#BrowniesFes｜めんどうな請求書のアナログ業務を、ぜ〜んぶ自動化！「invox」｜#BrowniesWorks
Brownies FES.は、バックオフィスの再構築と運用で最適な経営管理を実現するサービス「Brownies Works」が、バックオフィス運営について最新の情報を発信する定期イベントです。
2020 年は四半期ごと（1・4・7月）に開催し、毎回 note にてイベントレポートをお届けして参りました。
今回、2020 年 10 月の第 4 回開催にあたり、タイムリーにイベントレポートをお届けすることができていなかった 2020 年 7 月開催の第 3 回分について、改めてレポートを制作・公開させていただきました。
フォロワーの皆さまへのお届けをたいへんお待たせしてしまいましたが、ご高覧いただけますと幸いです。
2020 年 7 月開催の第 3 回は「バックオフィスを進化させるサービス」と題し、ゲストスピーカーとしてバックオフィス業務を効率化させるためのプロダクトやサービスを提供している 3 社をお招きしました。
それぞれのプロダクトやサービスの紹介をいただきながら、バックオフィス業務をいかに効率化させるかを、プレゼンテーションとパネルディスカッションでたっぷり語っていただきました。
この note では、めんどうな請求書のアナログ業務をぜ〜んぶ自動化する「invox」を提供する株式会社 Deepwork 代表取締役・横井 朗 さんのセッションを、参加者の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！
1. invox とは
請求書の面倒なアナログ業務をぜ〜んぶ自動化！invox は取引先からどんな形式の請求書が届いても、99.9%正確に振込データ・仕訳データを生成します。（https://invox.jp/ より）
ここ数年で請求書のデータ化サービスが出始めていますが、その中でも invox が優れているのはミニマムな単位から始められるという点です。
現実的な価格帯であるにも関わらず、OCR の精度や AI の活用、そして人力（アナログ）でもしっかり補完してくれほか、Google ドライブやメールから直接請求書を取り込み可能など、使いやすさを追求したサービスになっています。
2. 受け取り請求書に関する悩み
取引先から送られてくる請求書。この処理に関する業務は、実はなかなか効率化が難しい領域でした。
請求書のつくりは百社百様。フォーマットはバラバラで、紙の場合もあれば電子データの場合もあります。さらに電子データでも、メールに PDF ファイルが添付されてきたり、指定された URL へアクセスしたりと送られてくる方法もさまざま。
「自社の取り組みだけではどうしようもないが、取引先には取引先の都合があり、なかなか対応してもらえない…」というのが実状でした。
さらに最近では、「リモートワークをしたいが、郵送で届く請求書を受け取りに出社しなければならない」という、新たな問題も発生するようになりました。経営者の立場としても「将来に備え、いつでもリモートワーク可能な体制にしておきたい」という声は多かったそうです。
そんなお悩みを解決するのが、今回ご紹介する invox です。
3. invox なら請求書の処理は「確認するだけ」
invox を活用すれば、受け取り請求書の処理がなんと「確認するだけ」になるそう。では、いったいどうやって自動化しているのでしょうか。横井さんから、受け取り請求書の処理を自動化する 4 つのステップを解説いただきました。
STEP 1：請求書の取り込み
請求書は PDF で届く場合と紙で届く場合がありますが、invox ではさまざまな送付方法に対応しています。
PDF がメールで届く場合、受け取るメールアドレスを invox 指定のものにする（あるいは、invox 指定のメールアドレスに転送する）ことで、請求書の自動取り込みが可能に。
メール以外にも Slack や、Google ドライブ・Dropbox・box といったクラウドストレージとも連携しており、請求書の PDF データを保存するだけで invox への取り込みが完了します。
一方、請求書が紙で届く場合はスキャンサービスを利用できます。取引先から請求書を郵送してもらう際、住所を invox スキャンセンターの私書箱宛にしてもらうだけで、アナログな請求書の受け取り→スキャン→取り込みがすべて自動化可能なのです！
STEP 2：請求書のデータ化
STEP 1 で invox に取り込まれた請求書は、まず AI でレイアウトを解析した上で、OCR（画像のテキスト部分を認識し、文字データに変換する）処理が掛けられ、データとして invox に保存されます。
invoxさんのサービスすげえな。 #Browniesfes pic.twitter.com/l8u7tjfdVN
— Ryosuke Fujimoto@AITravel (@FjmtRysk) July 27, 2020
しかし、現在の AI や OCR の精度では、百社百様の請求書を正確にデータ化することは難しいのだそう。そこで、保存されたデータを最終的にオペレータによる人手で確認・補正するという工程を加えることで、どのようなレイアウトの請求書でも（手書きでも！）99.9 %以上の精度を保証。
おおー、請求書をSanSan的なOCRプラス人力でデータ化してくれるのかー！
— Gakkey | BI×MA×SFA 営業×情ｼｽ×ﾏｰｹﾀｰ×ﾌﾙﾘﾓｰﾄ研究中 (@gakkey1022) July 27, 2020
しかも会計ソフトにまで連携。
invox。
#Broniesfes pic.twitter.com/XDOAaI4CJj
さらに、「請求書の合計金額と内訳が合っているか」「源泉徴収の計算が合っているか」などの整合性をチェックし、怪しい場合には検知してアラートしてくれる機能まで付いています。「ひとり経理」でもダブルチェックの代わりになる、安心の機能ですね！
STEP 3：請求書のデータ化の結果を確認
STEP 2 までが invox 側で行われた後に、ユーザー側でデータ化の結果について確認を行います。日付や金額などの数字部分は 99.9 % 以上の精度ですので、ユーザー側は請求書の内容だけにフォーカスしてチェックを行えば OK。
また、ワークフロー機能により、請求データを担当者と上長で二重チェックしたり、決裁権限に応じた承認も可能です。
STEP 4：オンラインバンクや会計ソフトへデータ連携
最後に、確定したデータを会計ソフトや ERP に連携することで自動計上したり、オンラインバンクと連携することで支払処理を自動化できます。
#freee に未決済で連携できるの良き！とりあえず画面に慣れるために（連携できないけど）ミニマムやってみようかしら #invox #BrowniesFes pic.twitter.com/Xvvv9262tG
— 矢野裕紀 👟⚽ (@yano_cchi) July 27, 2020
以上、4 つのステップにより、請求書の受け取り〜支払業務までを一気通貫で自動化することが可能なのです！
会計ソフト連携については現在、freee・マネーフォワード クラウド会計・弥生会計・勘定奉行との連携に対応。
また今後は、インフォマート社の提供する 「BtoB プラットフォーム請求書」との連携や、家賃のように「請求書は来ないが定期的に支払いが発生するもの」についても対応予定とのこと。
様々なサービスと連携することで、経理業務がいっそう効率化されていきますね！
4. invox の料金プランとオプション
invox の料金プランは ①ミニマム ②ベーシック ③プロフェッショナルの三段階で、いずれも初期費用は不要です。
invoxさんのサービスこれは良い。。！
— SBO安田ともこ@InsurTech hokan (@sbo_tomoko) July 27, 2020
請求書50件まで980円、1件あたり50円。
仕訳データはつくれないのがどう影響するかなぁ。支払管理はできるからMF財務管理の煩雑さとはお別れできるか🤔#Browniesfes pic.twitter.com/aWwpuZQeAK
①ミニマム
・月額基本料金 980 円＋データ処理料 1 件 50 円
・データ化に要する時間：数時間〜3営業日
・振込データの出力はできるが、会計ソフトとの連携（仕訳データ生成）はできない
②ベーシック
・月額費用 9,800円＋データ処理料 1 件 100 円
・ミニマムの機能に加えて、会計ソフトとの連携とワークフロー機能が使える
③プロフェッショナル
・月額費用 49,800円＋データ処理料 1 件 100 円
・ベーシックの機能に加えて、データ化の時間が「数時間〜1営業日」に短縮、プロジェクト管理機能を利用可能、電話によるサポート
invoxいいな、UI使いやすそう。
— Gakkey | BI×MA×SFA 営業×情ｼｽ×ﾏｰｹﾀｰ×ﾌﾙﾘﾓｰﾄ研究中 (@gakkey1022) July 27, 2020
データ化までプランによって即日〜3営業日との事だが、普通は全然3営業日かかってもいいよな。
#Broniesfes
さらに、オプションサービスも充実しています。
3ヶ月導入サポートパック
運用の設計から、初期設定や仕訳辞書の設定を、3ヶ月間伴走してサポート。
スキャンサービス
請求書の送付先をスキャンセンター宛にすることで、紙の請求書を自動でデータ化。請求書の原本は一ヶ月分を取りまとめ、郵送してくれる。
「電子帳簿保存法の対応」や「セキュリティ向上のための IP アドレス制限」などのオプションもあり。
invox のスキャンセンターはプライバシーマークや ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得済で、非常にセキュアな環境で開封やスキャン作業を行っているとのことですので、セキュリティ面でも安心ですね。
スキャンサービスを含めて invox を活用すれば、取引先からどのような請求書が送られてきても対応ができ、バックオフィス業務のペーパーレス化や、リモートワークの推進にも役立つことでしょう。
無料のオンラインセミナーや個別の相談会も随時開催しているそうです。また現在、①ミニマム と ②ベーシック で、請求書 10 枚まで請求書のデータ化を無料で試せるとのことで、気になった方はぜひ、invox の Web サイトからお問い合わせください！
Brownies Works では、企業を成長させるためにバックオフィスの再構築と運用で、最適な経営管理体制の構築をご支援します。バックオフィスの業務設計のご相談は、ぜひ Brownies Works までお問い合わせください。
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【お知らせ】Brownies FES. #4「次世代バックオフィスになるために」
第 4 回は 10/22(木) 18:30 からオンラインにて開催いたします。詳細・お申し込みは下記の note をご参照ください。
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