#BrowniesFes｜「今こそ業務改善を」 - ひとり経理だから実現できたこと｜#BrowniesWorks
2020年4月24日に、Brownies Works のイベント「Brownies FES. ＃2」を開催しました！
「Brownies FES.」は、Brownies Works がバックオフィス運営について最新の情報を発信する定期イベントです。2 回目となる今回は、緊急事態宣言を受けて初のオンライン・イベントとなりました。今回のテーマは、バックオフィスの「人」の側面フォーカスして、
「ひとり経理からの脱却」
と題し、お二人のゲスト・スピーカーをお招き。スタートアップ企業においてどのように経理部門を立ち上げ、自分だけの「ひとり経理」の状態を脱却して、どのようにチームを創っていったのか。苦労話とともにその知見をプレゼンテーションとパネル・ディスカッションでお伺いしました。
この note では、スタディプラス株式会社 藤本 了甫さんのセッションを、当日ご来場の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！
1. 「ひとり経理」の哀しみと苦しみ
スタディプラス、AIトラベルの藤本さんの一人経理脱却の過程 #browniesfes pic.twitter.com/qB6WcQtEU3
— 秋山涼@税理士 (@ryoakiyama_tax) April 24, 2020
藤本さんは大学卒業後、大手メーカーで原価計算担当としてキャリアをスタート。その後は外資・日系・ベンチャー企業を渡り歩き、経理をメインとしつつも営業やカスタマー・サポート、経営企画など様々な業務に従事されてきました。
そして現在は、スタディプラス社で管理部部長として働きながら、株式会社 AI トラベルの COO としてアルバイトもされています。（2020 年の 6 月より、AI トラベル社へ完全移籍予定とのこと。）
多彩なご経歴・ご経験の中では「かなりハードな経験もした」という藤本さん。しかし、その経験のおかげで「何が起こっても、たいてい何とかなる」という鋼の精神力を身に付けられたそうです。
そんな藤本さんですが、会社初の経理専任担当として現在の会社に入社したときには「この状況はヤバい…！」と思ったのだそう。
・売上が粗利の金額で計上されており、原価が計上されていない
・受注管理をスプレッドシートで行っているが、月をまたいで修正が日常的に行われており、どれが正しい数字なのか不明
・そのスプレッドシートを元に請求書が発行されている
この状況を打開すべく、藤本さんはまず「ビジネスフローの徹底的な把握」に着手します。それは、社内のキーマンに対する現状ヒアリングを行い、業務フローを把握 → ドキュメントに落とし込んで可視化していくという、地道な作業でした。
徹底的なヒアリングとドキュメンテーションにより改善点はあぶり出されるものの、①月次・年次の決算業務を行いながら ②改善業務 と ③修正業務 を並行して行うというトリプル・アタックが、藤本さんを襲います。
なんか、歌のタイトルみたい(笑)ヤバい決算アルバム😅 #browniesfes pic.twitter.com/HgZq861ndR
— 矢野裕紀 (@yano_cchi) April 24, 2020
月次締めの作業は連日深夜にまで及び、B/S（売掛金）を修正するために自作した消し込み作業用の Excel は、なんと 70MB ものデータ容量になるほどだったそう。Excel データなのにこの重さ、想像するだけでたいへんさが目に浮かんできます。
こうして決算業務・修正業務を行いながら、本来あるべきフローを考え、システム導入の是非を検討し、社内の抵抗勢力と戦いながら改善業務を行っていかねばならないという状況に、鋼の精神力を持っていた藤本さんでさえも、少しずつ追い込まれていきました。
「何度俺は3月の二文字を見て涙すればいいの」…やっぱり歌だったw #browniesfes pic.twitter.com/rlNfCO5LEW
— 矢野裕紀 (@yano_cchi) April 24, 2020
これもう死にたい。。ってなる瞬間だｗ#browniesfes
— masako.ni＠万事 (@macha_kai) April 24, 2020
しかし、そこまでのご苦労を経験してもなお「ひとり経理だからこそできたこと、ひとり経理だからこその魅力がある」と藤本さんは語ります。
2. 「ひとり経理だからこそ」実現できたこと
業務フローの改善には、様々な「調整」が必要となります。これまでの仕事のやり方を変えようとすれば、その業務の責任者から了解を取り付けたり、担当者への説明や教育も行わねばなりません。
しかし「ひとり経理」であることにより、自分の裁量でコントロールできる範囲が広くなり、トライ＆エラーで日々の細かな改善を行うことができたのだそう。（自分一人なら、昨日と今日で業務フローが変わったとしても問題ない。）
「現場の協力さえ得ることができれば、たとえ焼け野原であっても、新たに種を植え、花を咲かせることはできる」
それが、ひとり経理の醍醐味だと藤本さんは語ります。そして苦労の末、藤本さんは効率的なバックオフィスの仕組みを構築されたのでした。
【改善後の世界】
・受注情報は「導入されていたのに放置状態だった」という Salesforce を起点に会計フリーに連携され、請求書発行まで自動化
・経費精算は、AI トラベルとモバイル Suica を使い、仕訳不要で 2 時間程度で完結
・給与計算は KING of TIME と SmartHR をもとに社労士が計算してくれ、仕訳を会計フリーにインポートすれば完了
・顧問の会計士・税理士と freee で情報を共有
・予実管理や資金繰り表は、会計フリーから API 連携で作成
3. 今こそ「with コロナ」に備えて業務改善を
藤本さんが COO を勤める AI トラベル 社では、出張業務について
①フロントの業務改善
②バックオフィスの業務改善
③出張業務に関わるコスト削減
の 3 つを同時に実現するサービスを提供しています。
現在、世界的な新型コロナ・ウイルスの流行によりほとんどの出張は自粛されていますが、しかし「今だからこそ、システムの整備や業務の改善を行うべきタイミングだ」と藤本さんは熱く語ります。
コロナ・ウイルスは、これまで「アナログ」「非効率」と言われてきた様々な業界・業種、そして業務に対して、強烈にデジタル・シフトを促しました。従来であれば「会社で・人手をかけて」行われてきた業務はいま、「IT やクラウドを活用して・効率的に」行うことが求められています。
これは「出社を自粛している今だけ必要なもの」ではありません。デジタル・シフトによる業務の効率化は、労働人口の減少が課題となっている現在の日本においては、本来はずっと前から取り組まねばならなかったものです。
今回を契機として積極的に業務の効率化を行い、after コロナ／ with コロナの時代に備えていくことが、今の私たちに求められているのではないでしょうか。
AI トラベルでは「今からはじめようシステム整備キャンペーン」と題して、キャンペーンを実施中とのこと。ご興味のある方はぜひ、Web サイトをチェックしてみてください。
Brownies Worksでは、経費精算業務の効率化のために、AI トラベルをフル活用しています。バックオフィスの業務改善でお困りの際は、ぜひ Brownies Works へご相談ください。
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