#270 人事論②｜面談の有効活用事例 〜新入社員の悩みを解決する面談法〜

そんな感じで前述の通り、人事業務も行っておりますが、その中でも力を入れているのは面談です！

かなり面談ばっかりやってますね。面談男です。闘将！面談男って感じですが、ちょっと読者の皆さんを置いていってしまってますね笑

そんな感じで面談を多くやっている僕ですが、本日はその中で「新入社員の面談」にフォーカスを当ててみましょう。

新入社員面談とは？

前回の投稿でも紹介しましたが、入社１ヶ月・２ヶ月・３ヶ月の社員を対象に、新入社員面談というものを実施しております。

新卒中途共に、「入社前と入社後の業務に関するギャップはないか？」「抱えているストレスはないか？」「同僚とのコミュニケーションは円滑か？」など、入社直後の社員が困っていないかを早期解決する内容です。

良いケースだと、１ヶ月面談は30分色々話し、２ヶ月面談は前回の悩みが解決されていることを20分くらい話し、３ヶ月面談はほぼほぼ問題がないという状態で、10分くらい話しておしまいとなります。
これは良いケース、Good Caseです。

一方、新入社員がどんなことに悩んでいるのか？
面談で実際に聞いた「悩み」と解決策を紹介してみましょう。

Aさんの事例

悩み：コミュニケーション

入社して数日が経つが、みんな忙しくてあまり話をしてくれず、
チームメンバーとのコミュニケーションが全然なく、孤独を感じる。
業務に関しての必要最小限の説明しかないので、質問を誰にすれば良いのかが分からない。

回答：とにかく話を聞くこと → 課題の顕在化

あらかじめ言ってしまいますが・・・
全パターン通してですが、明確に送れる答えはないんです。
なぜなら、その「みんなが話をしてくれず」がどのようなものか分からないので、Aさんとの面談だけで判断できないんですね。

しかしながらAさんはそれで悩んでいるので、その課題をクリアにする必要はあります。
そして、面談担当者は話を聞いた上で、選択肢を与えられる存在でいなければなりません。これが重要です。

Aさんが＊＊という仕事についてコミュニケーション悩んでいるのであれば、＊＊について詳しい人を頭の中で整理して、瞬時に情報をAさんに与えること。
更にはAさんと年齢の近い社員、出身が近い社員、共通の趣味を持つ社員などの情報も瞬時に出してあげられれば最高です。

そして、情報を与えることと同様に、精神的肯定姿勢（P.M.A.）を感じてもらうことも重要ですね。

「Aさんが思ってることが正常だと思う。そしてみんなが話をしてくれないのは、みんながシャイで照れてるだけだから、Aさんから積極的に話してみたら？みんな喜ぶよ。みんなAさんと話したがってると思うよ」

こういう言葉だけで、解決するケースもあったりします。
とにかくP.M.A.ですね。Wow Wow Wowです。

Bさんの事例

悩み：入社前と入社後のギャップ

入社前に聞いていたことと、今任せられている仕事が違う？
今後自分がどうなるのかが見えない・・・

回答：状況の整理 → 関係各所へエスカレーション

面談担当者は話を聞くこと、そして最大限の解決方法を考えることが命題で、その場で問題の解決ができないんです（できるケースもあるかもですが）
なので、とにかく事実関係の整理をしましょう。

ヒアリングしていくと、色々な課題が浮き彫りになりますが、あまり他部署である人事チームの面談担当者が答えを出さない方がいいので、あくまで聞くのスタンス。
そして、面談担当者の上席に、その内容を伝えるんです。

但し！
ここで重要なのは許諾です。
「今聞いた話、上長の＊＊さんに話して大丈夫？」という許諾は取りましょう。
むしろ、これが無いままエスカレーションしたら、「あ、勝手に言っちゃうんだ・・・」と面談担当が思ってしまうので、ここは徹底ですね。

Cさんの事例

悩み：リモートワークでコミュニケーションがとりずらい

色々と聞きたいことがあっても、リモートなので仕事の相談がし辛い。
コミュニケーションもなかなか取れない。

回答：コミュニケーション機会を創出するしかない

コロナ以降で標準化したリモートワーク。
コロナ後に転職した方々は皆、この悩みに直面したと思われます。

弊社もリモートを推奨しており、部署ごとに出社する曜日を決めるスタンスで行っておりますが、基本的にそれとは別に新入社員は積極的に出社するよう推奨しています。
しかしながら、上司や先輩がリモートをしていて相談しにくい・・・
そんな悩みもよく聞きます。

これは、バーチャルオフィスなどが有効です。

oViceやMetalifeなどがオススメです。
楽しく、バーチャルに働くことができますので、まずはこういうのを上司が把握して部下と一緒にやる取り組みが重要ですし、部下は上司に「こういうのでコミュニケーションを常に取れるようにしたい」と懇願するのがベター。それが言いずらかったら我々人事から言いますし、まずは人事担当とコミュニケーション取りましょう！

oViceが一番有名ですね。

MetaLifeもなかなか楽しいですよ

まとめ

他にも色々と新入社員は悩みを抱えています。
ただ、ほとんどが新入社員には原因はなく、チームメンバーや上長の意識に問題があったりなので・・・その辺はフレキシブルに対応しましょう。

あとは「話をする」だけで、そこそこ吐き出せたりもするんです。
ですのであくまでもスタンスは聞き手！あまりあーだこーだ言わないのが理想ですね。

てなわけで新入社員の面談は奥が深く、重要ですので参考にして頂ければ！