【生産性向上】会議の議事録は翻訳することが重要です

こんにちは、Bosch（ボッシュ）です。
私は、東証プライム市場上場のIT企業を昨年退職し、現在は再雇用で就業継続中の一般男性です。

あなたは議事録をしっかりと書けますか。

会議の記録である議事録は、若手社員や事務担当などが記載することが多いようです。

しかし、実は、議事録を作成するためには、十分な文章スキル、業務スキルが必要で、重要な会議になればなるほど、議事録をしっかりと作成することは大事になります。

この記事では、議事録の目的や必要な項目について共有します。

議事録の目的

議事録の目的を一言でいうと、「会議の内容の記録」です。

あとあと、その会議で何か決まったかを会議関係者で確認、共有できるようにすることが議事録を作成する目的です。

議事録に必要な項目

会議に必要な主な項目は以下の項目になります。

• 会議の日時

• 会議の場所

• 出席者

• 議事録作成者

• 会議の名称

• 会議の目的（ない場合もあり）

• アジェンダ（議題）

• 質疑応答（議論の内容）

• 決定事項

• 確認事項（未決事項、宿題含む）

この中で特に重要なのは、決定事項です。
これを明確にして、関係者に共有し、合意を得ることが重要です。

ですので、決定事項が決まるまでの、発言内容はそれほど重要ではないのですが、この部分に労力をかけすぎる人を見かけますが、それは無駄ですので、最低限の質疑応答の記載で十分です。

また、確認事項（未決事項、宿題含む）も重要で、宿題はその宿題の担当と期限を明確に記載します。

議事録は翻訳すること

議事録は記録として残し、後で決定内容などを確認するために作成します。

ですので、議事録を見ただけで、質疑応答や決定内容、確認内等が誰でも理解できるように「翻訳する」必要があります。

会議に参加して議事録を書くと、会議での発言内容そのままを議事録として記載する人がいます。

でも、それでは、議事録としては不合格です。

会議の中では、共通認識であった事項も、時間をたった後に、ましてや会議に参加していない人が見たのでは意味がわからないこともあります。

指示代名詞（これ・それ・あれ・どれ）などは適切な名詞にしたり、発言者の言葉をそのまま文章にしたのでは、後で意味がわからない言葉になったりします。

この場合は、適切に「翻訳」する能力が必要になり、翻訳した文書を記載することで、後で見返しても、意味がわかる議事録にすることができます。

勝手に「翻訳」したために、発言者の意図を変わってしまうという心配は必要ありません。

そのために、作成した議事録は会議参加者に共有して、議事録の内容に間違いないかを確認するのです。

まとめ

議事録の目的は、会議で決まったこと、決まらなかったことを会議関係者で共有し、記録として残ることが目的です。
記載内容で大事なのは、決定事項と確認事項です。
また、記載内容は参加者の発言内容をそのまま記録するのではなく、後日誰でも内容を理解できるように「翻訳」して記録することが大事です。

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以上、Boschでした。