メール作成時間を短縮しよう！PDCAサイクルためしてみた（検証・調整編　1週目）

今回は、メール時短のための行動について、検証・調整をしていきます。
計画の詳細は前回をご参照ください。
週の半ばから始めたため3日分の行動の振り返りになりますが、これから毎週末検証・調整を行うよていです。

・TODOの振り返り

早速検証を始める前に日々のTODOをまとめです。
1.読書の成果
Kindle Unlimited読み放題の中から、新しく3冊、既読だったもの2冊を読みました。
共通していることとして、下記の点がありました。
・一文を短くする
・目的ファースト
・箇条書きの活用
・繰り返し同じ文言を使わない
そのコツとして、一文一意、接続詞を多用しない、過剰な敬語を避けるといったことがあげられます。
2.人のメールから学ぶ
読みやすいメールはやはり箇条書きをうまく使っており参考にできるものが多かったです。
一方で少し意識するだけで良くなるメールもたくさんあり、そこまで自分のメールもわかりにくくはないのではと自信につながり、結果としてメール時短につながりました。
3.自分のメールの振り返り
意識しているおかげか良くなっている気がします。
改善点として残っているのは、次の3点。
・繰り返しになる表現
・過剰に丁寧な表現
・文末の重なり

全体として、TODOをこなすことはそこまで負担ではなく、効果もある程度出ています。自分のメールの振り返りで気になった3点に注目して、他のTODOを行うようにしていきましょう。

・C（検証）

1.KGIの達成率を確認

メール作成時間は1.5割減程度です。目標の進捗としてはかなりいい感じ。
要因としては、読書で知識を得て、人のメールと比較して自信がついたことが大きいです。悩む時間がだいぶ減りました。
メールのわかりやすさが上がっている実感もあり、残っている課題を解消することで無駄なやり取り（確認など）も減らせそうです。

2.KPIの達成率を確認

・箇条書きなどを身につける
→意識していることもあって使用頻度はかなり上がっています。継続して意識することでより良くなりそうです。
・長文にしない（40文字を目標）
長くても60文字にはなっています。過剰な敬語表現が課題であり、読書の方向性としてフォーカスを当てることで改善しましょう。
・文頭、文末表現
文頭に関しては、そもそも削っていくということが新しい発見。文末は繰り返しになってしまうことが多いので、気をつけていきます。体言止めも一つの手だとか。

3.KDIの確認

どれもしっかり達成できました。
今後も継続していきますが、注目点を現状の課題に合わせて調整しましょう。

4.出来なかったこと

ここは箇条書きで。
・文末表現に関するレベルアップ
・過剰な敬語
・繰り返し表現
要因はどうでしょう？文末に関しては知識が足りないことでしょうか。色々な文に触れて多くの表現を知らないといけないですね。
敬語も知識が必要でしょう。言い回しを考えることもレベルアップにつながります。
繰り返し表現は都度、別の表現ができないか、省略できないかを考える必要がありそうです。

5.出来たこと

・箇条書きの意識
・読書での知識習得
この辺りは順調にいきました。
元の知識が少ない分読み進めるたびに発見があり、スムーズにできました。

・A（調整）

今回は順調に進んでいますので、大きな調整は必要なさそうです。
4番で上げた3つの課題にフォーカスしてそれぞれのTODOを実施していきましょう。
また、読書に関しては読み放題にいいメールの本があまりなさそうです…課題に直結する敬語や文章全体の本にも手を出していきます。その際にもきちんと目的に沿った読書にすることを忘れないようにしましょう。

・最後に

スタートダッシュは上手く切れました。
課題もある程度はっきりしていますので、まずはそれを潰していきましょう。
残りの時間の短縮には、今の文章に関する悩み解決のみでは足りない気もします。もう一歩踏み込んで、メール業務全体に目を向ける必要があるかもしれないことを頭に入れておきますね。
それではまた次の週末に報告します！
ここまでありがとうございました。