考え事#52 時間の複利機能

昨日に引き続き、今日も仕事で意識していることを。

タイムマネジメント

仕事をしている中で、面倒な作業が発生することは多々ある。

僕は特に、細かいことをチェックしたり、PCで細々したデータをコピペしたりする作業がものすごく嫌いだ。

単純作業系の仕事も、やりながら途中で別な仕事が降ってくるような環境(学校はこれがものすごく多い)だとミスしやすいことが過去の経験統計的にわかっている。

だから、なるべく同じ作業を連続してできるように自分のタイムマネジメントをしている。

対して、提出物にコメントを返したり初見や推薦文を書いたり、教材とか試験問題を作成する仕事は脳に汗をかく仕事だ。こういうのは連続して実施すると疲れてパフォーマンスが落ちる。なので、なるべく隙間時間に少ない数ずつこまめに消化するようにしている。

タイムマネジメントだけでも色んな工夫がある。
いわゆる乾き物の準備は長期休みの間にまとめて終わらせるとか。定期考査の問題はここ数年、2学期には学年末考査まで完成させるようにしている。

でも、最終的にこれだけでは立ち行かなくなる。タイムマネジメントは一次関数的効果しか生まない。時間的にカツカツであれば、業務量が増えた瞬間に破綻してしまうだろう。

複利的時短が可能な業務の仕分け

ちょっとしたヒューマンエラーが起こりやすい、繰り返しを伴う作業や、毎年ほぼ確実に同じような作業が発生する業務については、時間の複利効果を見込んで仕込み(システム化)をすることができる。

学校の業務でいえば例えば以下のようなものが挙げられる。
・年間指導計画の作成
・教科書選定
・クラス時間割表作成
・教員名簿作成
・各種アカウント管理
・年間行事計画の手帳管理
・教室座席表作成
・授業ごとの名標作成
・クラス編成資料作成

というか、学校の仕事のほとんどは実はものすごくシステム化しやすい。僕が務めていた自治体では、校務PCでプログラムを組むのは難しかったので、Excelで色んなものを作った。

複利的時短のための第一歩

なにか業務を担当することになったら、とにかくひたすら手順を書き出してみることだ。A4の白紙か、小さめの付箋にブレスト的に、必要そうな手順（作業や、周囲の誰に何を、いつ頼んでいつ〆切にするかなどを含む）をずらーっと書き並べてみる。もちろんmiroなどのオンラインホワイトボードでも構わない。

そのうえで、これらを時系列に並べてみる。
そして、一つ一つの手順を具体化して書き出してみる。

どこでどのような条件を基にどんな作業が必要になるのか考え、分からないところは周りの先輩に聞く。先輩の意見は法的根拠や命令等の根拠があるもの（不可変）なのか、慣例によるもの（可変）なのかを選別し、慣例によるものであればより効率的な代替案も含めて方法を検討していく。

次に、関数処理で対処できるものはないか考える。
Excelは相当便利で、学校で必要なデータ処理は頑張ればだいたい関数で組むことができるし、関数で限界がある部分もマクロを組めばたいていクリアできる。

事前に関数を組んでおくことは、時間の複利効果そのものである。
データ収集用のオンラインアンケートフォームのアウトプットの形式から、コピペで一瞬で作業が完了できるような環境を閑散期に構築しておけば、日々の業務時間を生徒と向き合う時間に全振りできる。

根底に必要なのは、面倒くさがりな気質

僕は、物凄く面倒くさがり屋だ。
例えば今の時期、クラス編成作業なんてものをほとんどの学校でやっていると思うが、名簿を見て編成会議をして、そのあと生徒の移動先を入力してソートして、印刷範囲設定をやりなおして・・・みたいな作業がものすごく嫌いだ。コピペや入力の回数が増えることはヒューマンエラーの増大につながるし、なるべく自動的に確定した新年度のクラス名標が完成していたらみんな嬉しいはずだ。

面倒くさいことを、いかにショートカットして瞬殺するか、
幸いなことにPCは、人間が面倒くさいと感じる作業がものすごく得意だ。
面倒くさがりな人は、こういう方針で色々日々の業務を見直してみてはいかがだろうか。
（一般企業の人にとっては当たり前のことを書いていることはメタ認知しつつ、書いてみました）