電子化の”お問い合わせ”から”納品”までの流れ
こんにちは！ボンズ企画の編集部員です！
2回目となる本日の投稿は、ボンズ企画のメイン事業でもある【電子化のお問い合わせから納品までの流れ】についてご紹介します。
本題に入る前にまずは、
そもそも「電子化」とは何か？ということからお話したいと思います。
簡単に言うと、紙資料をPDF化することです!!
紙資料の状態に適したスキャナーを使用して、PDFを作成します。
作成されたままのPDFを保管・保存するのも良いのですが、
PDF内で検索が出来るように「OCR（文字認識）機能」を付与したり、書類のインデックスのように直ぐに目的のページへ飛べる「しおり機能」を付与したりなど、電子化後の利用目的に合った仕様で電子化することで、活用しやすいデータになり業務の効率化にもつながります。
(※この記事では割愛しますが、JPEGやTIFF形式の納品も可能です。お気軽にご相談下さい！)
では、その電子化のお問い合わせをいただいてから納品まで、どのような流れで行っているのか、ご紹介します。
1．お問い合わせ
まず「1.お問い合わせ」について。
ご新規のお客様は、メールまたはお電話でのお問い合わせをいただくことがほとんどです。
過去お取引のあるお客様からは、追加の電子化でご相談をいただくこともあります。弊社では、どのようなお問い合わせに対しても下記の4点をまずは確認しています。
どのような資料なのか (契約書、稟議書、議事録、など)
どれくらいの量があるのか
ご希望納期はいつなのか
電子化の目的、その後の利用目的
この情報をもとに、現地調査のご相談をします。
現地調査以外にリモートでの打ち合わせや、メール等で大体の内容や仕様等をお伺いして概算でのお見積りも可能です。
2．現地調査
次に「2.現地調査」について。
現地調査をする理由としては、一言に紙資料と言っても紙の状態によってスキャン機材・方法が異なり、それによって金額が大きく変わってくるためです。そのため、実際に担当営業が訪問した際には、主に下記3点を確認します。
紙の厚さ (コピー用紙くらい、半紙のような薄いもの、硬い紙など)
紙資料の状態 (最近の資料、かなり昔の資料、付箋やホチキスが付いているなど)
紙資料のボリューム
現地調査を行うことで、より正確なお見積りをご提示することができます。
※ノートは弊社グッズの「グリーンノート」です
3．お見積り
次に「3．お見積り」について。
前述の通り、お客様のご利用目的に合った仕様をご提案しますが、ご予算内でどのような電子化ができるのかは、お客様にとって気になる点だと思います。
弊社では数パターンお見積りを作成し、お客様に選択していただきます。
4．ご発注
次に「4．ご発注」について。
お客様からご発注をいただいたら、資料をお引き取りに伺うか、または弊社へ発送していただきます。
紙資料が届き次第、再度スキャンの仕様を確認して実際にスキャン作業へ進みます。
5．スキャン作業
次に「5．スキャン作業」について。
弊社ではスキャンの自社工場をもっており、本社と工場の場所が近いため、担当営業が直接現場担当者と話し、認識を合わせてスキャン作業を進めていきます。
万が一スキャン作業中に不具合や不明点が出たとしても、担当者間で紙資料を確認しながら話し、お客様へすぐにご確認・ご報告をいたします。
6．納品
最後に「6.納品」について。
電子データが出来上がると、お客様のご希望方法（ダウンロード、HDD、DVD、USBメモリなど）でご納品します。
紙資料のご返却をご希望された場合は、直接お届けまたは発送いたします。また、電子化後に紙資料を破棄される場合は約1ヶ月間倉庫で保管した後、溶解処理を行います。
以上が電子化のお問い合わせから納品までの流れです。
弊社では現地調査を行い、資料を直接確認してお客様のお話を聞くことで、目的に合った仕様をご提案することができます。
また自社工場と連携して、ワンストップかつスムーズな電子化をご提供いたします。
ぜひ、ボンズ企画で紙資料の電子化に取り組んでみませんか？
明日のブログでは、弊社が使用しているスキャナー機材を5回に分けてご紹介します。お楽しみに！
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