No.03 Cash. (Nissho Bookkeeping Test 3rd Grade.)

この記事では、日商簿記３級の合格を目指す外国人の方向けに、英語で学べる学習教材を提供します。
In this article, I provide learning materials in English for foreigners aiming to pass the Nissho Bookkeeping Level 3 examination.

No.01の記事について、まだご覧頂いていない方はコチラから確認をお願いします。簿記を学習するメリットや教材の使い方について詳しく紹介しています。
If you haven't checked out Article No.01 yet, please do so here. It offers detailed information about the benefits of studying bookkeeping and how to use the learning materials.

今回は、簿記における現金について学習します。皆さんのお財布の中には一万円札、千円札、百円玉、一円玉などの現金が入っていると思います。
This time, we will learn about cash in bookkeeping. I believe there is cash in your wallets, such as ten-thousand-yen bills, thousand-yen bills, hundred-yen coins, and one-yen coins.

もちろん、簿記においてもこれらを現金と呼びますが、これら以外にも現金として扱われるものが存在します。
Of course, in bookkeeping, these are also referred to as cash, but there are other things besides these that are treated as cash.

現金の処理の仕方について学習していきます！
Let's learn about how to handle cash transactions!

簿記における現金とは？：What is cash in bookkeeping?

簿記において、現金として扱われるものは現物(げんぶつ)の硬貨(こうか)や紙幣だけではありません。
In bookkeeping, items treated as cash aren't limited to physical coins and banknotes alone.

例えば下記のものも、簿記では現金として取り扱います。
For example, the following items are also considered as cash in bookkeeping.
・配当金領収書(はいとうきんりょうしゅうしょ)：Dividend receipt
・郵便為替証書(ゆうびんかわせしょうしょ)Postal money order
・他人振出(たにんふりだし)の小切手(こぎって)：Other people's check

さて、いきなり専門用語(せんもんようご)が３つも出てきて、少し嫌な感じがしますが、大丈夫です。一つ一つ解説していきます。
Now, suddenly introducing three technical terms might feel a bit off-putting, but don't worry. I'll explain each one by one.

そもそも、仮に日本人であっても、簿記を知らなければ「他人振出の小切手」と言われても全く理解できません。中身をしっかり理解することが大切です。
Even for Japanese speakers, if they don't know bookkeeping, they won't understand at all what is meant by 'another person's check.' Understanding the content properly is crucial.

配当金領収書：Dividend Receipt

会社の株式(かぶしき)を保有(ほゆう)する人を株主(かぶぬし)と言います。株主はその会社から定期的にお金を受け取ることができます。これを配当金と呼びます。
Individuals who own shares in a company are called shareholders. Shareholders can receive money periodically from the company, known as dividends.

配当金領収書とは、会社が株主に対して配当金を支払う際に作成し、株主に送付(そうふ)する証書(しょうしょ)です。
A dividend receipt is a document created by the company when paying dividends to shareholders, sent to them as proof of payment.

配当金領収書を銀行などの金融機関(きんゆうきかん)へ持参(じさん)すると、配当金を受け取ることができます。
By presenting the dividend receipt to financial institutions such as banks, shareholders can receive their dividends.

郵便為替証書：Postal Money Order

郵便為替証書は、現金を送金する際に発行される証書です。郵便局が発行するものであり、現金と交換できる引換券(ひきかえけん)のようなものです。
A postal money order is a certificate issued when transferring cash. It's issued by the postal service and functions like an exchangeable voucher for cash.

例えば、1万円を送金したい場合、郵便局で1万円の郵便為替証書を購入します。この郵便為替証書を相手に送ります。
For instance, if someone wants to send ¥10,000, they'd purchase a ¥10,000 postal money order at the post office. This money order is then sent to the recipient.

郵便為替証書を受け取った人は、それを郵便局に持っていくと現金と交換できます。
The recipient can take the postal money order to the post office and exchange it for cash.

他人振出の小切手：Other people's check

他人振出の小切手については、次の記事【No.3】で詳しく解説しますので、ここではまだ理解できなくても大丈夫です。
We'll provide a detailed explanation of 'another people's check' in the following article [No.3], so it's okay if you don't fully understand it here.

これら３つは、郵便局や金融機関に持っていくと、すぐに現金化することができます。そのため、簿記では全て現金として取り扱います。
All three of these, when taken to the post office or financial institutions, can be immediately converted into cash. Therefore, in bookkeeping, they are all treated as cash.

また、これら３つは現金と同等に扱うことができることから、通貨代用証券(つうかだいようしょうけん)と呼ばれます。
Furthermore, because these three are considered equivalent to cash, they are referred to as monetary substitutes or cash equivalents.

それでは仕訳の例を見ていきましょう。
Now, let's take a look at an example of a journal entry.

A社に商品300円を売り上げ、代金は郵便為替証書で受け取った。
Sold merchandise to Company A for 300 yen and received payment in the form of a postal money order.

(現金)300　/　(売上)300
(Cash)300　/　(Sales)300

郵便為替証書を受け取ったことによって、現金という資産(しさん)が増加しました。そのため、借方は現金として処理します。
Receipt of the postal money order increased the asset of cash. Therefore, we'll debit cash.

商品を売上げたことによって収益が発生しているので、貸方に売上を記入します。
Since revenue has been generated from the sale of merchandise, we'll credit revenue.

電気代10,000円について、3,000円を現金、7,000円を配当金領収書で支払った。
For an electricity bill of 10,000 yen, 3,000 yen was paid in cash, and 7,000 yen was paid using a dividend receipt.

(水道光熱費)10,000　/　(現金)10,000
(Utilities expense)10,000　/　(Cash)10,000

電気代は水道光熱費(すいどうこうねつひ)という費用(ひよう)の勘定科目(かんじょうかもく)で処理します。費用の発生は借方に記入します。
The electricity bill is accounted for under the expense category of utilities. The occurrence of expenses will be recorded as a debit.

支払いは現金と配当金領収書の２種類の方法で行っていますが、これらは両方とも現金として扱われるものです。そのため、貸方は3,000と7,000の合計値を現金として処理します。
Payments were made through two methods: cash and a dividend receipt. However, both are considered as cash. Therefore, the credit side will record the total sum of 3,000 and 7,000 as cash.

現金過不足：Cash shortage/overage

現金の帳簿残高(ちょうぼざんだか)と実際に保有する現金の残高が異なることがあります。支払う金額を間違えたり、支払い忘れてしまったりすることが起きやすいからです。
Sometimes, there can be a discrepancy between the recorded cash balance and the actual amount of cash held. This often occurs due to errors in payment amounts or instances where payments are forgotten.

そのため、現金の帳簿上の残高と保有する現金の残高にズレが無いか、定期的に確認が行われます。
Hence, regular checks are carried out to ensure alignment between the recorded cash balance and the actual cash held.

例えば、次の場合の仕訳を見ていきましょう。
For example, let's consider the following journal entry:

帳簿上の現金勘定は1,000円だが、金庫の現金を数えたら900円しかなかった。
The recorded cash account in the books shows 1,000 yen, but upon counting the cash in the safe, only 900 yen was found.

(現金過不足)100　/　(現金)100
(Cash shortage/overage)100　/　(Cash)100

ズレが生じていた場合は、帳簿上の現金勘定(げんきんかんじょう)を修正して、実際の現金残高に合わせる仕分を行います。
If a discrepancy occurs, an adjustment is made to the recorded cash account to align it with the actual cash balance.

今回の例題であれば、実際の現金残高の方が小さいです。
In this case, the actual cash balance is smaller:
・帳簿上の現金勘定：1,000円
Recorded cash account: 1,000 yen.
・実際の現金残高：900円
Actual cash balance: 900 yen.

そのため、帳簿上の現金勘定を100円減らして、実際の現金残高である900円に合わせる必要があります。
Therefore, the recorded cash account needs to be reduced by 100 yen to match the actual cash balance of 900 yen.

貸方に現金100円を記入してあげれば、両者が一致します。借方は現金過不足(げんきんかふそく)という勘定科目で処理します。
By crediting cash for 100 yen, both amounts will reconcile. The debit side will process the adjustment under the account 'Cash shortage/overage.

では、逆に実際の残高の方が大きかった場合の仕訳はどうなるのでしょうか。
Now, what would be the journal entry if, conversely, the actual balance were greater?

帳簿上の現金勘定は900円だが、金庫の現金を数えたら1,000円であった。
The recorded cash account shows 900 yen, but upon counting the cash in the safe, it's 1,000 yen.

(現金)100　/　(現金過不足)100
(Cash)100　/　(Cash shortage/overage)100

先ほどの例題とは真逆の状況なので、反対の仕訳となります。
Since this scenario is the complete opposite of the previous example, the journal entry will be the opposite as well.

では、現金過不足の原因が判明した場合はどのように仕訳をしたら良いのでしょうか。
Now, if the cause of the cash shortage/overage has been identified, how should the journal entry be made?

１月１日、帳簿上の現金勘定は10,000円だが、金庫の現金を数えたら8,000円であった。
On January 1st, the recorded cash account shows 10,000 yen, but upon counting the cash in the safe, it amounts to 8,000 yen.

(現金過不足)2,000　/　(現金)2,000
(Cash shortage/overage)2,000　/　(Cash)2,000

２月１日、現金の不足額2,000円の原因を調べた結果、通信費の仕訳を忘れていたためであることが判明した。
On February 1st, upon investigating the reason for the 2,000 yen cash shortage, it was discovered that it was due to forgetting to record the communication expenses.

(通信費)2,000　/　(現金過不足)2,000
(Comm. exp.)2,000　/　(Cash shor./over.)2,000

現金過不足2,000円分の理由が判明したので、現金過不足の勘定科目を相殺消去(そうさいしょうきょ)します。
Since the reason for the 2,000 yen cash shortage has been identified, we will offset and eliminate the account for the cash shortage/overage.

一方、通信費という費用の計上をする必要があるため、借方に通信費を記入すれば正しい状態となります。
On the other hand, it's necessary to record the expense of communication charges. Therefore, debiting communication expenses will rectify the situation.

小口現金：Petty Cash

小口現金(こぐちげんきん)とは、各部署(かくぶしょ)での日々の支払いのために、予(あらかじ)め渡しておく現金のことです。現金の一種なので、勘定科目は資産となります。
Petty cash refers to the cash provided in advance for day-to-day expenses in each department. As a form of cash, it falls under the asset category in accounting.

経理部の出納係(すいとうかかり)が各部の用度係(ようどかかり)へ小口現金を渡します。日々の現金の支払いは用度係が行います。
The accounting department's cashier transfers petty cash to the supplies unit in each department. The daily cash payments are managed by them.

用度係は一定期間ごとに、出納係に対して小口現金の残高を報告します。出納係はその報告に基づいて仕訳をします。
Periodically, the supplies unit report the balance of petty cash to the cashier. Based on this report, the cashier makes journal entries.

経理部の出納係が、用度係へ小口現金1,000円を現金で渡した。
The accounting department's cashier handed 1,000 yen in petty cash to the supplies unit in cash.

(小口現金)1,000　/　(現金)1,000
(Petty Cash)1,000　/　(Cash)1,000

用度係が旅費交通費100円、電気代300円を小口現金から支払った。
The supplies unit paid travel expenses of 100 yen and electricity costs of 300 yen from the petty cash.

仕訳無し
No journal entry.

帳簿を付けるのはあくまでも出納係です。用度係から報告を受けて、初めて仕訳をします。
The one responsible for bookkeeping is strictly the cashier. Only upon receiving a report from the supplies unit do they make journal entries.

出納係が用度係から支払いの報告を受けた。
The cashier received a report of payments from the supplies unit.

(旅費交通費)100　/　(小口現金)400
(水道光熱費)300　　　　　　　　　
(T & T exp.)100　/　(Petty Cash)400
(Utilities expense)300　　　　　　　　　　　　

小口現金という資産を取り崩して、旅費交通費(りょひこうつうひ)と水道光熱費の費用を計上します。
We'll break down the asset of petty cash and record expenses for traveling & transportation as well as utilities.

今回の学習内容は以上です。
Here is the content for this learning session.

より分かりやすく、役に立つ教材にしていくため、感想や改善点があればコメントを残して頂けると嬉しいです。
To make the material more understandable and helpful, I'd appreciate it if you could leave feedback or suggestions in the comments.

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Thanks.!(^^)!

この記事で学習した内容を理解できているかどうか、確認するための練習問題を用意してあります。
I have prepared practice exercises to check your understanding of the content covered in this article.

しっかりと活用して、理解を定着させましょう！
Make good use of these exercises to solidify your understanding!

練習問題：Practice exercises

今回の練習問題は９問です。
The exercises this time consist of ９ questions.

仕訳に関して最初の練習問題なので、簿記における５つの要素を載せておきます。
Since this is the first practice exercise concerning journal entries, I'll list the five elements in bookkeeping for your reference.

これを見ながら、練習問題を解いてみて下さい。
Please use the below table as a guide while attempting the practice exercise.

Q.1 A社に商品300円を売り上げ、代金は郵便為替証書で受け取った。

A1. 

(現金)300　/　(売上)300

Q2. 電気代10,000円について、3,000円を現金、7,000円を配当金領収書で支払った。

A2. 

(水道光熱費)10,000　/　(現金)10,000

Q3. 帳簿上の現金勘定は1,000円だが、金庫の現金を数えたら900円しかなかった。

A3. 

(現金過不足)100　/　(現金)100

Q4. 帳簿上の現金勘定は900円だが、金庫の現金を数えたら1,000円であった。

A4.

(現金)100　/　(現金過不足)100

Q5. １月１日、帳簿上の現金勘定は10,000円だが、金庫の現金を数えたら8,000円であった。

A5. 

(現金過不足)2,000　/　(現金)2,000

Q6. (Q5の続き)２月１日、現金の不足額2,000円の原因を調べた結果、通信費の仕訳を忘れていたためであることが判明した。

A6. 

(通信費)2,000　/　(現金過不足)2,000

Q7. 経理部の出納係が、用度係へ小口現金1,000円を現金で渡した。

A7. 

(小口現金)1,000　/　(現金)1,000

Q8. (Q7.の続き)用度係が旅費交通費100円、電気代300円を小口現金から支払った。

A8. 

仕訳無し

Q9. (Q8.の続き)出納係が用度係から支払いの報告を受けた。

A9. 

(旅費交通費)100　/　(小口現金)400
(水道光熱費)300