会社のムダ作業 100個まとめてみた
・自分のしごとのムダ作業を洗い出したい
・クライアントにムダ作業撲滅を提案したい
そんな思いから読んでみた。
とても気づきが多くて参考になったので、
そのなかでもとくに気になった部分をピックアップしてみる。
過剰なチェック体制の見直し
仕事上なんらかのケアレスミスが起こったとする。
するとケアレスミスが起こらないようにダブルチェックをするようになる。
しかし、著者は「
１人でひと月かかる仕事を２人体制にしても、半月にはならない
と言っている。
うん、確かにそのとおりだ。
ダブルチェック体制をとるよりも、
・問題は人ではなく仕組みにある
・大切になるのが業務改善の基本「人を責めずに仕組みを疑え」の考え方
仕組みを疑う。
ぼくが大好きな言葉だ。
先日、役所に住民票を取りに行った。
仕事の流れを見ていたのだが、受付に申請書を出すところから受け取るところまでで、３人が合計３回ぼくの申請書をチェックしていた。
その間、せまい庁舎内にどんどん訪問者が増えてきている。
こういうところで業務を見直す方法があるはずだ。
もうちょっというと、ぼくは身分証としてマイナンバーカードを持っていたのだから専用機を置いて、カードを挿したらすぐに発行できる仕組みも作れるのでは？
セキュリティーにばかり気を取られていると、他社に置いていかれる
これもよくあることなのだが、「当社はセキュリティーが大事なのでクラウドサービスは使いません。」という話。
すでにメールを使っている時点で、それは広義のクラウドでは？ということなのだ。
思い切ってクラウドを導入するとどれだけ効率的には働けるか。
会社にあるデスクトップPCにあるデータを使うためだけに出社しなくてはいけなかったり、ファイルの共有をUSBでやりとりしていたり。
クラウドを使ってみて、それに慣れてくるとしごとは格段にしやすくなるのだ。
メールでの質問方法を見直す
これはぼくに当てはまるのだが、
「打ち合わせの日時はいつがよろしいですか？」
というメールだ。
これでメールのラリーが一つ増えてしまう。
「打ち合わせの日時はいつがよろしいですか？
例えば、◯日◯時または◯日◯時はいかがですか？」
でメールのラリーが一つ減る。
こういった細かいことに気を配れるかで、しごとの手間が増えたり減ったりするんだよね。
反省せねば。
今日から、メールを送る前にラリーが減らせないか見直しをしよう。
ほかにも組織におけるムダなやりとりなど多くの事歴がでていて、それに対する解決策や思考の切り替え方もふんだんに出ている。
一読して頭の片隅においておく。
そして、ピンときたときにこの本を読み返す。
それでぐっと仕事のストレスが減ると思った。
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