フォルダ名の付け方ノウハウ

ファイルサーバに置くフォルダの名前をどうするか、どういうフォルダ構成にするかまとめました。皆さん当たり前のように行っていることもあれば、そうでないものもあると思いますのでご一読いただければ幸いです。

どのようなフォルダ・ファイルを格納するか予測する。

まずは作ろうとしているフォルダにどのようなフォルダ・ファイルが入るのか予測することが大事です。特に上位階層のフォルダは見る人も多いのでよく考えてほしいです。(下位のフォルダも少しくらいは考えてみてほしいです。)

また、いま進めている進めているプロセス・プロジェクトが終わった後にどのようなファイルが必要になるかも考えてほしいです。以下に1つの例を紹介します。

(例)　〇×商事の新規ネットワーク構築を受注したので以下のようなフォルダを作成しました。

翌年、本社移転工事が発生し、移転に伴う機器追加、設定変更が発生しました。この場合、どこにドキュメントを格納しますか？「139270_○×商事」フォルダの中に入れたいところですが、そこには過去のプロジェクト資料が格納されており、このままだと今回のプロジェクトと資料が混在してしまいます。理想は、新規ネットワーク構築時に今後の保守運用のことも考え、顧客名のしたにもう一つフォルダを作っておくことです。
後からフォルダ構造を変更することも可能ですが、ファイルのリンクやショートカットがダメになってしまうので、最初から予想しておくと良いです。
ビジネスは続いていくものです。先のことを考えられる場合も多いのではないでしょうか。

番号を付けてフォルダを並べる

上位フォルダは、他のフォルダとの関係性を考えて、使う人が見やすいように並べたいです。そのため、フォルダ名の最初には数字を使います。
(下位のフォルダは無理に番号を振らなくてもよいと思います。)

使用する番号についてですが、桁数は合わせます。2桁であれば01、02、03・・・)
また、並び順の数字と、単語の間はアンダースコア(アンダーバー)を使うようにしています。単語に数字が使われると読みづらいものになってしまうためです。

どのようなフォルダ・ファイルが発生するか読めない場合は、空き番を作っておくと並び順が制御しやすいです。例えば10、20、30と番号を取っておくと、後から間にフォルダを挿入したい場合に01、21といった番号を使うことで好きな位置にファイルを並べられます。

階層はできるだけ深くしない

階層が深くなるとファイルを見つけにくくなります。
私はできるだけ階層を深くしないようにするため、名称＋(○○)というフォルダを使うことで階層を一つ省略することがあります。言葉だと説明しにくいので以下の例を参照ください。
意識して行ってる人は少ないと思いますが、階層が深くなるのを回避し、ファイルを見つけやすくできるテクニックだと思っています。

WORK、TEMPを最終的な置き場所にしない

作業中のファイルを置く場所として「WORK」「TEMP」といったフォルダを作ってファイルを格納する方がいます。これらフォルダを作ること自体は良いのですが、そこを最終的な置き場所にしないようにしてほしいです。後になってファイルを見つけにくいです。使う際は「後で移動する」という強い意志を持ってフォルダを使ってください。
作成したファイルを誰かと共有するタイミングであれば、そのときには移動してください。(共有してした後はファイルを移動しづらくなるので。

◇「その他」の利用は最低限にする
「その他」というフォルダも作りがちですが、あれもこれも「その他」に収容されている場合があります。どうしても割り振りできないファイルがあるのは理解していますが、これも使用は最低限にするように心がけてほしいです。

ファイル名は短く。

フォルダ名はできるだけ短くします。特に上位フォルダは。

細かく分けすぎない

フォルダを分けすぎないようにします。キレイにフォルダ分けしたつもりでも、後からファイルを探すときにどこに入ってるか分からなくなることがあります。

プロジェクト標準フォルダ群のコピー利用は愚の骨頂

プロジェクト標準のフォルダ構成を作ってコピーして使う運用をしている会社がありましたが、大規模プロジェクト向けのフォルダ構造だったので、小規模プロジェクトでは使わないフォルダが多数あり、各プロジェクトに未使用フォルダがたくさんできてしまいました。人によって使ってるフォルダも違いがあり、ファイル捜索がとても面倒でした。