、AI Travel の機能について解説していただきました。
3. 出張手配のストレスを解放する UI／UX
皆さんも個人旅行の手配で感じられたことがあると思いますが、目的地を決めたあと、スケジュールを考慮して切符を予約し、ロケーションやプラン内容を比較しながらホテルを選定するのには、かなりの手間と時間がかかります。
出張の場合、複数名が別々の場所や日時で出発したり、役職によって座席やホテルのグレードを変える、旅費規程に収まるようにするなど、さらに考慮すべき事項が増えます。
AI Travel は使っていて気持ちの良い UI／UX で、このような出張手配のストレスを解放してくれます。
出発地・目的地は、Google マップと連動して効率的に検索し、片道・往復の手配もボタン一つで切替が可能。出張人数の入力では「別の出発日で第二陣が行く」「取引先が同行する」といったケースにもしっかり対応くれます。
宿泊先の検索では、条件設定に応じて候補をレコメンド。さらに、あらかじめ旅費規程の設定を登録しておけば検索時に自動でチェックしてくれ、規定内に収まらない場合にアラートが出たり、役職ごとに規定が異なるような場合でも特別に意識せず手配が可能です。
また、出発までに余裕があれば交通と宿泊のパッケージ旅行の手配もでき、場合によっては通常の半額程度にコストを抑えられることも。レンタカー会社とも提携しており、お得な値段で利用が可能です。
出張内容の確認後は、ワークフロー機能によりそのまま出張申請を提出→社内承認が下りると手配が開始されます。社員の日当も自動計算されるほか、会計ソフト（freee）へも連携が可能。支払は AI Travel 経由での月締め一括払いなので、領収書を回収する必要もありません。
AI Travel 一つで、立替金の管理も、出張や経費の申請も、会計処理もまとめて効率化することが可能なのです。
#AITravel のデモ画面。旅費規程を登録しておけば「あんさん、規程オーバーでっせ！」が自動で出る！請求書一括払いだから個々人の精算の必要もなし！ #BrowniesFes pic.twitter.com/l80YFr6d1p
— 矢野裕紀 👟⚽ (@yano_cchi) July 27, 2020
4. AI Travel で出張経費精算の時間を 50％ 削減
ユーザーとして実際に AI Travel を導入した結果、「ものすごい効果を得ることができた」と藤本さんは熱く語ります。
AI Travel はコーポレート部門の管理業務を効率化するだけでなく、現場の社員にとっても手配の手間が減り、会社にとってもコストの最適化ができる。さらに、難しい設定無しで簡単に導入ができるという三方よし＋1 の効果があるのです。
クラウド型経費精算システム「楽楽精算」とのデータ連携開始や、ホテルチェーン、レンタカー会社との協業・提携も随時進んでおり、ますます便利になる AI Travel。2020 年 8 月には「Go To Travel 事業」の事業者としても登録されています。
料金プランなど、気になる方はぜひ Web サイトからお問い合わせください！
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【お知らせ】Brownies FES. #4「次世代バックオフィスになるために」
第 4 回は 10/22(木) 18:30 からオンラインにて開催いたします。詳細・お申し込みは下記の note をご参照ください。
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