ハンコがなくても契約成立？電子契約システムってなんだ
今回は、はんこ廃止で話題の電子契約システムについて解説します。Youtube版もありますので動画が好きな方はそちらもどうぞ！
国がハンコ廃止を推進
先月24日河野行政改革大臣が全省庁に対して行政手続きにおいて判子を使用しないよう求めており、30日には多くの省庁で対応が可能との回答が出揃いました。
これを受けて今後民間でも契約や手続きにハンコを使用しない電子契約が増えていくものと思われます。
社内外でハンコを押す場面は？
今日はそのような電子契約で注目されているオンライン契約サービスについて解説します。
そもそも書類にハンコを押す場面はどのようなものがあるのでしょうか。
まず社内の書類では次のようなものがあり ますね。
稟議書や経費精算企画の承認といった書類です。
これらの書類はすでに勤怠管理システムやワークフローシステムで電子管理できるようになっている会社もあると思います。
このような社内の書類を電子化する時は ID やパスワードを使って本人が承認したという証拠をシステムに残すわけですね。
一方で社外とやり取りする書類にはどのようなものがあるのでしょうか
例えば秘密保持や業務委託などの契約書、それに見積書や発注書などがありますね。特に契約書は会社の代表者印を押して双方で保管することも多く、製本や郵送で時間がかかっていました。
オンライン契約サービスで解決
そのような課題を解決するのが、今注目されている電子契約プラットフォームやオンライン契約サービスと呼ばれる仕組みです。
オンライン契約サービスを使うと、契約を結びたい企業は契約の電子データをあらかじめアップロードしておき、契約したい相手にサービス上で電子署名してもらうだけで契約を完結することができます。
これは契約事務が非常に効率化できますね！
しかし、その契約が正しいことはどのように保証するのでしょうか。これは二つの方法を使います。
ひと一つはオンライン契約サービスに保存された情報が正しく記録さ
ていることをサービス運営会社が証明する方法です。運営会社が契約の中身を見ることはありませんが、内容が電子的に正しく記録されていることを証明します。
もう一つは契約の当事者にそれぞれメールが届くのでそれを持って正しい契約の証拠とすることができます。
そもそも契約にハンコは不要
そもそも法律上はハンコがないどころか口約束でも契約として成立します。
しかし、何かあった時に認識の間違いがなく、正しく相手が契約の内容を理解している。という証拠を残すために、現在の実印を押した契約が形作られました。
そのためオンライン契約サービスで交わした内容は法律上も有効ですが、2020年の新民法でも「契約に関しては印鑑など特定の決まりがないこと」が改めて明記されました。
他にも電子署名法など現在のオンライン契約サービスを活用する法整備が整っているのです。
有名なオンライン契約サービス
では実際にオンライン契約サービスを利用する場合に、有名なサービスを紹介します。
ひとつ目は弁護士ドットコムが運営するクラウドサインです。クラウドサインは電子契約の先駆けとして国内ナンバーワンの累計契約数を謳っています。
もう一つがDocuSignです。ドキュサインは世界で最も使われているオンライン契約サービスで、日本語にも対応しています。
これらのサービスをまずはチェックしてみると良いでしょう。
今回ははんこ廃止に伴って注目されている、電子契約の仕組み、オンライン契約サービスを紹介しました。
これからもビジネスマン向けにデジタルニュースを解説していきますので気になるニュースがあればぜひコメント欄から教えてください！
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