予定表でのタスク管理がうまくいかない理由とは？スケジュール管理とタスク管理の違い
こんにちは！Bizer teamの営業/カスタマーサクセス マネジャーの林崎です。
2023年もよろしくお願いいたします。
さて、「仕事のタスク」ですが、みなさんはどのように管理されていますか？手帳やExcel、タスク管理ツールなどで管理する方が多いようですが、中には、Outlookの予定表やGoogleカレンダーにタスクを登録する方もいらっしゃるかと思います。
確かに、スケジュール管理ツールでタスクも管理できれば一石二鳥。一見、合理的な管理方法のように思えますが、予定通りにタスクが終わらずに移動してばかりだったり、どのように管理ツールを使い分けたらいいのか分からなかったりするケースもありそうです。
そこで今回は、スケジュール管理とタスク管理の違いについて解説します。
双方のメリットとデメリットを把握し、ご自身に合った管理方法をご検討いただけると嬉しいです。
スケジュール管理とタスク管理の違い
まず、スケジュール管理とタスク管理の違いを簡単にまとめました。時間と予定の内容を入れるのがスケジュール管理、期日と具体的な作業内容を入れるのがタスク管理です。
スケジュール管理：
決められた日時にやるべきことを登録し、複数のスケジュールが重ならないように調整すること
【経営企画部Aさんの入力例】
・△月△日△時～△時 経営会議事前MTG
・○月〇日〇時～〇時 経営会議
タスク管理：
具体的な作業内容を細分化。優先度と期限を見極めながら、タスク完了までの時間をふまえて着手日を決め、進捗を管理すること
【経営企画部Aさんの入力例】
・ ＜会議1週間前＞各事業部へ業績データの提出を依頼する
・アジェンダと資料のたたきを作成
・ ＜会議3日前＞経営企画部内の事前MTGでFBをもらう
・FBをもとに資料を修正する
・＜会議前日まで＞資料を会議の参加者へメールで展開する
例えば「会議」や「来客」などのイベントを、他の人にも分かる形で押さえておくのがスケジュール管理の本来の使い方です。相手が存在する予定なので、スケジュールが動くことは基本的になく、その時間内に終わることが前提になります。また、他の予定と重複することもありません。
一方、タスク管理は期限と優先順位を逆算し、着手日を決めて進捗を管理するものです。スケジュール管理のように日時が固定されていませんが、期限までに確実な対応が必要です。複数のタスクが同時並行するケースが多いため、工数と優先順位に従って進捗管理を行う必要があります。
スケジュール管理ツール（予定表）でタスク管理することのメリット・デメリット
スケジュール管理ツールでタスク管理すると、スケジュールがブロックされるので、物理的に時間を確保できるというメリットがあります。また、スケジュールを見た人が、その時間帯に予定を入れるのを避けるので、作業に集中しやすくなるというメリットもありそうです。
ただ、そのメリットは自分ひとりでタスクやスケジュールを管理する場合に限られます。個人で完結できる仕事の場合は、スケジュール管理ツールでタスク管理も行った方が効率的かもしれませんが、ほとんどの仕事は個人で完結することはなく、チームや他の部署などと協力して行われます。
例えば、キックオフの準備を担当しているとして、予定表に「キックオフ準備」のタスクを登録しておくとします。時間になったら忘れずにタスクに着手することができますが、上司や関係者は、具体的にどのような作業をしているのか把握することはできません。さらに、作業が無事に終わったかどうかも確認できません。そのため、会議やテキストコミュニケーションなどで、進捗状況を共有・報告する機会を設ける必要があります。
また、予定表をブロックしてタスクを管理する方法は、作業中に予定を入れていいのか他の人が判断することができません。「作業予定が入っているようですが、会議を入れてもいいですか？」というアナログなやり取りが発生することになります。予定が入ってタスクが終わらなかった場合は、別の日にタスクを移動しなくてはなりませんが、先延ばしを繰り返すことで期日に間に合わなくなる可能性もあります。
そのため、チームメンバー全員がスケジュール管理ツールでタスク管理を行う場合、進捗管理や会議依頼などのコミュニケーションコストが大変なことになりそうです。
タスク管理ツールを使うメリット・デメリット
スケジュール管理ツールは、期限やステータスを設定する項目がないため、リマインダーを設けることができません。期限を過ぎてしまったら、タスクを移動するか覚えておくしか方法がないのです。でも、タスク管理ツールはリマインド機能があるので、うっかりタスクを忘れてしまったとしても、期限前にリマインダーが届きます。
また、タスクを細分化して管理ツールで進捗状況を共有しておくことで、チームのサポートを得ることができます。別の仕事で業務が回らなくなったり、会社を休まなければならなくなったりした時も、タスクの進捗状況を明らかにしていれば、サポートの指示が明確になります。もしスケジュール管理ツールでタスク管理していた場合は、どのような業務がどこまで終わっているのか本人以外は全く分からないので、状況説明から始めなければならないでしょう。
情報を一元管理しやすいのも、タスク管理ツールのメリットです。作業マニュアルや資料を添付することができるので、進捗状況だけでなく作業内容も一目瞭然で分かります。担当者変更も、タスクの担当者を変えるだけで引き継ぎができるので、劇的に引継ぎ工数を削減することができます。
一方で、スケジュール管理ツールの他にタスク管理ツールを導入することは、利用ツールが1つ増えることになります。タスク管理ツールへの入力と更新作業が追加されることが、最大のデメリットと言えるでしょう。
最後に
個人のタスク管理をスケジュール管理ツールで行うことに不便を感じていない方は、あえてツールを分ける必要はありません。自分に合った使いやすいツールを使うのが一番です！
ただ、前述の通りチームでタスク管理をするとなると、スケジュール管理ツールでは不十分です。また、予定通りにタスクが終わらずタスクを何度も移動している方や、タスクでスケジュールが埋まってしまい、忙しすぎてタスクが漏れてしまう方も、タスク管理ツールの方が向いているのかもしれません。タスク管理ツールを使って業務内容を見える化し、進捗管理するとともに、業務改善できる点がないかを探してみることをお勧めします。
なお、タスク管理はExcelでも可能ですが、表計算のソフトウェアなので、リアルタイム性や履歴管理は苦手です。タスク管理に特化したツールを選んだ方が、使い勝手は良いでしょう。
Bizer teamには、リマインダーやコメントなど一通りのタスク管理機能に加えて、「稼働時間」という工数管理の機能があります。見積もった時間に対して、実際にどのくらい作業時間がかかっているのかを検証することができます。ご興味がありましたら、ぜひお問い合わせください！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？